【仕事術】『成果を増やす働く時間は減らす高密度仕事術』古川武士:マインドマップ的読書感想文

2018年05月01日

【仕事術】『成果を増やす働く時間は減らす高密度仕事術』古川武士

成果を増やす働く時間は減らす高密度仕事術

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、現在開催中である「自分を磨くビジネス・実用書フェア」でも人気の仕事術本。

3年間で、約380社、2500人が受講している法人研修「仕事の高密度化」を書籍化したものが、本書になるのだそう。

アマゾンの内容紹介から。

できる人は極限まで仕事を圧縮している。チームと自分の生産性が進化する高密度PDCAとは?追われる働き方からやりたいことを追求する生き方へ。

なお、中古が1000円強するため、送料を考えるとKindle版が500円以上お買い得となります！

Hard work, funny work / Marco Gomes

【ポイント】

■1.成果を左右する「価値ある仕事」に注力する

　消防署にとって「成果を最大化する」ことは、早く火を消すことではなく、火事によって人命が失われることを最小限にすること。そのためには火事が起きないようにする、起きたとしても住民が自ら消火器で鎮火することができれば被害は最小化できます。
　ですから、消防署は多くの時間を「防火活動」に費やしています。(中略)
　もし、消防署が消火活動だけに追われていたら、ますます防火活動ができなくなり、結果として消火への緊急出動回数がさらに増えるという悪循環に陥るでしょう。また消火という対症療法に終始してしまうと、救えるはずの人命を救うことができません。
　そうならないためには、先に防火活動という「緊急ではないが価値ある仕事」をスケジュールに入れて確実にこなしていくことが重要です。

■2.メール対応のルールを決める

(1)タイミングと回数を決める
　メールチェックのタイミング（頻度や回数）の基準を決めましょう。自動受信をやめて、手動受信にし、集中しているときにメールで邪魔されることを防ぎます。自らのタイミングで受信して取り組むのが効果的です。
(2)ルールを決める
　熟読するメール、時間がなければ読まないメールを区別する、CCメールや余計な案内メール、スパムメールなどを別フォルダに振り分ける設定をする。また、返信ルールとして、一往復で終わるように書く、過剰な返信の連鎖はやめるなど決めておくと、メール業務の負担が軽減します。
(3)雛形・定型化する
　定型のメール文は、雛形集をつくると毎回作成する必要がなくなります。またメールソフトの辞書機能を活用すると自動入力してくれ、1通あたりの作成効率が高くなります。

■3.テンプレートとチェックリストで負担を減らす

　ルーティン業務の省エネ対策として、テンプレート化とチェックリスト化を提案します。
　会議の開催通知のメールを例に考えてみましょう。
対策１．テンプレート（雛形）
　過去に受信した開催通知メールの中でベストなものを1つ決めて、開催通知メールの雛形をつくっておきます。定例会議ならば、ゼロから作成する必要はなく、9割は同じ文面ですみます。日付や会議室、参加者、議題など主要項目を打ち変えれば送信が可能です。
対策２．チェックリスト（確認項目）
　会議開催までの流れをチェックリストにすると、□メンバーの洗い出し　□会議室を予約する　□開催通知メールを作成・送付する　□出欠確認メールを送る　□リマインドメールを送る
　あとは、これに沿って淡々と１つずつこなしていくことで省エネで処理できます。

■4.ベビーステップで始める

　小さな一歩で動き出すことを私は「ベビーステップ（赤ちゃんの一歩）で始める」と呼んでいます。ベビーステップは、先延ばしへの魔法の解決策になります。
　絶対にできる簡単で小さな一歩を考えてみましょう。
　会議の議事録…… フォーマットを用意して日付と場所などを入力する（5分）
　提案書の作成…… 過去の参考になる提案書をプリントする（10分）
　交通費の精算…… 電車の移動中、日付と訪問先をノートにメモしておく（7分）
　このように、面倒でないレベルの初動の一歩を小さく設定します。小さく一歩を踏み出してしまえば、二歩目への抵抗はさらに少なくなります。こうやって、一歩ずつ踏み出すことで、モチベーションに火をつけていくのです。

■5.タイミングを決めて実行する

「いつやるのか？」「いつまでにやるのか？」という行動タイミングを明確に決めることで、脳は行動命令を受け入れやすくなります。もし、あなたが上司から週次レポートを提出するようにと指示を受けたとします。どちらの方が行動しやすいですか？
指示1「毎週、きちんと週次レポートを提出するように！」
指示2「金曜日の16時までに、週次レポートを提出するように！」
　2のほうが行動しやすいと思います。ハーバードビジネスレビューの記事によれば、この例では行動する率が300％高まるという結果が載っています。
　さらに実践率を高めるために、行動を具体化することが重要です。そこで、「何を」「どうする」のかを具体化しましょう。
　たとえば、「部下とのコミュニケーションを増やす」という行動があったとすると、「毎朝、朝礼が終わったら、部下1名と10分話をする」というように。

【感想】

◆「時短系仕事術」の王道を行く1冊でした。

著者の古川武士さんの作品は、セール等では何度も目にしていましたが、実際に読んだのは、本書が初。

構成も手堅いですし、TIPSもほとんどが効果的と思われるもので、なるほど、著作が多いのもうなずけます。

Amazon.co.jp: 古川武士:作品一覧、著者略歴

……自己啓発系がメインとはいえ、結構見慣れた本が多いのですが、1冊も読んでいなかったとは!?

◆さて、本書の「はじめに」によると、15年前の古川さんは深夜残業と休日出勤の常連だったのだそう。

その原因を突き詰めると、結局は「働き方の悪い習慣」によるものでした。

確かに残業による疲労感を抱えながら仕事をすると、生産性は必然的に堕ちてしまいます。

そこでそこから「休日出勤禁止」と「21時退社」（最終的には「19時退社」）を掲げることに！

最終的に、月の残業時間を60％カットしたにもかかわらず、営業成績は逆に向上したのだそうです。

◆ということで、本書が目指すのは「時短（単なる残業削減）」ではなく、タイトルにもあるように「高密度化（日常的な生産性向上）」。

残業時間を減らしつつも、生産性を高めることで、成果も上げていきます。

たとえば上記ポイントの1番目は、おなじみ「緊急性が低く、重要性が高い」仕事に注力せよ、という、いわゆる『7つの習慣』の「第2領域」のお話としておなじみのもの。

第三の習慣　重要事項を優先する（最優先事項を優先する）【緊急度ではなく重要度を優先する】｜７つの習慣　セルフ・スタディ｜フランクリン・プランナー・ジャパン株式会社

ただし、消防署のたとえが腑に落ちたので、ご紹介してみました。

なお本書では、私たちのようなデスクワーカーのための「第2領域」例をいくつか挙げており、それらが実際に生産性に結びつくことを証明しています（詳細は本書を）。

◆また、上記ポイントの2番目にあるように、メール対応については、あらかじめルールを作って、それに従うことが大事かと。

「即レス」を推奨する著者さんもいらっしゃいますが、多くの方がタイミングを決めて処理することを推しており、古川さんもそうでした。

また、そこで言う「雛形・定型化」という意味では、続くポイントの3番目の「テンプレート」と「チェックリスト」も見逃せないところ。

それぞれで本が出ているくらいですから、積極的に取り入れるべきだと思います。

テンプレート仕事術―日常業務の７５％を自動化する

参考記事：【効率化】「テンプレート仕事術」信太明（2010年04月21日）

アナタはなぜチェックリストを使わないのか？【ミスを最大限に減らしベストの決断力を持つ！】

参考記事：マッキンゼーが選んだ『アナタはなぜチェックリストを使わないのか？』の10個の原則（2011年06月23日）

◆こうして見ていくと、確かに手堅いお話が満載なのですが、逆に言うと、類書の枠を超えるほどのインパクトがあるかというと、ちと微妙かもしれません。

ただし本書は「法人研修」の書籍化ですから、あまりヘンなことや、意表を突くTIPSを載せられないのは当然ですか。

また、私の場合、なまじ仕事術本を大量に読んでいる関係で、どの本を読んでも、過去の類書を思い浮かべてしまうのもいけないのですが。

ですから、これから社会人になる方や、まだそれほどビジネス書を読んでない方にとっては、本書は「宝の山」になると思います。

「時短」と「成果」の両立を目指す方なら要チェック！