【仕事術】『ケンブリッジ式１分間段取り術―――人生を変える５０のメソッド』塚本亮:マインドマップ的読書感想文

2020年03月24日

【仕事術】『ケンブリッジ式１分間段取り術―――人生を変える５０のメソッド』塚本亮

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、現在開催中である「新生活キャンペーン」の中でも人気の1冊。

著者の塚本亮さんの作品は、当ブログでも何冊かご紹介していますが、本書は生産性の高い仕事術を目指しており、当ブログ向きだと思います。

アマゾンの内容紹介から一部引用。

本書では、１分程度で読めて、一生使える５０のメソッドを紹介していますので、「これは！」と思うものから、まず実行してみてください。きっと何かが変わっていきます。
「段取り」とは、自分の強みを最大限に発揮するための仕事術なのです。
良い段取りで、相手の期待を上回るパフォーマンスを示すことができれば、信用を高めることができる。
本書は、読者がその効果をすぐに感じられるよう、ケンブリッジで学んだ心理学の知見を交えて、段取り力を劇的に高める方法を解説します。

なお、中古は値下がりしていますが、送料を合わせるとKindle版が400円以上お買い得です！

database plan / tec_estromberg

【ポイント】

■1.意思決定にも期限を設ける

　意思決定がずるずると遅くなる要因として挙げられるのは、正しいかどうかがわからないということです。
　台風のときの話だと、もしかしたら19時に運転再開となっていたかもしれません。
　しかしこれは結果論でしかなく、その時点では誰にもわからなかったことなので、これを悔やんでも仕方がありません。
　それよりもギリギリまで粘って最終的に判断し、クライアントにギリギリになってそれを伝えることで迷惑をかけるかもしれませんし、自分自身も動けないのでそちらのほうがよほどデメリットが大きいのです。
　何も拙速な意思決定をする必要はありませんが、意思決定をダラダラと延ばすと、もっと多くのロスが生じてしまいます。
　このタイミングならば、ムダとロスを最小限に抑えられるというラインを考えて、そんなタイミングで意思決定をするスケジュールを組みます。
「あと5分だけ待ってからにしよう」
　の積み重ねが大きなロスにつながります。意思決定の期限が来たらあれこれ考えず、決断、実行することが重要です。

■2.力を抜いて良いところは徹底的にパターン化する

　段取りにおいて大切なことは、力の入れどころと抜きどころを明確にすることです。
　全てに頑張る必要性はなく、むしろ手を抜いていいところは抜いたほうがいい。
　その1つの方法としては、パターン化しておけるものはパターン化しておくことで、余分なエネルギーをそこに割く必要がなくなります。(中略)
　マーケティングにおいて全体の2割である優良顧客が売上の8割を上げているという「パレートの法則」はビジネスではよく登場する言葉なので、今更説明する必要もないかと思いますが、ある仕事の成果を左右するポイントは全体の2割に過ぎないかもしれません。そこにエネルギーの8割を割くことが大きな成果を上げるためには必要で、残りの8割はこれまでにこなしてきた仕事から抽出したパターンやテンプレートなどの型でこなすことができるのではないでしょうか。

■3.一歩先を読んで仕組みを作っておく

　いつもお礼メールはしているとしても、ちゃんとそれをスケジュールの中に組み込んでいるという人は少ないように思います。
　気まぐれに、「あ、そうだ昨日のお礼メール送っておかなきゃ」と思い出したら送るということだと、次の日の忙しさで忘れてしまったり、かなり時間が経ってからになってしまっていたり……。こんな風になってはいないでしょうか。
　会食に参加すると決まった時点で、夜の会食のお礼は次の日の朝に、昼の会食のお礼は必ずその日のうちにする、ということをタスクリストにきちんと書き出して入れておけば、先延ばしすることもお礼を伝え忘れることもなくなるでしょう。(中略)
　皆さんも、スケジュール帳や今日のタスクリストの全体を俯瞰してみてください。
　取引先にお礼のメールを送ること　
　打ち合わせの内容をまとめ直す時間を確保すること
　お客様に購入後フォローの連絡を入れること
　などが、「手が空いたときに」となっていませんか。そうなっていたとしたら、今すぐ手を打ちましょう。
　一歩先を読んで仕組みを作っておくことは、重要な段取りなのです。

■4.付箋でタスクをうまく管理する

　今はスマホなどでto doリストを管理したりできますし、私もいろいろなアプリなどを試しましたが、原始的にも付箋を使ってタスクを管理するのが最も効果が上がるという結論に至りました。
　付箋でタスク管理することの大きなメリットは2つです。
　何より自由度が高いこと、常に手元に置いてあるのでいつでも確認ができること、この2点が圧倒的なメリットなのです。1日1ページでノートに付箋を貼って順番を工夫しながらタスクを配置させていきます。
　具体的な行動計画が目に見えるようにすることで、いちいち「さて、何をしようか」と考えなくてすみ、だらだらとスタートを遅らせてしまうのを防ぐことができます。
　また、私の場合、文章を書くことが多くありますが、調子が良くて、ついつい没頭してしまうことがあります。そうすると、他の仕事が回らなくなってしまうのですが、そんなときにも手元に付箋ノートがあると、「そろそろ次の仕事に移らないとやばいな」と思えるのです。

■5.できている人を徹底的にマネる

　落合博満さんは『采配』（ダイヤモンド社）において、
「自分がいいと思う物を模倣し、反復練習で自分の形にしていくのが技術という物ではないか。模倣とはまさに、一流選手になる第一歩なのだ。大切なのは誰が最初に行ったかではなく、誰がその方法で成功を収めたかだ」
　と仰っていますが、技術や知識を身につけようと思ったら、まずお手本を見つけることが重要なのです。モデリングとも言います。お手本を見つけたら、しっかりと観察をして、考え方や行動をマネることが成長の第一歩です。考え方は表面的では摑めないこともあるので、お手本となる人に質問してみるといいでしょう。
　そして、自分の中に取り入れたいものは徹底的にマネをして、状況に合わせてアレンジをするのです。

【感想】

◆なかなか効果のありそうな仕事術本でした。

もちろん、仕事術本の宿命で（勉強本もですが）、類書とかぶっているネタもありますが、上記ポイントでは、できるだけ著者である塚本さんの色合いがでているものを選んでみたつもりです。

というわけで、まず第1章から上記ポイントの1番目の意思決定における、期限設定のお話を。

上記では実例部分が省かれているのですが、塚本さんが出張中に台風で新幹線がストップした際、運転再開を待って席を予約するか、あきらめて宿を取るか判断する必要があったのだそうです。

そんないつ運転再開されるか分からない状態で、塚本さんは「18時の段階で再開されなければ宿を取る」とあらかじめ決めていました。

　18時の段階であれば、まだ明日の仕事の担当者に連絡がつく可能性が高いですが、19時まで待っていたら難しくなるかもしれません。同じ状況の人がたくさんいるわけなので、ホテルも早く予約しないと埋まってしまう可能性もあります。
　こうして意思決定したら、次の行動が明確になりますし、何もできない生産性の低い時間が減ります。

……まるでちょうど今、新コロナウィルスの関係で、似たような話になっている気が。

◆第2章はテーマが「思考や仕事の整理」ということで、上記ポイントの2番目の「パターン化」を抜き出してみました。

本書では実例として、お約束の（？）「辞書登録」を用いたメール作成法が登場。

この辺はまぁ、時短系や効率系の仕事術本ではおなじみですか。

確かに「ありがとうございました」と心を込めて打ったか、辞書登録で「あり」と打って出したかは、読む方は分かりませんし。

さらにこうした「仕組み化」というのは、第3章から引用した、上記ポイントの3番目も同様です。

このお礼状も別の本では、ごちそうになった帰りにお礼状を投函できるように、行く前から宛名を書いたはがきを持参する、なんてTIPSもあったのですが、さすがにそこまでやるのはいかがなものかと。

本書にあるように、あらかじめタスクリストに挙げておくくらいが良さげです。

◆また、上記ポイントの4番目の付箋を用いたタスク管理は、第4章からのもの。

塚本さんは、いろいろ試された上で付箋を用いてらっしゃいるのですが、つい先日ご紹介したこちらの本では、逆に「付箋でタスク管理しない」と、主張していました。

仕事が速い人は、「これ」しかやらないラクして速く成果を出す「7つの原則」

参考記事：【仕事術】『仕事が速い人は、「これ」しかやらないラクして速く成果を出す「7つの原則」』石川和男（2020年03月19日）

どちらも読んだ私としては、両者一長一短というか、向き不向きがあるので、2つとも試した上で続けてみたら良いのではないか、と。

一方、第5章からによる上記ポイントの5番目の「できている人を徹底的にマネる」は、ある意味「王道的テクニック」でしょう。

逆に段取りの悪い人ほど、人のマネをしてはいけないと考えてしまう傾向があるのだとか。

心当たりのある方は、ぜひお試しいただけたら、と。

段取りよく仕事をこなして結果を出すべし！