【会議術】『ゼロから学べる！ファシリテーション超技術』園部浩司:マインドマップ的読書感想文

2021年05月01日

【会議術】『ゼロから学べる！ファシリテーション超技術』園部浩司

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、現在開催中である「GWキャンペーン」の中でも人気の1冊。

生産性の高い会議には必須である、「ファシリテーションスキル」について指南してくれる作品です。

アマゾンの内容紹介から一部引用。

この本では、問題解決の仕方、メンバーの意見の引き出し方、合意形成の仕方、上手なオンライン会議の進め方など、生産的な会議のやり方をプロファシリテーターが教えます。いきなり今日、ファシリテーターを任され“はじめて学ぶ方”、また、これまでにファシリを経験したが挫折した、“あらためて学びたい方”に向け、図とわかりやすい文章でお伝えします。実際の現場もわかる実況中継も掲載! ファシリテーションがこれからのビジネスパーソンにとって必須のスキルだと、この1冊で理解できます!

中古価格が定価を大幅に上回っていますから、このKindle版が900円弱、お買い得です！

UX methods workshop / visualpun.ch

【ポイント】

■1.ファシリテーターに求められる3つのこと

(1)会議をデザイン（設計）できるか
　ファシリテーターは、単に会議を進行する人ではありません。
　会議の必要性や目的を明確にし、その達成のために「議論の順番を組み立てる」ことが必要です。
　具体的には、会議前に、テーマについてアジェンダ（会議の進行表）を作ります。
(2)会議をリードできるか
　ファシリテーターは、会議当日は、事前に作っておいたアジェンダに沿って進行していきます。
　どのような順番で誰に発言してもらうか、どのように意見を整理するか、どのように時間管理をするかを考えながら、アジェンダで決めた内容を確実に進めるのがファシリテーターの役割になります。
(3)"場づくり"をできるか
　これは極端な例ですが、上司と部下が会議に同席しているとポジションパワーは出やすいのです。上司の中には、部下に対して「一人前じゃないから、意見なんて聞いてもしょうがない」と内心思っていて、それが知らず知らずに態度に出ている人もいます。
　こんなときも、ファシリテーターの役割の人がいれば平等に行うことができます。

■2.問題解決の流れ

●問題発見
「問題」を解決するには、まず問題をしっかり捉えることが何より大切です。「問題」は「あるべき姿－現状」だと、先ほどお話ししました。現状を把握し、あるべき姿を描き、そのギャップからどこに問題があるのか捉えていきます。
●原因分析
　ここで肝心なのは、「問題」が見つかったら、一足飛びに「解決」しようと急がないことです。すぐさま解決しようと話し合いたくなる気持ちはわかりますが、その前にやるべきことが「原因分析」です。
「問題」には、必ず「原因」があります。原因は、重要な原因、軽微な原因など様々ですが、1つの問題に対して複数あり、絡み合っていることがよくあります。
●解決策の選定
　問題を発見し、主な原因を特定したら、その原因の「解決策の選定」に進みます。ポイントは、1～2個に特定した主な原因のみを取り扱うことです。何度も言いますが、「問題」を解決するときは、「問題」に対する解決策を考えるのではなく、「原因」に対する解決策を考えます。

■3.メンバーの意見を最大限に引き出す7つのポイント（抜粋）

●「答えやすい」質問をする
　何を聞いているのかがすぐに理解できないような小難しい質問はNGです。小学生でも理解できるわかりやすい言葉で質問しましょう。
●「一言ずつ」というフレーズを入れる
　すべての参加者から意見をもらいたいので、「一言ずつ」という言葉をつけ加えると、テンポ良く進みます。
●笑顔で問いかける
　笑顔が嫌いな人はいません。
●参加者の回答は絶対否定しない。100％受け入れる
　参加者が出してくれた意見は、絶対に否定しない。
　これは、ファシリテーターとして会議を進めるうえで非常に大切な姿勢です。

■4.意見を「KJ法」で整理する

　参加者は、問題だと思うことを付箋1枚につき1つ書きます。問題が3つあると思う人は3枚の付箋に、6つあると思う人は6枚の付箋に書きます。
　この間、約3分！
　たった3分で、会議に参加した全員の意見をもらうことができるのです。口頭で話し合っていたら、3分で全員の意見を拾うということはほぼ不可能でしょう。
　私は、KJ法を使った会議は、“話さない会議”だと思っています。
　話さないけれど、全員の意見が短時間で出てくる。話さなくても、ファシリテーターが的確に問いを立て、それに対して参加者全員が付箋に自分の意見を書いてくれたら、それだけで、「全員の意見を集める」ことに成功します。参加者自身は、書くことで意見を提出しているので、「自分の意見が言えた」感覚があります。　
　ファシリテーターは、参加者が付箋に書いてくれた意見を、模造紙を使って分類・整理していきます。

　
■5.「全会一致×リーダーによる決定」がベスト

　運用ルールは以下です。
「運用ルール」
・時間を区切り、その時間内は全会一致を目指す
・リーダーは、時間内は可能な限り参加者の意見に耳を傾ける（全員に、順番に何周もして意見を求める）
・終了時間が来ても全会一致できなかった場合、リーダーが決める
・会議が始まる前に、このルールを参加者に伝えて合意を得ておく
　この方法を実施すると、参加者は、何回も意見を述べる機会があるため、「意見をしっかり聞いてもらえる」安心感があるので一定の納得度を得ることができます。
　現時点で、私が考える合意形成方法で一番スムーズなのは、この「全会一致」×「リーダーによる決定（一任）」の合わせ技です。

【感想】

◆ちょっと引用部分が多くなってしまい恐縮ですが、「ファシリテーション」という作業について、詳しく学べる作品でした。

実は、「ファシリテーション」「ファシリテーター」という言葉自体は、当ブログでは何度も出てきているものの、その専門書となると、本書がまだ2冊目。

4年弱前にご紹介したこの本以来ということになります。

「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本【イチから身につく本】

参考記事：【会議術】『「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本【イチから身につく本】』釘山健一（2017年07月03日）

……この本も「GWキャンペーン」の対象なのか（？）、セール価格となっていますね。

こちらも分かりやすかった記憶がありますが、今回の作品の大きな特徴は、下記目次にあるように、巻末に「ファシリテーション実況中継」が収録されていること。

それまでの内容を踏まえて読むと理解が深まりますし、かつ、ファシリテーターの発言部分には、どのような意図でそう言っているかの説明もあり、至れり尽くせりとなっている次第です。

◆さて、最初に戻って第1章からは、上記ポイントの1番目を抜き出してみました。

(1)の設計、(2)のリードはさておき、(3)の「場づくり」というのは、あまり考えたことがなかった自分。

なるほど、自由に発言できる雰囲気を醸し出すのも、ファシリテーターの大事な仕事でしょう。

なお、この「場づくり」に関しては、第7章にて詳しく解説されていました。

続く第2章はおなじみ「アジェンダ」についてなのですが、掲載された画像無しで言及するのは、今回避けました。

ちなみに、このアジェンダは読者特典としてダウンロードできますから、必要に応じてお使いください。

◆一方、第3章は「議論の進め方と問題解決のステップ」という会議のコアな部分がテーマです。

そしてその流れを解説したのが、上記ポイントの2番目。

ただ、できればさらなる詳細や出席者の具体的な発言も、本書にてご確認いただきたいところです。

また第4章からは、出席者の発言をうながすTIPSである、上記ポイントの3番目を抜き出してみました。

なお、ポイントでは触れていませんが、ここでの「発言」というのは、希望者がするのではなく、ひとり1人順番にさせるもの。

日本の場合、「何か意見はありませんか？」で発言させると、おうおうにして「意見がでない」「声の大きい人だけする」というようになりがちですから、まずはそこから注意してください。

◆さらにその「意見」を整理するために用いるのが、第5章のテーマである付箋を活用した「KJ法」です。

上記ポイントの4番目でまとめたように、実際に発言させるよりも、はるかに生産性が高くなることうけあい。

ちなみに本書では、付箋のはがし方から、書き方、まとめ方について、詳細に解説されていますから、ここはぜひお目通しください。

そしてこの結果を踏まえて、意見の合意形成を行うのが本書の第6章。

決め方については、「全会一致」「多数決」「リーダーによる決定（一任）」がある中、本書では上記ポイントの5番目にあるように、「全会一致×リーダーによる決定」を推奨しています。

私は体験したことはないのですが、なるほど満足度は高そうな。

さらに第8章では「オンライン会議でのファシリテーション術」にも触れられているのですが、単なるオンライン会議をするだけでもハードルが高いので、今回は割愛しました。

ただ、実際にオンライン会議をなさっている方なら、ぜひこちらもお読みください。

ファシリテーションについて深く理解できる1冊！

ゼロから学べる！ファシリテーション超技術

第1章会議にはファシリテーターが不可欠
第2章ファシリテーターに重要なアジェンダの作り方
第3章ファシリテーターが知っておくべき議論の進め方と問題解決のステップ
第4章会議中メンバーの意見を引き出すためには
第5章メンバーの意見を引き出しさらに整理する
第6章合意形成の仕方
第7章会議中の雰囲気づくりとファシリテーターの心構え
第8章オンライン会議でのファシリテーション術
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