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2015年10月30日

【仕事術】『ワーク・コントロール 仕事に振りまわされないための[スマートマネジメント]』行本明説


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ワーク・コントロール 仕事に振りまわされないための[スマートマネジメント]


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、たまたまリアル書店で捕獲した仕事術本

著者の行本明説さんは、当ブログでは以前時間術本をご紹介したことがありましたが、本書はもっと幅広い概念を意味する「スマートマネジメント」について言及してらっしゃいます。

アマゾンの内容紹介から。
あなたの職場はなぜ、ストレスがたまる一方なのか?ミスや残業が多いのか?いつも仕事に振りまわされているのか?一人ひとりが「仕事」に対して主導権を取り戻し、自分のペースでワーク・コントロールができれば個人も組織も驚くほど変わります。誰にも(社長にも新入社員にも)どんな仕事にも(企画書作成にもコピー取りにも)あてはまる、スマートな仕事術+管理術。

なお、既に2割引きのKindle版も出ておりますので、そちらもお見逃しなく!





Eisenhower-Matrix / o.tacke


【ポイント】

■1.「5W1H」における「2つのペア」のバランスで仕事の成果が決まる
 まずは、「誰がやるか?」で考えます。すると、「自分ひとりでやる」と「他人と共同でやる」の2つを思いつくでしょう。
 次は、「なにをやるか?」です。これには、「事前にわかる仕事」と「突発的な仕事」の2つがあります。(中略)
 同じように、ほかの要素についても考えてみましょう。
「いつやるか?」で考えると、「いまやる」と「あとでやる」となります。
「どうやるか?」で考えると、「継続的にやる」と「企画的にやる」。継続的にやる仕事とはルーティンワーク、企画的にやる仕事はプロジェクトワークを指します。
「なぜやるか?」で考えると、「パフォーマンス」と「リソーセス」。パフォーマンスとは、売上の確保や業績の向上などを指し、リソーセスとは組織の運営・維持管理のことです。
 そして、「どこでやるか?」で考えると、「自席でやる」と「他所でやる」となります。


■2.「仕事の棚卸し」でスムーズに仕事をはじめる
 仕事の棚卸しは地道な作業ですが、仕事術の基本といっても過言ではありません。「気がついたこと」や「やりたいこと」を片っ端から書き出す習慣をつけましょう。
 ただし、その際に注意してほしいことがあります。
 それは、仕事の「内容」とともに「期限」を明記することです。これは、最低限必要な情報です。
 なぜ、「期限」が必須なのでしょうか?
 それは先述したように、期限を明確にすることで「はじめの一歩」が踏み出しやすくなるからです。遅延対策の決め手は、締め切り間際にあれこれ模索するのではなく、スムーズにスタートを切ることなのです。


■3.「6つの仕事」で優先順位を決める
「いま、自分がやる仕事」をA、「あとで、自分がやる仕事」をB、「(期限に関係なく)他人でもいい仕事」をCとします。これで、仕事の優先順位はかなりつけやすくなったはずです。
 しかし、じつはこれだけでは不十分です。なぜなら、ビジネスの現場では「事前にわかる仕事」だけでなく、「突発的な仕事」もあるからです。
 そこで、突発的な仕事を「X」として、前述の「A」「B」「C」でグループ分けします。すなわち、「突発的に生じて、いま、自分がやる仕事」はAX、「突発的に生じたが、あとで、自分がやる仕事」はBX、「突発的に生じたが、他人でもいい仕事」はCXとします。
「事前にわかる仕事(A,B,C)」と合わせた6つの分類によって、どんな仕事も捕捉できるはずです。


■4.「生産性の方程式」で方向性をはっきりさせる
仕事の成果は「質×量」、投下時間は「期限(おわり)−開始(はじめ)」となります。どんな仕事にも「はじめ」と「おわり」があり、「質的側面」と「量的側面」があることから、この方程式にあてはまらない仕事はありません。
 この方程式から「数値」をはじき出すことはできませんが、生産性を向上させる方向性がはっきり見えてきます。第1に「これまでより少ない時間でやる」、第2に「これまでより多くをやる」、第3に「これまでより上手にやる」です。
 また、この3つの取り組みには、「やるべき順序」があることもわかります。
 最も簡単にできるのは「より少ない時間で」やる、次が「より多くを」やる、最後が「より上手に」やるです。


■5.言語コミュニケーションのロジックを理解する
 まず、言語コミュニケーションには4つの技術があります。すなわち、「聞く」「話す」「読む」「書く」という4つの言語スキルです。そして、これらが使われている頻度は、それぞれ45%、30%、15%、10%という比率です。つまり、言語コミュ二ケーションのなかで半分近くが「聞く」ことにあてられているのです。相手の話を上手に聞くことがいかに大切か、これでよくわかります。
 次に、この4つの言語スキルを両極併存の発想で検証してみましょう。
 そうすると、「音声情報」と「文字情報」に分けることができ、その割合はそれぞれ75%、25%となります。
 1人1台のパソコンで全員がメールアドレスをもったとしても、劇的にコミュニケーションがよくなることはありません。
 なぜなら、メールでカバーできる文字情報は、言語情報の25%でしかないからです。残りの75%の音声情報を、どのようにマネジメントするかが大きな課題になります。


【感想】

◆本書はまず第1章にて、現代におけるビジネスシーンの問題点について掘り下げています。

そしてそれぞれの節の最後に、第3章以降の該当ページを記載しており、そこを読めば問題が解決する、という仕様。

つまり、この第1章をサラッと読めば、本書によってどういう問題が解決できるかがわかるワケです。

一方、そこで飛ばした第2章では、本書のメインテーマである「スマートマネジメント」の基礎知識を解説。

上記ポイントの1番目もそうなのですが、本書では「1つの事象に対して、対極にある2つの要素」を意識する「両極併存」という発想が活用されています。

要はこの考え方によって、仕事のしくみが浮き彫りになり、問題解決の糸口を見つけ出すことができる、とのこと。

たとえばポイントの1番目の「5W1H」のほかにも、「仕事のスペクトル」と題して、「投下時間」「動機」「優先順位」「役割分担」といった7つの項目についても、この「両極併存」で分類されていました(詳細は本書を)。


◆続く第3章では、「1人ひとりのスキルがすぐにアップする8つの技術」と題して、個人で行う仕事のテクニックを解説。

ここではそれぞれの論点に対して、「ロジック」「ノウハウ」「ツール」の3つの観点から言及する仕様です。

実は今回、この第3章にもっとも多く付箋を貼りました。

特にツールのパートでは、図解……といいますか、著者である行本さんが理事長を務める「日本タイムマネジメント普及協会」で提供されているフォーマットが数多く掲載されているのですが、著作権等の問題もありますので、ここでは割愛。

他には、市販されているアナログ手帳やアプリケーションソフトなども。

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カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツノートタイプ メロン TM-3107

<タスクタイマー>



ただ、本書の内容に沿って問題解決していこうとすると、どうしても協会提供のフォーマットがあった方がいいんですよね。

……本書を見ながら、自力でエクセルで作る、という手もありますがw


◆一方、第4章では「どんなチームでも確実に強くする8つの技術」と題して、「チームデベロップメント」を解説。

ここでも第3章同様に、「ロジック」「ノウハウ」「ツール」の観点から、そのテクニックについて言及しています。

……なんですけど、ぶっちゃけ私が自営で1人で働いている関係上、この章は上記ポイントでも、ほとんど割愛してしまいました。

ただ逆に、中間管理職だったり、プロジェクトを組んでらっしゃる方なら、この章の内容も重要かと。

全員でデスクワークに集中する時間帯を会社として設定する、いわゆる「がんばるタイム」の問題点と、その導入のポイント等は参考になりました(私は1人ですけどw)。


◆最後の第5章では、スマートマネジメントの考え方に基づいて、個人の基礎スキルを測定する「スキル診断」を用いることが半ば前提となっているので、同じく割愛。

とはいえ、今までの経験則からだと、5級以下の従業員が50%を切らないと、業務改革は難しいのだそう(級のレベル等は本書をご参考のこと)。

職場として「どうも生産性が悪い」、とお考えの方は、この「スキル診断」を試してみても良いかもしれません。

……個人的には、自社サービスに誘導するような本のコンテンツはあまり好きではないのですが、ケースバイケースということで。


ホワイトカラーの生産性を上げる1冊!

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ワーク・コントロール 仕事に振りまわされないための[スマートマネジメント]
第1章 なぜ、仕事を「科学」するのか?
第2章 「仕事のしくみ」がわかればすべてうまくいく
第3章 1人ひとりのスキルがすぐにアップする8つの技術
第4章 どんなチームでも確実に強くする8つの技術
第5章 スキルチェックで組織風土を変える8つの技術


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ダメ人間のための『魔法のシートで行う驚異のタイムマネジメント』の5つのコツ(2011年02月06日)

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【時間節約】『「時間がない! 」を卒業する200のアイデア』マイケル・ヘッペル(2012年04月21日)

【時間管理】『あなたを変える67の時間習慣』から選んだタイムマネジメント本7冊(2011年10月17日)


【編集後記】

◆先日来、ご紹介していた「Kindleストア3周年記念セール」は、「多少延長するのでは?」などと甘い考えを持っておりましたが、本当に昨日で終わってしまったようですね(涙目)。

またディスカヴァーさんのセールも、サイトでは「10/8まで」としつつも、昨日まではやっていたのが、今朝確認したら、終了していたという。

なお、公式アナウンスではないものの、他サービスとの絡みで、カドカワさんのセールが明日で終わる可能性が高いです。

【50%OFFまたは50%ポイント還元】「ニコニコカドカワフェア2015」が始まりました!(2015年10月02日)

「50%OFF」というのは、やはり魅力的ですから、まだの方はお早めに!


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

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