【整理整頓】『「かたづけ思考」こそ最強の問題解決』小松易:マインドマップ的読書感想文

2018年11月24日

【整理整頓】『「かたづけ思考」こそ最強の問題解決』小松易

「かたづけ思考」こそ最強の問題解決

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、昨日の「役に立つ・ためになる本セール」の記事の初っ端を飾った1冊。

日本初の「かたづけ士」である小松易さんが、ビジネスシーンで活かせる「かたづけ思考」を指南してくださいます。

アマゾンの内容紹介から。

チームをまとめ結果を出すマネジメントには「かたづけ思考」が必須! 時間とスペースが生まれ、チームの底力がわいてくる実践ノウハウ。

なお、中古が定価以上のお値段ですから、Kindle版が900円弱、お得となります！

2012-065 Before / mrsdkrebs

【ポイント】

■1.片づけで「経費」「スペース」「時間」「人件費」のロスを防ぐ

　　前述のケースでは、購入したコピー用紙が使われずにいたという「経費」の無駄と、倉庫がほとんど機能しない＝スペースが有効活用されないという「スペース」の無駄、適当にしまわれているので、探すのに時間がかかることから「時間」の無駄、さらに、その分の「人件費」の無駄という、4つのロスが生じています。
　こうした無駄なコストはすべて、片づけることで防げるものばかり。リーダーがコスト意識を持ち、全員が片づけを意識すれば、ロスがなくなり、会社の利益につながります。

■2.「整理」と「整頓」の違い

　まず「整理」とは、「厳選」すること。もっと簡単にいうと「モノを減らす」ことです。いるモノといらないモノに分けて、いるモノはとっておき、いらないモノは捨てたり、人に譲ったりして減らします。
　一方で「整頓」とは、「配置」すること。その目的は、機能性と美観の向上にあります。機能性とはモノの出し入れのしやすさで、美観は見た目、見栄えです。機能性が上がればモノを探す時間が減り、時間を有効に使えます。そして美観が向上すると、「きれいな場所を汚したくない」という心理が働いて、散らかすことに対する抑止力になります。
　すべての〝かたづけ〟は、この整理と整頓が根底にあります。

■3.空中選で、書類の処理スピードをアップ

　私のかたづけ研修を受けた総務部のＥ課長。立場上、部下からの確認書類や、上から下りてきた書類の対処に追われ、それに合わせてデスクも散らかっている状態でした。そんな彼にとって、研修で最も記憶に残ったのが、
「手元に来た書類は、デスクに置く前に処理する（空中で選別する。名づけて『空中選』）」
　という、デスクを散らかさないためのルールでした。これならすぐにできそうだと、早速導入。書類を受け取ったらすぐに目を通し、「はい、係長」と、次に回すようにしたのです。効果はてきめん！　日々書類で埋まっていたデスクに、空きができてきました。(中略)
　Ｅ課長によると、その後「空中選」は総務部全体の習慣となり、1カ月ほどで部署全体の仕事のスピードが上がったそうです。かたづけを取り入れることで働き方まで変わったという好例でした。

■4.「3つのシート」を駆使して片づけの成功率を上げる

「セルフ片づけプロジェクトシート（以下、プロジェクトシート）」は、デスクなどを片づけるための計画表です。片づける場所、どんなスペースにしたいかというイメージ、それを達成するための基準などを具体的に書き出します。書き出すことで思考が見える化され、やるべきことが明確になるというメリットがあります。(中略)
　エリアマップは片づける場所を具体的に描いて明確化するためのもので、行動計画表は、いつ、どこを片づけるのかを書き込むもの。この2つを連動させて、片づけを実践していきます。
　もし予定通りにできなかったときは、かわりにいつ行うのかを必ず示すこと。中途半端にしないよう注意が必要です。
　3つのシートを準備したら、あとは実践あるのみ。そして、実践したあとは「実践後レポート」を作成することをおすすめします。片づけた場所のビフォー・アフターの写真を貼り、片づける前との変化や工夫したこと、今回の達成度などを記すのです。

■5.片づく習慣を導く7つのヒント

ヒント1　分ける基準は「使うか、使わないか」
ヒント2　すべての書類の〝終わりどき〟を決める
ヒント3　「頻度」「見つけやすさ」「戻しやすさ」で定位置・並び順を決める
ヒント4　「７プラスマイナス2」の法則でくくる
ヒント5　アラームなどを使って、思い出す仕掛けをつくる
ヒント6　事務用品の買い足しは、時期やタイミングを決める
ヒント7　〝フィニッシュの形〟を決めておく

（詳細は本書を）

【感想】

◆本書はそのタイトルや装丁から、フツウに「片づけ」を推奨する作品だと思っていましたが、読み始めて気が付いたのが、やたらと組織やグループの「リーダー」を意識されているということ。

下記目次をご覧いただくとお分かりのように、各章のタイトルに「リーダー」というフレーズが溢れています。

これは1つには、ビジネスシーンにおいては、まずトップに「片づけ」の意識がないと、改善運動がなかなか捗らないから。

具体例で挙げられているのですが、トップが小松さんのコンサルを受けて変わった結果、その動きが会社全体に広がったところもあるようです。

実際、上記ポイントの1番目のお話も、個人の机周りとはスケールが違いますから、結局のところ「リーダーのコスト意識」が必要な次第。

本書の第1章では、こうした意識改革の必要性について解説がなされています。

◆ただ「組織として変わる」ためには、リーダーの意識は必要なのですが、実際に整理整頓をするのは、あくまで個人にすぎません。

そこで第2章では、実際の作業手順等に関しての言及が。

たとえば上記ポイントの2番目は「整理」と「整頓」の「言葉の違い」なのですが、片づけを苦手とする人の中には、この違いを知るだけで片づけに取り組めるようになる人が少なくないそうです。

本書ではこの2つの違いについてさらに掘り下げており、同じ「分ける」という作業でも「整理」なら「分別」、「整頓」なら「分類」になるとのこと。

ですから「分別」なら捨てるものもある一方、「分類」は残す前提となります。

さらには作業自体も「分ける」ことでハードルが低くなりますから、小松さんは「1日1か所15分」というスタイルを推奨。

職場で取り入れる場合には、毎日何時から、と作業時間を決めておくと、習慣づけがしやすいようです。

◆また特に社内で効果がありそうなのが、上記ポイントの3番目の「空中選」。

確かに一回机の上に置いてしまうと、何かタイミング（期日等）がないと、その処理には時間がかかってしまいがちです。

その点、「受け取ったその場」で処理してしまえば、ある意味「最速」になる次第。

ちなみにこれは、家庭でも応用可能で、郵便受けにたまった手紙類を、リビングやダイニングのテーブルに置く前に処理してしまえばいいわけです。

私も職場では、DM等はほぼそのまま捨てていますが、それ以外の郵便物について意識してみたいな、と。

◆さらに片づけの際に効果を発揮しそうなのが、上記ポイントの4番目にある3つのシート。

もちろん本書では、この3つについては実物の図があり、大変分かりやすくなっています。

このうち、プロジェクトシートを作成するときのコツは、「現状と目指したいゴールとの間にあるギャップを洗い出すこと」なのだそう（詳細は本書を）。

また、エリアマップと行動計画表によって、「どこを」「いつ」やるのかを明示し、先送りを防ぐワケです。

なお、本書では「整理」と「整頓」それぞれの作業手順について、細かく指導されていますので、こちらもご覧いただきたく。

◆そして最後のポイントの5番目は、私たちが「片づけの習慣」を身につける為のヒントになります。

これも7つのヒントのうち、そのいくつかには詳細部分にハイライトを引いており、本来ならご紹介したかったのですが、バランスをとってヒントのタイトルのみで。

たとえば3番目の「定位置・並び順を決める」というのは、整理整頓本の定番ですし、まっさきに押さえておきたいところ。

また、今回は割愛しましたが、本書の第4章では、片づけを組織に浸透させるために、起こりがちな問題点の対処法について解説されています。

これがまた「時間がない」「なかなかモノを捨てられない部下がいる」「毎回リバウンドする」等々、ありがちなものばかりという……。

こちらも目を通していただけると、より「片づけ習慣」が組織に根付くと思います。

これからの大掃除シーズンの前に読むべし！

「かたづけ思考」こそ最強の問題解決

プロローグリーダーを目指す人、リーダーになった人には、「かたづけ思考」が即効!役に立つ
1 リーダーが「かたづけ思考」を身につけると、チームが変わる!
2 「かたづけ思考」はリーダーの頼もしい武器となる
3 「かたづけ思考」を身につける!リーダーのかたづけ実践編
4 “落とし穴”を回避するためにチームへのかたづけ指導の心得
エピローグかたづけとは、生きることそのもの