【IT化】『全社員生産性10倍計画 1人500円かければ、会社は儲かる!』本間卓哉:マインドマップ的読書感想文

2017年09月04日

【IT化】『全社員生産性10倍計画 1人500円かければ、会社は儲かる!』本間卓哉

【本の概要】

◆今日ご紹介するのも、昨日に続いて「『超ホワイト』仕事術フェア」の中でも人気だった作品。

著者の本間さんは「これまで300社以上の企業経営の現場を見てきた」方であり、ITの正しい導入の仕方を指南してくださっています。

アマゾンの内容紹介から。

「残業が多いのに儲からない」「マーケティングが弱くて売れない」「いまの管理で顧客の情報が漏れないか怖い」でも、どこから手をつけていいかわからない…。そんな会社をIT活用で変える具体的方法、教えます!いま御社に必要な経営戦略を示す一冊!

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Gano Excel Office / Marufish

【ポイント】

■1.経営者と社員（現場）の乖離

　たとえば、社長が大手企業で使われている有名なソフトウェアの話を聞きつけてきて、大金をかけて導入して社員に運用させようとしたとします。しかし、そもそも現場の仕事の流れとそのソフトウェアの相性が悪くて定着しなければ、意味がありません。
　あるいは別の例を挙げると、社長がコスト増を渋って社員のパソコンを刷新せずにいた場合、社員はいつまでも動作スピードの遅いパソコンを使い続けることになります。社員は毎日細かい作業をたくさんしています。たとえばソフトウェアの起動に10秒多くかかる、メールを開くのに3秒多くかかる……このような時間でも、積もり積もれば１日30分や60分以上のロスになり得ます。
　このせいで、毎日の残業がプラス１時間、１カ月で20時間増えていたとしましょう。その20時間分の残業代で、実は最新式のパソコンが買えるという場合も多いのではないでしょうか。

■2.経費精算を省力化する

　経費精算専用のITツールを使えば、社員が経費情報を入力し、領収証情報画像もスキャンしてそこに添付することができます。あとはそのデータを承認が必要な人へとデータ上で回覧し、最終的に経理部門へ回っていく。経理も内容を確認するだけで、データは最初の社員が入力した段階でデータベースに入っている状態となり、そのまま会計管理や決算などに使えます。
　紙の領収証原本管理だけは避けようがありませんが、クレジットカードで精算している場合、そのカードと経費精算ツールを連動させることで、カードの支払い情報をすべてツールへ自動的に取り込める機能があります。つまり特定のカードを経費精算用にしておけば、必要な情報はすべてワンクリックで入力でき、申請まで可能となります。

■3.二度手間を極限までなくす

　効率化ポイントの探し方として非常にわかりやすいものがあります。それは「コピペ（コピー＆ペースト）」や「書類の転記」などの作業の省略をできないか考えることです。ひたすらコピペをやっている、紙から別のものへ転記をしているような作業は、ITを活用して工程を減らせる場合が多くあります。
　みなさんの周囲に、具体的に思い当たる仕事がないでしょうか。顧客を訪問して書いたヒアリングシートや顧客に書いてもらったアンケート、病院なら問診票などを、あとでひたすらパソコンで入力し直していませんか。そのようなケースは、ノートパソコンやタブレットを使うことで解決します。顧客訪問時に最初からノートパソコンを持ち込んで打ち込む、紙の書類に書き込んでもらうのではなくタブレットを差し出して入力してもらうようにすることで、その後の転記作業がなくなります。
　また、先ほどもお話ししましたが、他の人からもらったExcelなどのデータを自分のExcelへひたすらコピペしているとしたら、それはムダな作業です。G Suiteなどを活用して最初から同じスプレッドシートを共有すれば、コピペ作業はなくなります。

■4.ナレッジマネジメントこそIT活用を

　ナレッジマネジメントにこそ、IT活用をまず考えてください。マニュアルはできるだけ早く電子データ化して、職場のパソコンやタブレットなどの端末でどこからでも参照できるようにしましょう。接客業や製造業の具体的な動作や作業に関しては、動画でマニュアルを作成し、正しい手順がどんなものか一目瞭然な内容にすることをおすすめします。
　電子データのマニュアルは、参照しやすいだけでなく、更新も簡単だというメリットがあります。該当箇所だけ変更・差し替え・追加すればいいのですから。
　マニュアル作成ツールにはTeachme Bizというものがあります。ツールの機能を使って、画像や動画を含めたマニュアルの作成・更新が簡単にできます。クラウド上に作成したマニュアルを置いておく形式のため、インターネット環境があればどこでも閲覧できます。ゼロからマニュアルをつくるのが大変だと感じた方は、こういったツールを試してみるのもいいでしょう。

■5.情報は定期的にメンテナンスする

　情報のメンテナンスは、厳密なルール下で厳格にやろうとしては、それだけで無視できない負荷になってしまいます。私のおすすめは、次の点だけをきちんと注意する方法です。
・フォルダ分けをする（パソコンのマイドキュメントやデスクトップ直下には置かない）
・「namae_20170529.jpg（拡張子）」のようにファイル名に年月日を入れる
・ファイルの更新版をつくったら、２つ以上古いファイルを消す（１つ前のバージョンは念のため残す）
・共有すべきファイルはクラウドに。共有不要のものはローカルや自分専用クラウドフォルダに置く

【感想】

◆IT導入に関する上記ポイントの1番目の指摘は、私の顧問先のいくつかを見てもうなずけるところでした。

たとえば、WindowsXPマシンをサポート終了後も社内全体で使っていた小規模な会社があって、なまじそこは普通にネットで通販もしていたものですから、こちらとしてはハラハラドキドキ。

確かに一時の売上より下がって、苦しいのは分かるんですが、ウィルス感染した場合のインパクトを考えたら、とっとと買い替えるべきだったでしょう。

同じように、ウチの隣の事務所では、結構長いことWindowsMEマシンを使っていた時期があって、それがしょっちゅう固まっているのを見ていただけに、「積もり積もれば１日30分や60分以上のロス」という指摘には、今さらながらに納得しました。

逆に「大金かけて有名なソフトウエア導入したけど使えない」的な「景気のいい話」は、あまり縁がないのですが、もしそうなったら社員としては、「そんな金あったら給料上げてよ」となりそうな。

◆では本書におけるIT化とは、具体的にどの辺を指すかというと、下記目次の第2章から第5章にあるように「効率化」「人」「顧客」「リスク」の4分野。

まず第2章の「効率化」から見ていくと、本書で提案されているものの1つが「G Suite（旧：Google Apps）」です。

G Suite - Gmail、ドライブ、ドキュメントなど

私のように1人で仕事をしているとピンときませんが、企業として導入すると、かなりの効率化が図れそうな感じ（詳細は本書を）。

そのほかにも、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理ツール）あたりも、適切なものを活用すれば、確かに「生産性10倍」も夢ではないかもしれません。

◆続く第3章では、「人」分野のIT化として、チャットツールを推奨。

ここで紹介されているのが、「Chatwork」なんですが、これは本間さんがChatworkご出身だから、という話も無きにしもあらず？

チャットワーク（ChatWork） | ビジネスが加速するクラウド会議室

ちなみに、最近この手の話でよく出てくるのが、「Slack」です。

Where work happens | Slack

本書では「Slack」にまったく言及がないのですが、どちらも使ったことのない私には、違いがよく分からず（すいません）。

ググって出てきたサイトの結論によると、「エンジニア中心の企業はSlack、取引先と着実なやりとりをしたい企業はChatwork」とのことですから、一応ご参考まで。

◆一方意外だったのが、それに続く第4章が「マーケティング」のお話だったこと。

Webマーケティングを活用すれば、リターンは大きいことはよく分かるものの、先の2章のお話とは、ちとテーマ的に違い過ぎて面喰いました。

確かに「費用削減」と「収益拡大」は、どちらも「利益増大」のためには役立ちますから、「IT化」というくくりで理解できないことはないんですけどね。

この辺は結局、「IT全般」をメンテする「外部のIT顧問」を持つべし、という本間さんの主張につながってくるのかな、と（ポジショントーク的ですが）。

逆に、現時点で「G Suite」や「Chatwork」辺りをガンガン使ってらっしゃる方には、本書の内容は既知のものでしょうからご留意を。

「自社がまだIT化されていない」と思われたらぜひ！