【新社会人必読?】『ビジネスメールの作法と新常識』杉山美奈子:マインドマップ的読書感想文

2013年04月12日

【新社会人必読?】『ビジネスメールの作法と新常識』杉山美奈子

ビジネスメールの作法と新常識会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、以前『好かれるメール嫌われるメール』というご本を紹介させて頂いた、杉山美奈子さんの最新作。

今回はよりビジネスシーンに特化しており、新しく社会に出られる方が知っておきたいビジネスメールのTIPSが満載でした。

アマゾンの内容紹介から。

失礼にならない返信期限、トラブルにならない転送の仕方、「させていただく」を連続させない、「お世話になっております」より効果的な1行目に、「クッション言葉」を使い分ける、返信メールの常識・非常識、失礼にならない断り方、婉曲表現を身につける…etc.お礼・お詫び・催促などそのまま使える文章表現も多数紹介。

もちろん帯にもあるように、「中堅・ベテランも要注意」かも!?

いつも応援ありがとうございます！

【ポイント】

■1.返信は24時間以内に

　メールを受け取って、そのままほったらかしておくのはマナー違反です。24時間以内に何らかの返信をすることを心がけましょう。メールを送った側は、送信した瞬間から相手の返信を待ち始めます。回答できることは、できるだけすばやく返信すれば、好印象を持ってもらえます。

■2.読みやすいレイアウトのコツ

読みやすいレイアウトにするにはコツがあります。まず、改行する箇所。1行の文字数は長くても30文字以内で収めます。1行の文字数が少なくても、内容が変わる箇所、切りのいい箇所では改行してかまいません。画面内の空白を多くすると、読みやすいメールになります。そして文章のかたまりとかたまりの間を1行空け、内容の違いがわるようにレイアウトします。
　また、全体の行数は40行以内で収めます。これは2画面分にあたる行数で、それ以上長いと相手はメールを読むのを苦痛に感じます。

■3.「クッション言葉」で柔らかい表現にする

　相手に依頼をするときは「クッション言葉」を添えて伝えましょう。クッション言葉とは「お手数ですが」などのように、文頭に付ける前置きの言葉です。頼みごとを切り出す前に付けると、言い方をやわらかい印象にする効果があります。ビジネスメールでは、相手にお願いするときにおもに用います。
　たとえば「返信をお願いいたします」なら、「恐れ入りますが」を添えて、「恐れ入りますが、返信をお願いいたします」にすると、ていねいに伝わります。

■4.Wordで間違いをチェックする

　Wordには文章の間違いを指摘する校正機能が付いています。メールソフトに書いた文章をコピーして、Wordに貼り付けるだけで自動的に校正されます。ただし、自動判定ですから、指摘された箇所が必ず間違いというわけではありません。自分でもう一度読み返して、直すべきかどうか判折するといいでしょう。

■5.断り方の3つのポイント

　まずは、断ることをいちばん最初に書くことです。メールでは結論を最初に持ってくるのが基本です。言いにくいことは相手に気をつかい、つい後回しにしがちですが、最初に書いてしまうほうが親切です。
　2つ目は「おわびを切り出す言葉」を添える方法です。まことに申し訳ございませんが、ご希望には添いかねます」「せっかくのお申し出ではありますが、ご要望には添いかねます」のようにていねいに書きます。これは106ぺージで紹介したクッション言葉のテクニックです。
　最後は、断る理由、代案、今後につなげる言葉を書く方法です。「この方法は難しいのですが、別の方法なら検討が可能です」のように代案を出せば失礼になりません。

■6.感じのいい返答をする

　好印象を与えるには、「はい」という返事を付けて同意することです。「○○の件、かしこまりました」は、「はい。○○の件、かしこまりました」で、ていねいな返答になります。また、「承りました」も、「たしかに承りました」と書けば相手を立てて、好印象になります。
「何か必要なものはありますか？」とう問いには、「とくにありません」より、「ありがとうございます。とくにありません」と返答すれば、相手の好意を受け止めたうえでの返答だと伝わります。

■7.「婉曲表現」で確認を求める形にする

　相手への催促は強気で押すより、婉曲的に伝えたほうがうまくいきます。たとえば「資料がまだ届いておりません。早急にお送りください」より、「お願いした資料は、いかがなりましたでしょうか。ご確認のうえ、お送りいただけるとありがたいです」のほうがスムーズに事が運びます。また、「金額が間違っています」も「金額が異なっているようです。ご確認いただけますか」と確認を求める形で書きます。婉曲表現なら、相手を追い詰めずに逃げ道を用意できます。

【感想】

◆今般、この記事を書くにあたって、杉山さんの過去の著作の記事を確認したんですが、そっちではPCメールの返信期限について「できれば48時間以内を心がける」となっていてワロタｗ

どうもこの3年で、タイムリミットは半分になった模様ｗ

まー、PCメールとはいえ、確かビジネスメールに限定してなかったハズなので、48時間もアリだったのかもしれません。

もちろん、前回同様「期限までに何らかの返答をすればよい」のですから、時間がかかりそうだったら「読みました」メールや「いつまでに回答します」メールでも可。

ビジネスメールである以上、こちらがリアクションを取らないと、相手に迷惑をかけることもあるワケですから、心がけたいところです。

◆また、上記ポイントの3番目の「クッション言葉」に関しては、この本でも取り上げられていましたね。

会話力の基本 (ちょっとした言い回しで損をしない99のルール)

参考記事：【知らないとヤバい?】『会話力の基本』に学ぶ「言い回し」の7つのポイント（2011年05月26日）

こちらは「会話」でしたが、もちろんビジネスメールでも同じこと。

クライアントの経理担当の女性で一人、このクッション言葉をうまく使ってる方がいるんですけど、やはりそれ以外の普通の仕事も良くできます。

正直、新社会人が、その方の書くようなメールが書けたら、周りも一目置いちゃいそうな。

◆そして、「目からウロコ」だったのが、ポイントの4番目のWordの活用法。

私はチェック機能がないGmailオンリーなので、たまにキチンと見直しせずに出して、誤字脱字が含まれていることがあったのですが、今後は出来る限り活用してみます。

と言うか、当ブログの引用部分は、ペン型スキャナーで読み取っていて、それが必ずしも精度が高くなくて……。

参考記事：【動画アリ】ペン型スキャナー「mini ScanEYE3」を試してみました！（2010年05月17日）

一応、確認はしているのですが、見落としは日常茶飯事。

そこで、この記事を書くにあたって、引用部分のみWordでチェックした所、何ヶ所かミスが見つかったという。

今までWordを使う際、赤の下線が「ウゼー」って思ってたんですけど、考えを改めねば。

◆なお本書はアスキー新書らしく(？)、序章でOutlookやThunderbird等の「メールソフト」の比較を行っています。

それに続く第1章も、メールソフトの設定ということで、この辺りは携帯メールがメインだった新社会人の方にはありがたいところではないか、と。

さらに、上記引用部分では割愛しましたが、具体的なメールの例も豊富に収録。

巻末の付録「そのまま使える! 気持ちが伝わる文章表現」に至っては、丸写しした上で、必要に応じて修正すればOKでしょう（ヲイｗ）。

今ひとつメールに自信のない方はなら、一読の価値アリです！

ビジネスメールの作法と新常識会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)

序章ビジネスメールにうってつけのメールソフト徹底比較
第1章メールソフトを使いやすく設定する
第2章メールの基本マナーを習得する
第3章定型パターンを覚えると相手に伝わりやすくなる
第4章メール文書に磨きをかけるひと押しテクニック
第5章成果にかかわる返信メールの常識と非常識
第6章相手に好印象を与える文書テクニック
付録そのまま使える! 気持ちが伝わる文章表現