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2019年08月01日

【仕事術】『精神科医が実践する デジタルに頼らない 効率高速仕事術』井原 裕


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精神科医が実践する デジタルに頼らない 効率高速仕事術


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、先日の「未読本・気になる本」の記事でも、一番人気だった仕事術本。

著者の井原さんは、お医者さんの中でも「大学病院の教授職」という書類相手の仕事も多い職に就いているだけに、本書の内容は私たちビジネスパーソンにも役立つこと必至でしょう。

アマゾンの内容紹介から。
パソコンやスマホなどのIT機器を駆使すれば効率化するというのは幻想だ。―(1)発想の管理(2)書類の管理(3)時間の管理。大学病院の教授職として超多忙な著者が公開!心身に無理のない効率アップ法。

上記未読本記事の時点ではなかったKindle版も、「20%OFF」というお買い得価格で配信されています!





Field Notes Camp / Linking Paths


【ポイント】

■1.一日中手帳を持ち歩く
 私は、実際に、一日中、一年中、どんな場所にも手帳を持ち歩いています。
 多種多様な仕事を同時並行で進めていかなければならない立場である私にとって、仕事に関わる発想をどう管理していくかは死活問題です。
 そのアイデアは、いつ湧き上がるかわかりません。いつ湧き上がっても対応できるようにするには、「つねに手帳を持ち歩く」、それ以上の方法はないと思います。
 私の場合、5号(A6:148×105)ノート一冊、これにペンを挟んだものを使っています。(中略)
 ノートの形式や、挿入するペンについても、統一化しています。
 前者は、「コクヨのキャンパスノートB中横罫 6mm×21行、48枚」、後者についても、ここ数年は、軸径が10.3mmと極細のゼブラ「スラリシャーボ2000」というのを使っています。

B000I3Y0LO
コクヨ ノート キャンパスノート 3冊パック A6 B罫 48枚 ノ-221BX3

B01BGDNHCW
ゼブラ:スラリシャーボ2000 【2色ボールペン(黒・赤)+シャープ0.5】 黒 SB27-BK 17652


■2.書いたら即、忘れる
 何を書くか。それは、頭に浮かんで、忘れそうなことのすべてです。
 書いたら忘れてもいい。むしろ、書いた瞬間に積極的に忘れるようにしています。自分の実感としては、「頭のなかから追い払う儀式として書いておく」感じです。書き残しておけば、あとで読めばすぐ思い出せます。
「忘れるまい」とする努力は、心理的にストレスになりますし、仕事の効率を下げかねません。
 作業記憶(脳のランダム・アクセス・メモリー)は有限であり、それは現在進行中の知的作業を十全に執り行うためにこそ用いるべきです。今でなく後で考えればいいものを、「覚えておこう」と作業記憶の片隅に置いておくことは、端的に言って邪魔です。
 特に気がかりな案件に関しては、書き留めてすぐ忘れて、次の瞬間に現在進行中の仕事に戻ろうと努めるべきです。
 さもなければ、「さっきのミスショットを悔やんで、そのままプレーを続けた結果、さらにミスを連発するテニス・プレーヤー」のような状態になります。


■3.必要な書類の9割を30秒以内に取り出す
 MRさんの面会予約は、数日前にメールなどで入ってきます。ここは「埼玉製薬のMR花田さん」からだということにしましょう。
 そうすると、「9月1日17時」などと、日時を指定する返信を送ります。そして、その場で通信記録をプリントアウトし、クリアファイルに入れて、角型2号封筒(タテ332ミリ、ヨコ240ミリ。A4書類が入るサイズ)に入れます。
 花田さんからのメールに添付ファイルがあれば、それも印刷して、封筒に同封します。そして、封筒の左端に「9/1埼玉製薬 花田氏 10月川口での講演会に関して」などと記します。それを机右袖のキャビネットの一番手前に、長辺を上にして入れます。(中略)
 ここまで読んでお気づきの人もいるでしょう。この方法は、野口悠紀雄氏の有名な「『超』整理法」をほんの少し修正しただけです。「修正型『超』整理法」と呼ぶことにします。
 修正ポイントは、以下の3点しかありません。
)榁ではなく、机右袖のキャビネットを使い、普段は施錠する
封筒の右肩ではなく左端に日付と内容を書く
C司佞任覆、長辺を上にして立てる


■4.重要そうなメールは直ちに印刷しておく
「ぺーパーレス」などというキャッチワードにほだされてはいけません。「ぺーパーレス」は処理済み書類の管理のためなら意味はありますが、書類を読み込んで返答するといった実際の作業に関しては不向きです。
 したがって、重要なメールは印刷する。そして、紙媒体書類に戻して、一読して、その後の対応は時間のあるときに考えればいいのです。
 一読しただけで直ちに「別に判断を求められてはいない」とわかれば、その場で「メール拝受」の返信だけ送ってもいいでしょう。念のため添付資料をハードディスクに「名前を付けて保存」して、メールを印刷した紙は捨ててしまう(メールの履歴に原文は残っているから、プリントアウトを捨てても実害なし)。
 これすら億劫な場合は、手帳に「○月○日何時何分、M教授からのメール要確認」と記します。そして、あとで確認することにして、さっきまで集中していた仕事のほうに戻ればいいでしょう。
 ここでも手帳は威力を発揮します。一日に何度も見直しますから、ここに書き留めておけば、その後忘れてしまうということもありません。


■5.何から手をつけたらいいかわからないときは、まず昼寝
 メールもチェックしなければならないし、書類も読まなければならない。上司への報告案件もある。することが山ほどある。いったい何から手をつけたらいいかわからない。こんなときこそ、まず、昼寝です。 
 冗談だとお思いでしょう。しかし、何から手をつけていいかわからないときこそ、まず昼寝です。そもそも、「何から手をつけたらいいかわからない」などといった状態は、疲労で脳が一時的に機能低下を起こしているにすぎません。
 本当はそれほど難しい問題ではなく、脳が十全に機能していれば、すや判断できます。しかし、疲労は判断力の前に、決断力を低下させます。仕事に勢いがなくなります。
 だから、脳に15分から30分程度の中休みを与えて、目覚めてから判断すればいいのです。


【感想】

◆タイトルとおり「デジタルに頼らない」仕事術本でした。

そもそも本書の中心となる「柱」は3つあって、それらはアマゾンの内容紹介でも掲載済み。
1.発想の管理アイディアはすべて5秒以内に手帳に記すこと
2.書類の管理必要な書類の9割を30秒以内に机上に取り出せるようにすること
3.時間の管理時間管理の中心に睡眠リズムを置くこと
そしてそれぞれが、本書の第1章から第3章に対応している次第です。

というワケで、まず第1章は手帳活用法を。

著者の井原さんは、上記ポイントの1番目にあるように、つねに手帳(A6ノートですが)を持ち歩き、思いついたことを片っ端から書いていくというスタイルです。

しかもその手帳の今日書くところに、ペンを挟んでおかないとダメ、とのこと。
発想が浮かんでから、ペンを探していてはもう遅い。
とのことですから、当然
電子手帳や携帯用コンピュータは、この点で問題外です。
と言われるのも当然でしょう。


◆また、上記ポイントの2番目の「書いた瞬間に積極的に忘れる」というのは、お医者さんらしい発想だな、と。

ちなみに章題には「発想」とありますが、書きとめるのはいわゆる「アイデア」だけではありません。

ToDoリストから、かかってきた電話のメモまで基本的に何でもアリ。

原則は「忘れてはいけないが、いちいち覚えていられないことのすべて」なのだそうです。

ただ、スマホやPCが使えない状況なら、アナログで書きとめてもいいとは思うのですが、電車の乗り換え検索結果をスマホで調べたなら、それをそのままデジタルで残しておけばいい気がしないでもなくw

私はなんでもかんでもGmailに飛ばしてしまいますが、Evernoteその他のアプリを使われている方も多いとは思うのですけどね。

なお、この何でも書く手帳とは別に、スケジュール帳は別に用意されているのですが、この辺の使い分けについては、本書にてご確認ください。


◆続く第2章のテーマは、「書類の管理」です。

これに関しては、上記ポイントの3番目にある「修正型『超』整理法」と呼ばれている方法がその骨子。

ここでは割愛していますが、別のテーマで角型2号封筒を作成したら、どんどんキャビネットの一番手前に入れていきます。

そして用事があって取り出した封筒は、また一番手前に入れていきますから、まさに「野口式」。

置く場所(机の上ではなくキャビネット)や、封筒の記入場所(右肩でなく左端)や使い方(縦ではなく横)は違いますが、ほとんど「『超』整理法」と同じです。

なお、井原さんはこのキャビネットを施錠されており、この辺は時代の流れで情報管理がうるさくなったこともありますが、扱う書類や仕事内容によって異なるかと。


◆一方、上記ポイントの4番目の「メールの印刷」は、まさに「ペーパーレス」に逆行するものですが、私もたまにすることがあります。

それは大抵、質問等を受けて考えたり検討しなくてはならない場合であり、そのレベルのメールをPC画面や、ましてやスマホの小さな画面で見ても、頭が働きません。

さらには、赤ペンで記入したり、マーカーを引いたりもしますから、出力は必至です。

ただ、この辺は世代(私は井原さんと同世代)によっては違う可能性もあるので、一概には言えないのかもしれません。

一応私は、こういう時には手を動かさないと、考えがまとまらないのですけどね。


◆なお最後の第3章における「昼寝」の考え方については、類書で述べられていることとほぼ同じでした。

ただ、上記ポイントの5番目にあるように「まず昼寝」という提言は、目からウロコ。

もっとも、昼寝したくても、昼休み以外できない職場の方がほとんどでしょうから、TIPSとして挙げてもしょうがない気がしないでもなく……。

ちなみに私が新卒で入社した会社は、いわゆる大企業でしたけど、トイレの個室で居眠りしている先輩方が結構いました。

まーこれなども、トイレの個室が多いからできることですし、それ以前にそんな所では寝られない人がほとんどでしょうけどね。

結局のところ、昼寝のできる昼休みに合わせて、仕事の順番を考えるしかないかな、と。


あくまで「アナログ」にこだわりたい方なら、要チェックな1冊!

4799325388
精神科医が実践する デジタルに頼らない 効率高速仕事術
序章 知られざる「白い巨塔」の日常
第1章 発想の管理―5秒以内に手帳に書き留める
第2章 書類の管理―修正型『超』整理法を活用する
第3章 時間の管理―睡眠を時間管理の中心に置く


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【編集後記】

◆これまたコミックのセールゆえ、記事にはできないのですが、今日から8月3日までの期間限定で、このような「50%OFF」セールが開催されています。

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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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