【文章術】『短く伝える技術』山田進一:マインドマップ的読書感想文

2010年11月09日

【文章術】『短く伝える技術』山田進一

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、スキルアップ系の1冊。

本書の著者の山田進一さんは、前作『魔法のプレゼン』が当ブログでも人気だった方です。

参考記事：【Amazonキャンペーン有】「口ベタでも人を動かす魔法のプレゼン」山田進一（2010年07月14日）

アマゾンの内容紹介から一部引用。

本書では、「短文力」を使ってビジネス文書やメール・ブログやツイッターで、効果的に言いたいことを伝えるテクニックだけでなく「短文力」を「話し方」に応用する方法も説明しています。
文章だけでは習得しづらい「話し方」をよりダイレクトに学ぶため、読者全員にスペシャル無料音声ファイルもプレゼントしています。
この１冊で、「書く」「話す」場面で使える「短く伝える技術」を習得することができます！

前作同様「使えるネタが満載」でした！

いつも応援ありがとうございます！

【目次】

第1章短く伝える技術はあなたの人生を変える

第2章書き始める前の1分があなたの評価を決める

第3章短く伝わる文章の基本

第4章短くても相手の興味を引き確実に【文章を読ませる】

第5章短くてもしっかり理解させるために【文章をわかりやすくする】

第6章さらに文章をわかりやすくする方法

第7章短くても読み手に影響を与えるために【文章を効果的にする】

第8章短く伝える技術実践編

第9章書き終わりの1分であなたの評価をさらに上げる

第10章短文力を鍛えるトレーニング

第11章短く伝える技術コミュニケーション編

【ポイント】

■1.見ただけで理解できるように、一文を短くする

　あなたも経験がありませんか？　1度読んだだけでは理解できずに、何度も読み返してみたが、結局何が言いたいのか理解できなかった。そんな文章がわかりにくい理由の1つは、一文が長いからなのです。

■2.「あなた」という単語を活用して、読み手の関心をひく

　どんな状況においても、人は「自分自身」に対する興味を失うことはありません。
　ですから、短くてもb的確に伝わる文章を書く際は書き手ではなく読み手を意識して書きます。
　具体的には「あなた」という単語を使うのです。これによって読み手は「この文章は自分のことに関して書かれてある」と思い、興味を持ってしまうのです。

■3.メールでのあいさつは最小限に留め要件から書く

要件から書き始めるのがなんだか失礼な気がして、時候のあいさつのようにとりあえず前置きを書いてしまう。これは相手に失礼のないようにという気持ちから書かれているのかもしれません。
　しかしこれらは自己満足にすぎないのです。
　受け取ったほうは、最初に親しげな内容を書かれている分「実は」と本来の要件を読むことで温度差を感じてしまい、上げて落とされたような気分になることも少なくありません。
　であるならば、あいさつは最小限に留め要件から書くことをオススメします。（中略）

　特にビジネスに関係しないプライべートな話題は「追伸」として質問の最後に胃くことをオススメします。

■4.主張は「思う」「思います」ではなく言い切る

　もちろん自信のない内容を、さも自信たっぷりな様子で書く必要はありません。
　しかし内容に自信があるのに、それが表現されていないとしたら非常にもったいないことです。では、短くても自信があるように感じる文章を書くにはどのようにすればいいのでしょうか？
　それは文章の最後で言い切ればいいのです。（中略）

具体的には「だと思います」ではなく「です」と文末を意識します。

■5.開きたくなる件名か、開かなくても伝わる件名にする

毎日大量のメールを受け取っているビジネスパーソンの84%が、件名でメールを読むか読まないかを判断しています。
　このような状況であなたのメールが読み手にキチンと読まれるためには、意味のある件名にするだけでなく、開きたくなる件名をつける必要かあります。（中略）

　また、件名を見てメールを読むか読まないかを判断するということは、メールの件名は少なくとも確実に読まれているということです。
　この事実を利用して、メールを開かなくとも内容がわかるような件名をつけるというのも有効です。

■6.回答は選択式かイエス・ノーで答えられるようにする

『先日ごあいさつさせていただきまして誠にありがとうございました。
情報交換を兼ねてごあいさつに伺いたいのですが、
来週水曜日の午後、木曜の午前のどちらかで、
1時間ほどご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか？』（中略）

　このようにメールで何かをお願いする場合は、何をお願いしたいのか明確にするとともに、漠然と聞くのではなく選択式かイエスかノーだけで簡単に答えられるようにします。

■7.重要な文章は印刷して確認する

　相手先の社名や担当者名を間違えてしまったり、本来外部には公開してはいけない情報をついうっかり公開してしまったりすると大変です。特に短い文章では目立ちます。
　そして、このようなミスを犯さないために、飛躍的にチェック効率を上げる簡単な方法があります。
　それは文書をいったん印刷して確認する、ということです。
　特にメールで添付ファイルとして提出する内容に関しては効果的です。

【感想】

◆この書き方だと分かりにくいのですが、本書は事例が大変豊富です。

ただ、事例を引用してしまうとそれだけで分量が大変なことになるので、今回は上記の6番目以外は丸ごと割愛。

また、ネタが多いため、付箋自体は大量に貼りまくっているものの、内容が分かるように引用していたらやはり結構な量になってしまい、これまた泣く泣くカット。

今回は一般的な項目よりも、個人的に気をつけたいTIPSを優先しております。

◆一番「ヤバス」と思ったのが3番目のメールでの前置きの件。

私はお願い事であればあるほど、長々と前置きを書いていたのですが、どうも逆効果だった模様。

なるほど、「追伸」として触れればよかったのですね。

そう言えば、私が頂く「献本依頼」のメールで「いつも読んでます。～」的な前置きを長く書く人ほど、ホントは読んでないというウワサも。

私はさすがに某著名ブロガーさんみたいに、アクセスログのIPアドレスまでチェックしませんがｗ

◆同様に、2番目の「あなた」という言葉は、当ブログではあまり使っていないハズ。

ブログ内検索しても、思いっきり「読者の皆さん」とか言ってますしねｗ

自分の感覚的には、「あなた」が使えるのは、閲覧者が一人しかいない前提の「メールのみ」だと思っていました。

これも媒体や状況を考えて活用すれば、効果がありそうです。

◆なお、本書の「はじめに」で指摘されて納得したのですが、いまや直接会って話すよりも、自分の書いた文章を見られる機会の方が多いわけで、『他人から見た「あなた」とは「あなたの書いた文章」』である、と。

そんな時代において「的を射ない話をダラダラ書く」ことは、自分の評価を下げかねません。

そういう意味では、本書で主張されている「短文力」を身に着けることは、大きなスキルアップにつながること間違いなし！

……と、こんな長文ブログで書いてもあんまり説得力ないんですがｗｗｗ

短く的確に伝えたいアナタに！　←ポイントの2を実践ｗ