【エクセル】『「あるある」で学ぶ忙しい人のためのExcel仕事術』植山周志:マインドマップ的読書感想文

2015年04月14日

【エクセル】『「あるある」で学ぶ忙しい人のためのExcel仕事術』植山周志

「あるある」で学ぶ忙しい人のためのExcel仕事術 (できるビジネス)

＊Kindle版アリ

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、当ブログでもコンスタントな人気のあるExcel本。

なかなか紹介しにくいジャンルではありますが、リアル書店でパラパラ見て役立ちそうだったので、ついゲットしてしまいました。

アマゾンの内容紹介から一部引用。

◆こんな人におすすめです！
・Excelの便利技をサッと覚えたい
・仕事の生産性を上げたい人
・グラフや表を使った資料を作成したい人
・仕事に使える関数が知りたい人
・売り上げを分析したい人

私自身、さっそく使いたい小技がいくつもありました！

Excel Works- Charts / tjmwatson

【ポイント】

■1.列幅を適切な幅に広げる方法

　数値が「####」や「4.0E+05」と表示されるのは、列幅が狭くて表示できないためのエラーです。列幅を広げてあげましょう。
　列幅は、列の境界線をドラッグして調整できるのですが、もっと簡単な方法があります。列の境界線にマウスポインターを合わせてダブルクリックすると、瞬時にちょうどいい列幅に調整されます。

■2.住所を自動入力する

　まず、住所の列に全角で郵便番号を入力し、[SPACE]キーで住所に変換しましょう。番地までは入力されませんが、煩雑な入力の手間がこれだけで省けます。また、番地の列に前項で紹介したデータの入力規則を設定し、入カモードを[オフ(英語モード)]に設定しましょう。こうすれば入カモードが自動で[半角英数]になり、すぐに番地を入力できます。

■3.クイックアクセスツールバーを活用する

例えば、エクセルファイルをPDFに保存するには、以下の4クリックで操作する必要があります。
(1)[ファイル]タブをクリック
(2)[エクスポート]をクリック
(3)[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリック
(4)[PDF/XPSの作成]ボタンをクリック
　しかし、クイックアクセスツールパーに[PDF/XPSの作成]ボタンを追加すれば、1クリックで操作ができるようになります。
　クイックアクセスツールバーとは、画面の左上にある[上書き保存]ボタン、[元に戻す]ボタン、[やり直し]ボタンがあるエリアです。

■4.「分母がゼロ」エラーを回避する

　数式が参照してしているセルにデータが入力されていないと、「#DIV/0!」というエラーが表示されます。(中略)
　入力すべきデータがない行は、数式を削除すればいいのでは？　と思う人もいるかもしれませんが、コピーし直すのも面倒です。こんなときは、IFERROR関数を利用して、かっこで数式を囲めばいいのです。
＝IFERROR(値,エラーの場合の値)
　引数[値]に数式を指定し、[エラーの場合の値]にデータがないときに表示する文字をダブルクォーテーション（"）で囲みましょう。エラー表示を回避でき、見た目が美しい表に生まれ変わります。

■5.大きさの違う表をレイアウトを崩さずに並べる

　複数の表を上下に並べると、どちらかの表の列幅に合わせなければならず、表のレイアウトが崩れてしまいます。でも、1つのワークシートに複数の表を配置できたら便利ですよね。そんなときは、表をコピーして貼り付けるときに、貼り付けの形式を[図]に設定します。
　表が画像となるので、好きな位置に移動したり、大きさを自在に変更したりすることも可能です。気を付けなければいけないのは、画像として貼り付けた表は再編集ができないことです。表の編集結果を画像に自動で反映できるようにするには、[貼り付けのオプション]の一覧から[リンクされた図]をクリックしてください。私はパワーボイントやワードの資料に表を貼り付けるときも、この技を多用しています。

【感想】

◆最近よく見かけるExcel本は、大きく分けて2つの傾向があると思います。

まずは従来からあった「マニュアル系」で、これはいわゆる「ハウツー本」であり、Excelの使い方について解説するもの。

私が持っている中では、この本がそうなのですが。

Excel大全神ワザ1000+α (三才ムックvol.772)

この手の本は、図とその説明文が中心なので、なかなかレビューしにくいところです。

もう1つが「仕事術本」で、最初に「使うシーン」があって、それを「Excelでどうやるか」について述べるもの。

当ブログでは主にこちらをご紹介しており、最近ではこの本をレビューしたばかりです。

ビジネスエリートの「これはすごい！」を集めた外資系投資銀行のエクセル仕事術－－－数字力が一気に高まる基本スキル

参考記事：【エクセル】『ビジネスエリートの「これはすごい！」を集めた外資系投資銀行のエクセル仕事術』熊野整（2015年02月22日）

◆本書は、この分け方ですと明らかに後者に該当する本。

それで後者の本の場合、「使うシーン」と「スキルレベル」が、どのくらい実際の自分の業務に近いか、が問題になってくると思います。

その点本書は、「スキルレベル」が今の私より「ちょい上」くらいで、丁度「本を読んで新たにスキルを身につける」のに適していました。

一方の「使うシーン」については、私はさておき(？)「売り上げデータの集計」「特定の条件でデータを抽出」「担当者別の売り上げ比較」といった「ありそうなシーン」が多いのが特徴かと。

多分、金融系にお勤めでない限り、一般的な業務内容に近いのではないでしょうか。

◆ちなみに私が本書を読んで初めて知った（それだけじゃないですがｗ）のが、上記ポイントの5番目のTIPSです。

従来、表を縦に並べる際、縦罫線の幅（列幅）が異なる場合には、セルを多めに取って（列の数を増やして）セルを結合したり、複数のセルを罫線で囲んでいました。

それがこのTIPSを使うと、図として貼り付けして、一気に対応できるという。

分かりずらいので、実際に簡単な表を作ってみましたが。

上の表と真ん中の表とで、列の幅が異なるのが分かると思います（分かりやすいようにグリッド線をあえて残しています）。

この真ん中の表は「図」なので、再編集できないのですが、一番下の表とリンクしているため、そちらを修正することで、真ん中の表も自動的に変えることができるんですね。

こんなの知らなんだ！←私だけ？

◆もちろん、上記ポイントの他にも付箋を貼った部分は多々ありましたが、泣く泣く割愛。

というか、やはりExcel本をレビューするには、実際に自分でやって図を貼るか、版元さんがサイトで図を用意していないと、なかなか分かりにくいな、と改めて思った次第です。

一応、本書の実際の内容がアマゾンの方でも用意されている（書影の下の「11点すべてのイメージを見る」）ので、気になる方はそちらでご確認を。

いずれにせよ、本書は「あるある」と名乗るくらいですから、読者の方の業務でも起こりがちな、Excelの悩みを解消できるハズ。

エクセルを使いこなすために！