お前らもっと『トヨタの片づけ』の凄さを知るべき:マインドマップ的読書感想文

2012年11月22日

お前らもっと『トヨタの片づけ』の凄さを知るべき

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、日頃から整理整頓ができていない方（含むワタクシ）には、耳痛い1冊。

10万部超のベストセラーとなった『トヨタの口ぐせ』で知られる、OJTソリューションズさんが、「トヨタ流」の片づけを指南してくれています。

アマゾンの内容紹介から。

「5S」や「カイゼン」など、トヨタが徹底的に突き詰めてきたメソッドを、オフィスワーカーにも応用できるビジネスツール&自己啓発スキルとして紹介!「片づけをすれば業績は必ず上がる」「片付けない人を責めるな、片づかない仕組みを責めろ」といったトヨタの名言も満載の一冊!

なお、タイトルは久しぶりに「ホッテントリメーカー」のお世話になっているのですが、実際、本書の帯によると「部下500人分の資料もデスク1つで大丈夫」なくらいスゴイんですから！

いつも応援ありがとうございます！

【ポイント】

■1.「キレイにそろえる」は「整列」にすぎない

Bookshelf Spectrum 1.0: mission accomplished / p!o　

　ただ並べ直しただけでは「整列」、単にキレイにそろえただけです。
　たとえば、本棚を整理・整頓しようというときに、本の大きさごとにそろえて収納する。あるいは、書類の入ったファイルを大きさや色別にそろえて並べる。見た目はキレイになるので、多くの人はそこで満足してしまいます。
　いらないものを捨てずに、右から左へモノを移動させることは、トヨタでは整理・整頓とはいいません。整理・整頓とは「捨てる技術」であると同時に、「必要をものを必要なときに必要なだけ取り出せるようにする」ことなのです。

■2.「いつか」には「いつまでに」と期限をもうける

watched this week / irina slutsky

　私たちの身のまわりには、「いつか使うもの」があふれています。「この資料は、いつか役立つかもしれない」「この文房具は、いつか使うだろう」という思いから、ついついため込んでしまいます。
　これらとどのように向かっていくべきかが、整理のポイントになるのです。
「いつか使うもの」に対しては、必ず「いつまでに使うか」を問わなければなりません。つまり、期限をもうけるということです。

■3.書類は先入れ先出しで処理する

　たとえば、書類や資料は、整理を意識せずにいると、日々デスクの上に積み重なっていきます。
　すると、下のほうに埋もれてしまった書類や資料は、見返すことがありませんし、重要な案件が未処理になってしまう事態も発生します。
　ですから、書類や資料についても、先入れ先出しを徹底する。
　たとえば、デスク上に書類を受け取るためのトレーを1つ用意します。つまり、書類の入口を1つに限定するのです。
　そして、1日に何度か、そのトレーにたまった書類を入ってきた順に処理します。

■4.ムダな動きをしないような配置を心がける

「振り向く」という動きも体に負担をかけます。「腰を曲げる」という動きも疲労を生みます。
　トヨタのなかでは、それらは「カイゼンのネタがある動き」と呼ばれ、モノの置き場所を変えていきます。（中略）
　これはオフィスでも同様で、よく使う書類や文房具は、手の届く範囲に置いておく。わざわざ立ち上がったり、体ごと移動しなければいけない場所に置いてあったら、体に負担がかかるばかりか、作業効率が悪くなります。

■5.「使う頻度」が低いものはシェアする

　トヨタの工場で塗装を35年間担当してきた藤原健二は、トヨタ時代にこんな体験をしています。
　カッターナイフを登録制にしようと、個人が持っているカッターナイフを全部出してもらったところ、塗装課全体で百数十本も出てきたというのです。多くの従業員が、複数のカッターナイフを所持し、なかには、1人で5本持っている人もいました。（中略）

「毎日使うものは個人管理」
「3日に1度しか使わないものはシェアする」

といったように、オフィスごとに基準を決めて、管理方法を分けるとよいでしょう。

■6.オフィスやデスクに線を引く

umbra GARBINO CAN (ガルビノカン) メタリックブロンズ 2082857-125

　たとえば、オフィスでシェアしている備品があれば、それが置かれるべき場所に区画線を引いてしまう。
　ゴミ箱なども置き場所を決めて、床にビニールテープで「×印」をつける。「×印」が見えていれば、ゴミ箱が正しい場所にないということが一目瞭然なので、あっちに置かれたり、こっちに置かれたりということはなくなります。
　デスクの上にテープなどで区画線を引いてしまうのも、アイデアのひとつです。「ここからここまでは、モノを置かない場所」と決めて作業スぺースを確保すれば、むやみににモノが積まれることはありませんし、整理・整頓の意識も身につきやすいでしょう。

■7.モノの定位置がひと目でわかるようにする

「必要なものを必要なときにすぐに使える」ようにするために、モノの定位置を決める。それに続けて行っていくのが、「モノの定位置を明示する」ということです。（中略）

モノの保管のルールは、すべて現場に掲示する。何がどこにあるかは、そのモノのすぐそばに掲示するのです。

　・紙に書いて貼り出す
　・棚にシールを貼って、中に何が入っているかを書く
　・ロッカーや棚に使用者の名前を書いた札をつける

　このように掲示することで初めて、現場の全員に周知徹底されることになります。

【感想】

◆今まで当ブログでは、「整理術」関係のご本を多数ご紹介してきました。

ところが、下記関連記事を探すために遡ってみたところ、雑誌等の特集以外で取り扱ったのは、こんまりさんのミリオン本が最後で、結構ご無沙汰だったという。

それだけ間が空いたのも、私自身、整理整頓が苦手で、何冊読んでもあまり改善されないというのが大きいのですが、もう1つ、本業の絡みで、書類の保存期間がとんでもなく長いという事情があります。

ただ、それ以外の備品や文房具、書籍等に関しては、こうして新刊を読むたびに、徐々に改善していこうと思って、本書を手に取った次第。

◆さっそく実施してみたのが、上記ポイントの6番目の区画線。

先日買ったばかりのゴミ箱の定位置を決定し、ガムテープで床に印を付けました。

umbra GARBINO CAN (ガルビノカン) メタリックブロンズ 2082857-125

確かに定位置以外にゴミ箱を置くと、ガムテープが目立ってみっともないことこの上なし。

「いい年した大人がどうなの？」という気が一瞬起きたものの、これって、「行動科学」的に正しいやり方なんですよね。

その事に触れられている、以前ご紹介した本の文庫版がこちらなんですが。

いつも結果を出す人の整理する技術 (中経の文庫)

◆そして本書の中でキモだと思ったのが、モノをどこに置くか、というお話。

もちろん、「使う頻度」で置き場所を決める、というのは私もやっているのですが、トヨタの場合、「人の動き」で置き場所を決めているのだそう。

つまり、ムダな動きや、ムリな動きがないような場所を設定するということ。

事例として本書の中では、どこにコピー機を置くかを決める際に、「動線」を考えて配置を決定するお話が出てきます。

実際、飲食店の中には、行列ができていて、料理も美味しいのに、厨房内の動線が悪くて料理が出てくるのに時間がかかっている等の理由で、行列の割には利益が出ずに、閉店してしまうところもあるのだとか。

ですから私たちも、デスク周りの配置が現在の状態で本当に良いのか、今一度確認してみる必要があると思います。

◆なお、本書の冒頭には、こんな問いかけがありました。

・必要な書類を探すのに10秒以上かかる

・1週間以上使っていない文房具がある

・引き出しのいちばん奥にあるモノが何かを即答できない

・デスクの上にありながら、1ヵ月以上触れていない書類がある

これらのうち、1つでも当てはまる人は、「仕事のムダが発生している」とのこと。

ぶっちゃけ、これらが1つも当てはまらないような人はほとんどいないと思いますので、本書は「ほぼ全てのビジネスパーソンにとって読む価値がある」ということかと。

年末の大掃除の前に、ぜひ読んでおきたい1冊！