【仕事術】『やり直し・間違いゼロ絶対にミスをしない人の仕事のワザ』鈴木真理子:マインドマップ的読書感想文

2014年04月14日

【仕事術】『やり直し・間違いゼロ絶対にミスをしない人の仕事のワザ』鈴木真理子

やり直し・間違いゼロ絶対にミスをしない人の仕事のワザ (Asuka business & language book)

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、「ライフハック系」の仕事術の本。

著者の鈴木真理子さんは、企業研修等を通じて3万人以上のビジネスパーソンを指導されてきた方だけあって、本書にも「分かりやすくてタメになる」TIPSが数多く収録されていました。

アマゾンの内容紹介から一部引用。

仕事をするうえでミスをしやすい77項目について、その対策を平易な文章と図版で、分かりやすく解説しました。
「メール」「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール管理」など、かゆいところに手が届く内容となっています。
また、全ての項目に図版が入っているので、読みやすく、分かりやすい。
楽しみながら、読んだらすぐに使えるテクニックが学べます。

私自身、さっそく試してみたいワザがいくつかありましたよ！

my desk / arvindgrover

【ポイント】

■1.送るファイルは本文を書く前に添付する

　添付忘れの原因は何でしょうか。思うに、メール本文を先に書き上げるとホッとし、つい送信ボタンを押してしまうからでしょう。誤字脱字はチェックしたとしても、添付ファイルの有無は見落としやすいのです。
　そこで、送るファイルがあれば本文を書く前に添付してください。メールの作成画面を上下で分けてとらえ、上部を入力し終えてから下部にある本文へと移りましょう。すると目線も画面の上から下へと自然に流れていくので、ミスが防げます。

■2.相手の宛名は単語登録しておく

以前やりとりしたメールを検索したり、名刺を探すのは意外と手間がかかるもの。何より間違いがあって、相手を不快にさせてはいけません。宛名を間違えないのは、最低限のマナーと心得ましょう。
　宛名のミスを防ぐには、単語登録が役立ちます。
　例えば「青空商事株式会社営業部満天一郎様」なら「＠あお」などと登録します。登録の仕方は「＠＋社名の2文字」など、自分なりのルールを作って統一してください。そして「単語登録リスト」を作り、都度更新しておきましょう。

■3.ひな型で書き換えるところは赤字にしておく

　文書を再使用するとき、間違えやすいのは時候の挨拶だけではありません。他には、日付や数量、金額などの数字、相手の会社名・役職・氏名もミスしやすい箇所と言えます。（中略）
　書き換えのミスをなくすための秘策は、変更箇所を赤字にして保存することです。スペースにする方法もありますが、書式が崩れたり、必要な言葉を書き忘れる可能性があるため、赤字で目立たせておくといいでしょう。

■4.マイごみ箱でバッファーを作る

　日頃へオフィスの整理整頓セミナー」を担当すると、参加者の皆さんから様々なお悩みを聞きます。やはりモノが捨てられない人が多いのですが、少数派ながら「必要な書類まで勢いよく捨ててしまうので、困ることがあるんです」という話も聞きます。
　そこで実践したいのが、マイごみ箱を作ることです。「いらない」と思った書類やメモはいったんマイごみ箱に入れ、1日～数日間保管しておきましょう。入れるのは紙ゴミだけで、ぺットボトルなどは入れません。
　シュレッダーにかけたり、共有のゴミ箱に捨てると書類は元に戻りませんが、マイごみ箱にあればセーフです。とくに下書きのメモ、経費請求するレシートなどは誤って捨てやすいようです。

■5.手帳は消せるペンで書く

　手帳は消せるボールぺンで書くと効率的です。もしキャンセルや変更があれば消せるからです。（中略）
　私はフリクションの3色ボールペンを手帳用にしています。
「黒＝相手のある仕事」「青＝自分のタスク」「赤＝締切日」で書き込んでいます。色別にすると、手帳を開いたとき「今日は○○の締切日」と視覚に訴える効果があります。

■6.ファイルの使い回しは、まずコピーしてから

　ファイルを使い回すときは、「名前を付けて保存」するのが一般的ですが、つい文書をいじってしまい「上書き保存」のツールバーをクリックしてしまうことはありませんか？
　このミスをなくすには習慣を変えるのが一番です。
　真っ先にすべきはファイルのコピーです。必ず分身を作ってください。（中略）
　複数のファイルを入れたフォルダーなら、フォルダーごとコピーし、フォルダー→ファイルの順に名前を変えましょう。これで既存のデータを活かしながら、ミスなく効率的に作業を進めることができるようになります。

【感想】

◆記事タイトルや冒頭で「仕事術」と申し上げましたが、本来こういった事柄は、「仕事」というよりは「作業」に近いもの。

ただし、こうした部分がおろそかだと、本来の大事な仕事が足元からすくわれかねません。

実際、私も仕事上のメールで、ファイルの添付忘れをしたことが、過去何度かありました。

送信先からすぐ指摘を受けられればいいですが、外出したり帰宅してから気が付いた場合には、結構悲惨なことに。

今使っているGmailは、メール内に「添付」の文字があると、いちいち「ファイルが添付されていません」とアラームを出すので、最近では添付忘れはないものの、逆にもらうメールに添付されてないことがしばしばあるという。

これはもう、Gmail以外のメールソフトをお使いの方は、ぜひご留意頂きたく。

◆上記ポイントの2番目の単語登録も、それ自体はよく使われているものです。

ただ、一般的な仕事術本では「挨拶文」等を登録するところ、「相手の社名と名前」というのは、結構目からウロコ。

私の場合、本来の仕事と同じくらい、版元さんからお知らせメール等が届くので、この機会に登録しておこうかと。

またメール絡みで言うなら、割愛した中で「休暇予定はメールの署名に入れる」というのもありました。

このように、メール絡みについては、できるだけ工数を減らすのが、ミソと言えるでしょう。

◆なお、手帳については、私自身が使っていないため、抜き出すべきかどうか判断に迷ったのですが、一応「フリクション推奨」ということで。

3色ということは、このモデルになりますか。

パイロットフリクションボール3 05 ブラック P-LKFB60EF-B

そういえば、最近4色モデルも出た模様（軸の太さは同じようです）。

パイロットフリクションボール4 ダークブルー

本書ではフリクションの使い方として「会議等の候補日がいくつかあって、相手方からの返事待ちの時に、候補日時すべてに印を付けて、確定後、いらない印を消す」というものを挙げていました。

確か別の本では、「修正前の情報が可視化できるのがアナログの良い所」という話もあったと思うのですが、必要に応じて、二重線等で消せばよいと思います。

◆本書の「おわりに」には、「本書にあるTipsのひとつでも2つでも、『すぐに使える！』と思ってもらえたら筆者として嬉しく思います」とありました。

確かにこの手の本の使い方としては、「取り入れられるものだけでも取り入れる」というのが正しいかと。

そして私も、上記ポイントの2,3,4,6辺りは取り入れたいと思っております。

さすがに、ベテランのビジネスパーソンだと「今さら」なお話も含まれていますが、逆に若手の方なら話は別。

アマゾンの目次ページに、全77のTIPSが掲載されていますので、そちらをご確認の上で検討してみて下さい。

ミスをしがちな方なら要チェックです！