【これは便利!】『ビジネスメール言い換え辞典』から選んだNG7選:マインドマップ的読書感想文

2012年08月16日

【これは便利!】『ビジネスメール言い換え辞典』から選んだNG7選

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、ビジネスメールでの適切な表現を指南してくれる1冊。

「親しい人宛て」⇒「社内の先輩・上司宛て」⇒「社外宛て」と3段階に解説されている点が秀逸でした。

アマゾンの内容紹介から一部引用。

あなたのメール、失礼な表現になっていませんか?
本書は、「この書き方で伝わるかな」「もっと別の言葉はないかな」と迷っているビジネスパーソンのための一冊。
ふだん使っている言葉から、ビジネスシーンにふさわしいフレーズと解説、文例がすぐに見つかります。

今回はこの中から、使い方に気をつけたいNGポイントを7つ選んでみましたので、ご覧ください！

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【NGポイント】

■1.「了解」「わかりました」は目上に使わない

◆いきなり私は「ダウト」なんですがｗ

「了解」は敬語表現を含んでいないため、目上の人に使うのは失礼です。ちなみに、「わかりました」は、「あなたの言いたいことは一応理解したが承知はしていない」という意味にもとれるので、使わないほうが無難です。

そこで何を使うか、というと、社内では「承知しました」、社外だと「かしこまりました」になります。

■2.「聞いていません」「教わっていません」はNG

◆ならば「聞いておりません」ならばいいか、というと、そういうワケでもありません。

　あなたが実際に「聞いていない」「教わっていない」としても、ビジネスシーンで使うのはご法度です。相手を責める言い方になるからです。

確かにそうですね。

そしてその場合に使うべきフレーズがこちら。

・申し訳ありません、確認してお返事します。
・私の記憶違いかもしれませんが、はじめてお聞きすると思います。

自分に非がないと、ついつい「聞いてません」と言いそうな方はご留意を。

■3.「申し訳ない」の後には言い訳しない

◆これも私は知りませんでした。

「申し訳ない」は言い訳ができないほど悪いと思っている、という意味です。弁明していけないわけではありませんが、「申し訳ございません」の直後に言い訳するようなフレーズをもってくるのはふさわしくないでしょう。

「言い訳」と「状況説明」の差異が分かりにくいところではありますが。

■4.お詫びのシーンで「うっかり」は使わない

◆普通に「うっかりしておりました」とメールで書いたことあった気がｗ

ピジネスシーンで「うっかり」は通用しませんので、このような表現はふさわしくありません。「心得違いで」「失念しておりまして」「不手際で」などの表現を使いましょう。

特に社外に出す時は要注意です。

■5.「ご笑納ください」は目上の人には使わない

◆丁寧な言い方だと思っていましたが、あにはからんや。

「笑納」とは「つまらないものですが、笑ってお納めください」という気持ちを込めてる言葉。なにか送ったときに添える謙譲表現ですが、軽い表現なので、目上の人に使うのはなるべく控えましょう。

もちろん、親しい間柄であれば問題はないようです。

■6.「折り返し」は相手には使わない

◆これは私は意外と大丈夫でした（たまたま？）。

「折り返し」という言い方は、自分からすぐに返事をするつもりのときに使います。「折り返しご連絡いたします」が正しい使い方です。「折り返しご連絡ください」のように、「折り返し」という言葉を相手に使うと、「すぐに連絡しろ」という意味になりますから、使うのは控えたほうがよいでしょう。

なお、返信を求める場合は「あくまで問い詰める印象にならないよう注意してください」とのこと。

■7.「あいにく」は自分に非があるときに使わない

◆「あいにく」は不可抗力的なケースでしか使えないそうです。

「あいにく」は、遺憾の意を示しながら、相手の意に沿えないことをやんわりと伝える表現です。しかし、自分に非がない謝罪のときにしか使えません。たとえば、「あいにくですが、お約束の期限に間に合いそうにありません」と伝えたら、相手の怒りに火を注いでしまうでしょう。

・あいにくすでに予定が入っており、参加できそうにありません。

自分に非があるか否かはあまり気にしていなかったので、これも注意したいところかと。

【所感などなど】

◆冒頭で触れたように、本書はメールの相手によって、同じ内容でも3段階にレベル分けされているのが特徴です。

なのに、上記部分では、一切その点に関して説明されていないので、ここで簡単に。

たとえば「おめでとう」と伝えたいとします。

これを『「親しい人宛て」⇒「社内の先輩・上司宛て」⇒「社外宛て」』と徐々にレベルを上げていくとこのような表現に。

●おめでとうございます。
　　　　↓
●心よりお祝いを申し上げます。
　　　　↓
●謹んでお慶び申し上げます。

なるほど納得。

◆ちなみに、これらフレーズだけポンと掲載されているのではなく、それぞれについての解説と例文も付されており、ありがたい限り。

加えて、これらフレーズと同じように使える類似フレーズもたっぷり紹介されているので、同じ相手に対しても、言い換えてメールすることも可能です。

メールする状況についても、下記目次をご覧頂ければお分かりのように、あらゆるシーンが想定済み。

それでも飽き足らず（？）、巻末には文例というか雛型まで用意されております。

アラフィフの私がいうのもアレですが、これ1冊あれば、新入社員であっても、ほぼ全てのパターンのビジネスメールがサクサク書けそうな。

◆もちろん、こうしたレベル別のフレーズだけでなく、上記で挙げたようなNGポイントも他にも色々紹介されています。

例えば、よく使う「～させていただく」というのは、「相手からの要望・指示があり、それを受け入れて行動する場合」のみ使うのだそう。

○資料を送らせていただきます。

×明日は休業させていただきます。

2番目のバツのケースも結構よく見かけるような（含む自分ｗ）。

……この夏、本書を熟読させて頂きます。

まさに「備えあれば憂いなし」な1冊！

「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかるビジネスメール言い換え辞典

1 ビジネスメール上達のためのルール
2 社内メール頻出フレーズ
3 書き出しのフレーズ
4 お祝い・お礼のフレーズ
5 お詫びのフレーズ
6 説明のフレーズ
7 受領・送付のフレーズ
8 お願いのフレーズ
9 催促のフレーズ
10 抗議のフレーズ
11 お断りのフレーズ
12 了解のフレーズ
13 案内のフレーズ
14 お見舞いのフレーズ
15 異動に関するフレーズ
16 転職・退職に関するフレーズ
17 結びのフレーズ
18 文例