ダメ人間のための『魔法のシートで行う驚異のタイムマネジメント』の5つのコツ:マインドマップ的読書感想文

2011年02月06日

ダメ人間のための『魔法のシートで行う驚異のタイムマネジメント』の5つのコツ

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、私の鬼門の1つである（いくつあるかは別としてｗ）タイムマネジメントの新作。

タイトルからは分かりにくいですが、「手帳活用法」とも言える内容です。

著者の行本明説さんは、NPO法人日本タイムマネジメント普及協会の理事長でもあり、文字通りタイムマネジメントの専門家。

その行本さんが「世界中のどこに出しても負けないと思ってる」時間管理術が、本書にて展開されています。

果たして「魔法のシート」の実力は如何に！？

そして、タイトルはお約束の（？）ホッテントリメーカー作です。

いつも応援ありがとうございます！

【目次】

Prologue　まずは「仕事のしくみ」を科学してみよう

1.タイムマネジメントの基本は「はじめ」と「おわり」のさばき方

2.「業務処理」と「情報処理」に分けて仕事をさばく

3.さばき方の極意は仕事に「時間」と「人」を貼り付ける

4.「やる気」と「やり方」で仕事のさばき方をレベルアップ

5.「事前にわかる仕事」と「突発的な仕事」を上手にさばく

6.計画倒れにならないための「さばき方の原則」

7.「優先順位」の決め方で仕事のさばき方が変わる

8.「ルーティン」と「プロジェクト」では仕事のさばき方が違う

9.「パフォーマンス」と「リソーセス」でさばき方を考える

10.さばき方の極意は「プランニングの秘訣」にある

Epilogue 「魔法のシート」のノウハウはここでも活かせる

【ポイント】

■1.デスクワークでやるべきなのは「無駄探し」ではなく「大事な仕事探し」

工場ではほとんど自動的に2割の重要な仕事が決まるので、さらに生産効率を上げるには、その中の無駄を排除すればいいということになる。
　しかし、デスクワークでは事情が異なる。（中略）
毎日、作業内容が変わるため、重要な2割の仕事を特定するのが難しい。重要な仕事が特定できない中で無駄探しをしたところで、生産効率は絶対に向上するわけがない。
　デスクワークにおいてやるべきことは、「無駄探し」ではなく、「大事な仕事探し」だ。

■2.「他人と共同でやる仕事」は「おわり」の時間を宣言する

　たとえば、先方からアポイントが入ったときに「10時に会いたい」といわれたら、「11時までの1時間でもいいですか？」と、必ず「おわり」の時間を伝える。こちらからアポイントをとるときも同じだ。
　これだけで、仕事の進め方は大きく前進する。まず遅刻してくる人が減る。準備なしで打ち合わせにやってくる人も減る。また、長時間、客先でつかまることも減る。なぜなら、先方は「おわり」の時間を告げられることで貴重な時間をもらったと感じ、じぶんの持ち時間がわかれば、やるべきこともはっきりするのでそれなりの準備をするからだ。

■3.「仕事の棚卸し」を怠らない

　仕事の棚卸しは、いい仕事をするための前提条件であり、本来、仕事に着手する前に必ず行っておかなくてはならない重要な作業だが、実行している人は少ないのが実情だ。
　これまでのコンサルティング経験からいえば、自分が抱えている仕事をすべて記憶している人はまずいない。言い換えれば、仕事の棚卸しをしないと、自分では気づかないうちに、いくつかの仕事を見落としている可能性が高いということだ。

■4.突発的な仕事に備えて、事前にわかる仕事をリスト化する

　突発的に起こる仕事は、事前にリストアップしておくことができない。しかし、予定できる仕事を明確にすることは、ストレスの軽減にもつながる。やるべき仕事を整理しておけば、気持ちも落ち着くはず。重要な仕事が漠然とした状態だと、憂鬱になったり、そこから逃げ出したくなったりするもの。そうならないためにも「今日の仕事」をはっきりさせておいたほうがいい。

■5.最も重要な仕事を1日1つだけ決める

「一日一善」という標語があるが、仕事もこれと同じ。「1日1処理」でいこう。その日にやるべき最も重要な仕事、核（コア）となる仕事を1つだけピックアップし、その仕事をする時間を何時から何時までと決めて手帳に記入するのだ。
　これが明確になるだけで、仕事の効率に格段の差がでる。主体的・創造的な仕事をする時間が今までの倍以上になること、間違いなしだ。

■6.ルーティンワークは細切れの時間にする

　私はこうした細切れの時間を四隅の時間と呼んでいる。これを細々としたルーティンワークの処理に活用しようというわけだ。（中略）

　四隅の時間は、先に述べたように細切れの時間だ。ということは、時間が読めないプロジェクトワークを四隅の時間で処理するのは得策ではない。
　その点、ルーティンワークは、処理に要する時間がおおよそ読める。つまり、四隅の時間には短時間で終わるようなルーティンワークをあてるのが最も効率的なのだ。

■7.タイムマネジメントに付箋を活用する

　付箋は、貼ったりはがしたりすることができるため、予定の変更があっても書き直す必要がない。これは無精者には好都合だが、同時に「ToDo」欄に貼った付箋を「スケジュール欄」（時間軸）に移すことで、その仕事の時間を「予約」できるという点にも注目したい。
　また、付箋は彩色豊かなので、仕事の種類で色分けすることも可能。
　さらに、仕事の所要時間と付箋のサイズを対応させることもできる。

テンミニッツ・卓上タイプ＜アイボリー＞

【感想】

◆冒頭で「魔法のシート」について触れておきながら、上記ポイントでは完全スルーしてしまい、申し訳ございません。

実際には本書の本文中では、「これでもか」とばかりにシートの実例が記載されております。

驚異のタイムマネジメント1

さらに巻末には、「魔法のシート厳選12」と題して、シートのみ列挙。

驚異のタイムマネジメント3

なお、この「魔法のシート」は手帳としては市販されていないものの、日本タイムマネジメント普及協会のWEBサイトでダウンロードできるそう（有料）。

◆また、市販されているものとしては、デンマーク製のシステム手帳である「タイムシステム」が近いのだとか。

ちなみに、この「タイムシステム」なんですが、本書によると

どういうわけか日本ではあまり売れていないが、タイムマネジメントの先進国のドイツやイギリスをはじめとする欧米では、デキるビジネスパーソンの定番ツールとして高い評価を得ている。多くの企業で研修教材としても使われている、信頼と実績のあるツールなのだ。

とのこと。

そもそも、システム手帳を使ったことのない私が言うのもナンですが、確かに全く知りませんでした。

◆このタイムシステムが紹介されている本書のEpilogue部分では、他にも興味深い情報が掲載されていて、「魔法のシート」のデジタル版とも言うべきアプリケーションソフトまでもが登場。

それが、この「TaskTimer」です。

「魔法のシート」に近い理由は、元々上記タイムシステム社で開発されたものだから。

これまた有料なのですが、活用できれば元はとれるのではないか、と。

◆ただし、こうしたツールさえあれば、タイムマネジメントが成功するかと言うと、決してそうではないわけで、「理論」「ノウハウ」「ツール」の三位一体があってこそ。

本書では、このうち「理論」と「ノウハウ」について掘り下げられているので、それに納得したなら、ツールを導入するのもアリかと。

また本書は、ほとんど図解本とも言えるくらい図やイラストも豊富（ポンチ図もありますがｗ）なので、サクサク読み進められることウケアイ。

とりあえず私としては、「1日に1つだけ重要な仕事を決める」ところから初めてみたいと思います。

タイムマネジメントを極めたい方に！