【資料作成】『実例で見る！ストレスゼロの超速資料作成術』西脇資哲:マインドマップ的読書感想文

2017年10月15日

【資料作成】『実例で見る！ストレスゼロの超速資料作成術』西脇資哲

実例で見る！ストレスゼロの超速資料作成術

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、現在開催中である「Kindle5周年記念キャンペーン」からの1冊。

以前の未読本記事の中でも注目していた、マイクロソフトでエバンジェリストでもある西脇資哲さんの資料作成術本です。

アマゾンの内容紹介から。

「上司から何度も修正を指示される」「資料の完成度が低くて悩んでいる」「企画書や提案書の精度をもっと上げたい」時間も労力もムダにしない資料作成の“本質”をつかもう!

なお、現時点で中古が1300円近くするため、セール期間内であれば、Kindle版が700円以上お得な計算です！

presentazioni efficaci powerpoint / Colors Time

【ポイント】

■1.議事録には相手の求めている情報を盛り込む

　私たちの場合でいえば、議事録をつくるときには、相手が検索しやすいような次の項目、条件で作成をします。
・各自のやるべきことを箇条書きでまとめる
・図形は入れない・参加者の名前はフルネームで入力する（海外対応の場合はローマ字で入力する）
・部署名、役職、メールアドレスなどは省略せずに書く
　議事録の内容自体はほかの会社と同じですから、特別なものではありません。
　しかし、使い方、目的を理解したうえで、取り上げる情報を取捨選択すれば、相手の行動を引き出して、生産性を高めることができます。
　同じ情報でも、読んだ相手がどんな行動を取ればいいのかがひと目でわかるプラスαを取り入れたことで、この議事録は活かされる資料になります。

■2.業務報告書は「どんな変化があったのか」をまとめる

　業務報告書は、誰が見るのかで書式が変わります。
　一般的に提出先は上司ですから、業務の進捗を伝えて、成功か失敗か、手助けはいるかいらないか、を判断しやすいように作成します。次の3つの情報を盛り込みましょう。
(1)　「いつ、どのくらいの期間で、誰が、どんなことをしたか」
(2)　その結果、「うまくいっているのか、手助けが必要か」
(3)　報告書を提出することで、「自分の評価アップにつながるか」
　業務報告書の最終目的は、どんな変化があったのかがわかることです。

■3.退職届/退職願の心得

　退職願は、退職を「願い出た」だけですから、まだ、職場に戻る意思を持っている人が多いようです。ときには職場環境や待遇改善の駆け引きに書く人もいます。
　辞めると言ったけれど強く慰留されたので仕方なく戻った（職場には私が必要というアピール）、待遇が改善されたので（給与がアップした）など。
　ただし、退職届は違います。届け出が済んだ書類ですから、撤回はできません。公的な書類として会社も受理します。退職は決定事項になります。
　迷っているなら「退職願」、不退転の決意で提出するのが「退職届」です。

■4.デジタルの資料は「1画面」で内容がわかるように作成する

　1画面とは、パソコンではなく、スマホの画面を想定してください。
　いまの時代、メールのチェックは、必ずしも会社のパソコンでするとは限りません。
　相手に絶対に伝えたいエッセンスがスマホの１画面にくるような資料づくりが効果的です。
　さらに重要なことが、1画面の中に収まっていることに加え、
添付書類にしない（本文で展開する）
　ということです。資料を本文内に入れることで添付ファイルを開く手間が省けます。
　時間ができたときにチェックするなど後回しにされることも少なくなるのです。

■5.「絶対時間」だけでなく「相対時間」も使う

　時間の伝え方については、資料の場合と相手に話す場合で、表現を変えるようにしています。
　たとえば、次のような方法で申し込みを受け付けた場合、どちらが多くなると思いますか？
A「この用紙にご記入のうえ、3月15日までにご返送ください」
B「この用紙にご記入のうえ、1週間以内にご返送ください」
　結果は、明らかにBです。　
　Aは絶対時間、Bは相対時間で締切を告知していますが、申し込むという行動を起こすには、相対時間のほうが人に訴えかけるものがあるのです。(中略)
　ただし、資料（紙・デジタル問わず）については絶対時間で書くべきです。
　相手がいつ、その資料を見るのかわからないからです。

【感想】

◆冒頭の内容紹介では触れていませんが、本書のキモとも言えるのが、さまざまな資料ごとの「〇×対比」。

下記目次で言うと、Part3の「フォーマット別で覚える、わかりやすい資料のつくり方」が、そこに該当します。

具体的には「業務日報」をはじめとして、「企画書」「提案書」「稟議書」「議事録」等々、全部で17パターン！

これらのフォーマット毎に、「心得」「ポイント」「必須項目」とまとめた上で、最後に具体例として「Before」と「After」が、画像で紹介されています。

しかも、それぞれの留意点が付せられている上に、最後に著者の西脇さんの「西脇チェック」なる「まとめ」もあるという充実ぶり。

何をどう書けばいいか分からない方は、この部分を読むだけで、それぞれの資料に対するイメージが沸くと思います。

◆実際、これだけ画像が豊富に収録されていたら、固定式レイアウトになっていても不思議ではないのですが、本書はありがたいことにリフロー型。

おかげで、テキスト部分は普通に引用できて、こうして記事が書けた次第です。

具体的には、上記ポイントの2番目と3番目が、このPart3からのもの。

たまたまこの2つは、図やグラフが関係ないタイプの資料なので、無難に抜き出すことができました。

逆に「企画書」や「提案書」は、やはり図表あってのモノなので、できれば本書にてご確認いただきたく。

◆それに続くPart4が「さらに差がつく!相手を動かす3つの応用テクニック」。

ここで言う「3つの応用テクニック」とは、「資料の渡し方」「説明の仕方」「時間の使い方」の3つになります。

たとえば上記ポイントの4番目は、「資料の渡し方」からのもの。

ちなみにメールの場合に、もう1点挙げておきたいのが、「件名に『何をすべきか』と『期日』を入れる」というTIPSです。

これを意識しておくと、相手も自分のアクションが求められていることがわかるので、後回しせずに、すぐメールをチェックしてくれるのだそう。

◆また、上記ポイントの5番目は、「時間の使い方」からのもの。

お恥ずかしながら、今まで「絶対時間」や「相対時間」なんて、意識したことがありませんでした。

結局、「資料は絶対時間」で、「その説明を口頭でするときは相対時間」ということのよう。

本書は「資料のつくり方」のみならず、こうした「資料の活かし方」まで学べる1冊でした。

なお、巻末の購入者特典である「上司や取引先を即納得させるテンプレート21」も、お忘れなく！

資料作成に必ずや役立つ1冊！

実例で見る！ストレスゼロの超速資料作成術

Part1 わかりやすい資料は考えるストレスを与えない
Part2 わかりやすい資料はどこが違うか?基本を知ろう!
Part3 フォーマット別で覚える、わかりやすい資料のつくり方
Part4 さらに差がつく!相手を動かす3つの応用テクニック
購入者特典―上司や取引先を即納得させるテンプレート21

【編集後記】

◆本日の「Kindle日替わりセール」から。

たった１分で会話が弾み、印象まで良くなる聞く力の教科書

「あれ？今、セール対象じゃなかったっけ？」と思ったら、前作にあたる『たった１日で声まで良くなる話し方の教科書』の方が、今月の「月替わりセール」の対象でした。

こちらの方は、まだ出て半年程度なこともあって、中古が値崩れしておらず、Kindle版が実質700円弱お得です。

あまりセールをやらない東洋経済さんの作品なので、気になる方はこの機会にぜひ！