【仕組み】『「仕組み」整理術』泉正人:マインドマップ的読書感想文

2008年09月29日

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉正人

ダイヤモンド社

発売日：2008-09-27

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、泉正人さんの最新刊。

ついこの間「お金の教養」が出たばかりなのに、早くも新刊が登場です。

ちなみにあちらは当ブログ的には記事にできませんが、こちらなら大丈夫（笑）。

◆テーマ的に前作となる『「仕組み」仕事術』に比べても、本書はより具体的かつ、実戦的ではないか、と。

特に、私の長年の課題である整理術ということで、ダメを押されました。

リアル書店で立ち読みした上で（オイ（汗）！）、結局買ってしまいましたよ（笑）。

アマゾンキャンペーンもございますので、最後までお読みくださいマセ！

【目次】

はじめに
01　なぜ、整理が必要なのか？
　整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある
　整理下手は、ビジネスにおいて大きなマイナス　ほか

02　書類&机まわりの整理
　最高の環境をつくるために必要な「整理術」
　ファイリングは情報を有効活用する「仕組み」ほか

03　PC&メールの整理
　1台のPCを徹底的に使いこなす
　PC内の整理にも「仕組み」を　ほか

04　頭の整理
　忙しいと頭の中がモヤモヤする？
　「やるべきこと」をTO DOにすべて書き出そう　ほか

05　時間の整理
　「仕組み」整理術が時間の質を変える
　時間の整理にもTO DOを利用　ほか
　
あとがき

【ポイント】

■「仕組み」整理術とは？

●「仕組み」整理術の基本（抜粋）

⇒基本は「統一化」「一元化」「自動化」

⇒ルールを設け、徹底して実践する

⇒整理しすぎない

●「仕組み」整理術の対象

⇒「書類&机まわり」「PC&メール」「頭」「時間」

■「フロー書類」と「ストック書類」

●区分け

⇒フロー書類は現在進行中のもので、使う頻度が多いため、すぐに取り出せる場所に置いておく

⇒「ストック書類」は、保存するものであり、すぐに使わないので、書棚やダンボール箱に入れてしまう

●フロー書類の整理方法

⇒書類が来たらまず、二段トレーの上段に置き、すぐに処理できるものは処理し、ファイリングするなり捨てるなりする

⇒作業中の案件は、クリアファイルに

●ストック書類の整理方法

⇒「近いうちに使うもの」は、クリアファイルに

⇒「保管するもの」は、内容別、案件別にまとめられるものは、透明ポケット式のクリアブックに、それ以外のものは、A4書類を寝かせた状態で保存できる書類棚の中にしまう

⇒「念のためにとっておくもの」は、クリアファイルごと机の引き出しやダンボールに入れておき、大掃除の時に下のものから捨てていく

■クリアファイルの使い方

⇒1案件につき1つのクリアファイルを設け、関係する書類を何でも放り込んでおく

⇒A4用紙に案件名や取引先名などの分類項目を大きく書いた表紙をつける（開始した日付けも載せる）

⇒クリアファイルは、ファイルボックスなどに立てて保管する

⇒数が多くなってきたら、「押し出しファイリング」で処理（取り出したら、戻す時は左端に）

■本・雑誌、名刺の整理

⇒本は、読んだら「レバレッジ・メモ」（気づいた点や大切だと思った点をまとめたメモ）を作り、本当に取っておきたい本、資料的価値がある本以外はどんどん捨ててしまう

レバレッジ・リーディング

⇒雑誌も必要な情報だけ取り出したら（「パソコンでテキスト入力」「切り取る」「コピーする」「PDFファイルにする」等）、すぐに捨てる

⇒名刺は、今後もひんぱんにお付き合いがありそうな人のものだけ、A4サイズの名刺ファイルに入れて保管し、それ以外は別の箱で保管

■PC内の整理

●フォルダ

⇒仕事に関するファイルは「仕事」というフォルダを作成

⇒その中に会社別・ジャンル別などの大分類フォルダを作成

⇒さらにその中にプロジェクト別などの小分類フォルダを作成

●ファイル名

⇒ファイル名は、検索できるように、ルールを決めて、全ファイルをそのルール通りに管理する

⇒「日付」を必ず入れ、「分類名」「プロジェクト名」などの、検索するであろうキーワードを並べて記載する

■インプットする情報の「仕組み化」

⇒大切な情報はごくわずかではあるが、分母を大きくした方が、より多くの貴重な情報が得られる以上、浴びるようにたくさんの情報を集める必要がある

⇒ニュース収集活用に、「Bulknews」

好みのニュースサイトを選んでおくと、1時間に1度そのサイトを巡回し、主なニュースを届けてくれるというサービスです。

⇒ブログの最新情報はRSSリーダーで（Googleリーダー等）

⇒メールマガジンは、常時受信していると仕事に支障が出るので、別メールソフトの別アドレスで受信し、そのメールソフトは「メルマガを見るぞ」という時にしか立ち上げない

⇒情報スクラップには、eMemoPad

　メモを作成できるだけでなく、ツリー構造で（階層的に分類して）メモを管理・編集することができます。メモした内容を整理して保存しておくのに適しています。また、機能がシンプルで軽快に動くところも気に入っています。

■TO DOはアウトルックで管理

⇒TO DOは毎週、毎月、毎年などの定期的なタスクを入力することが多いので、アナログよりデジタルの方法がおすすめ

⇒アウトルックは、多くの情報をTO DOやスケジュールという形で「統一化」でき、それを1つのソフトに「一元化」して、定期的なTO DOの入力など、「自動化」に貢献する機能も豊富であり、そういった意味で「仕組み」づくりに適したメールソフト

■新規事業の可否も「仕組み」で判断

●新規事業の検討ポイント

⇒「自分が楽しめるかどうか」

⇒「マーケットが成長分野かどうか」

⇒「ストック型になるビジネスモデルか」

⇒「世の中に役立つビジネスか」

●10のチェックポイント（抜粋）

⇒必要資金に対して、ROIが50%以上回るかどうか

⇒最大のリスクは何か？

⇒システム化が可能なビジネスか？

⇒固定費と変動費を見て、損益分岐点を超える売上はいくらか？

【感想】

◆この手の「仕事術」「整理術」の本は、好きな人は結構買い揃えて（・・・って私？）いるもので、かつ、内容も「本質的な部分」はそれほど違いがないことが多いです。

本書も特に「突拍子もないアイデアが満載」といった類ではなく、非常にオーソドックスで手堅い作りなのが、特長と言えば特長。

ただし、「1つのパッケージとしてのクオリティが高い」のが、すごいな、と。

◆何と言うか、ここまで色々な方が「仕事術系」の本を出されると、奇をてらいたくなりそうなもんですが（え？違います）、本書の場合、直球ど真ん中。

しかも「剛速球」ではなく、「ちょうど打ち頃の球」なんですよ（笑）。

かといって、遅すぎて、打ってもフェンス越えできない「遅球」じゃなくて、気持ちよく球が飛んで行きそうな「ホームランボール」。

これは「仕事術本マニア」としては、手を出さずにはいられませんって（笑）。

◆これを本書の内容に翻訳しますと「目からウロコだけど、自分にはムリ！」というのではなく、「よっしゃ、試しにやってみようか？」てな感じ。

なおかつ、「やってみたらできたけど、あんまり効果なかった」というモノではなく、「やってみたらホントに生産性があがった」となりそうな絶妙なコンテンツなんですね。

ネタも多すぎることなく、シンプルかつ費用対効果が高そうなものだけが適切に掲載されているというのもグッド。

まさに「実践したい人」にはうってつけです。

◆ただし、球速自体が速いわけではないので、「自分なりのスタイルが完成」されている方や、当ブログにもいらっしゃいそうな「とりあえず色々なやり方を知ってる（笑）」方には、ちょっと物足りないかもしれません。

その辺は、上記ポイントをご覧になって判断してください。

ただ、私がどこかの会社の社長だったら、とりあえず新入社員全員に読ませたい1冊ですね。

さすがに「新規事業の可否」は新入社員には余計ですが（爆）。

これまた売れそうな匂いがしております！

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

ダイヤモンド社

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◆本書は、昨日から既にアマゾンキャンペーンが始まっております（汗）！

対象期間は9月28日（日）昼12:00～29日（月）23:59まで。

特典は泉さんご自身の、「オススメの整理術ツール紹介PDF」。

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【編集後記】

◆同じくリアル書店で発見した1冊。

ビジネス説得学辞典―交渉を支配する986の戦略・理論・技法

ダイヤモンド社

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著者が内藤誼人サンということで、一瞬ネタ本（失礼（汗）！）と思いましたが、ガチの辞典でした。

「影響力の武器」とか好きな方なら、実務レベルで使えそうな感じ。

辞典とはいえ577ページもあってこのお値段というのもウレシイ限りです（その分、重くて買って帰るのは断念しましたが（汗））。