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2019年01月01日

【トヨタ式?】『トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術』渡邉英理奈


トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、昨日の「フォレスト出版 期間限定半額キャンペーン」でも一番人気の仕事術本。

先月出たばかりの作品ですから、ほぼ新刊と言ってもいい1冊と言えます。

アマゾンの内容紹介から。
トヨタの伝承メソッド「自工程完結」をホワイトカラー向けに体系化。元・トヨタ人材育成担当者が伝授する個人向け業務効率化の技術。

「60%OFF」と値引率も高めですから、このKindle版が700円以上お買い得となります!





Productivity: Starting to Look Like a Personal Kanban / orcmid


【ポイント】

■1.「最高のアウトプット」を目指さない
 あなたは「最高のアウトプット」をいつも追求するべきだと思いますか?
「そんなの当たり前でしょ!」と思うかもしれません。
 でも、「最高のアウトプットを出す」は、本当に正しいか?
「超効率仕事術」的に答えると、ずばり「NO」です。
 それなら、テキトーなアウトプットを出せばいいかというと、こちらも「NO」。
 では、どんなアウトプットが正しいのか?
 それは、「予算」「納期」「求められる完成度」に応じた「最良のアウトプット」です。
「最高」ではなく、「最良」です。(中略)
 つまり、「最高」ではなく、「予算」「求められる完成度」「納期」に合わせた「最良」のアウトプットこそが、お客様やアウトプットの受け取り手のほしいものなのです。


■2.効率を最大化する「実施事項」の順番
 さらに効率をアップさせる、とても簡単かつ重要なポイントがあります。
 それは、思いついた順に挙げた実施事項を、最も効率のいい順番に並べ変えることです。
 これができる人は、「段取りがいい」と言われる人です。
 順番を並び替えるときの重要ポイントは2つです。
(1)Aがないと、Bができないなら、必ずAをBより前に置く。
(2)同時進行できるものはないかを探す。
 作業を進める上で、Aという実施事項がないと、次のBの実施事項ができないというものが必ずあります。その観点から順番に並べるのです。
 さらにもう1つ、順番を考える上で重要なポイントが、1つの実施事項を行なっている間に、別の実施事項も同時できないかという観点で考えることです。
 つまり、同時進行ができるものはないかと考えながら、順番を決めるのです。


■3.人を責めるな、仕組みを責めろ
 トヨタでは「人を責めるな、仕組みを責めろ」という言葉があります。
 間違いや失敗を犯した人が悪いのではなく、間違いや失敗をしてしまうような状態・環境になっていることが悪いということです。
 つまり、間違いや失敗を防ぐ仕組みがないことが悪いのです。
 私も新入社員時代にたくさんミスや失敗をしました。そのときに、上司や先輩に言われたことは、「次に同じ失敗を繰り返さないような仕組みにしろ」ということでした。失敗をしようと思ってもできないような、そんな仕組みです。
 人のせいにしてしまうと、その人がこれから気をつけるという心がけだけで終わってしまい、次も同じ失敗が起こる可能性をなくせていません。
 しかし、失敗をしたくてもできない仕組みをつくってしまえば、心がけという不確かなものではなく、確実に失敗を防ぐことができます。


■4.関係者とプロセスとスケジュールを共有する
 自分一人でつくったプロセスとスケジュールは、まだまだ甘いところがあったり、見落としがあったり、現実的でなかったりします。そのプロセスとスケジュールに沿って仕事をしても、うまくいく可能性は高くはないでしょう。
 では、どうすれば、その可能性を広げられると思いますか?
 それは、 プロセスやスケジュールを関係者と共有することです。(中略)
 プロセスとスケジュールを共有することのメリットは、たくさんあります。あなたが部下でも上司でも同じです。
 もしあなたが上司だったら、積極的に部下と共有してみてください。「プロセスやスケジュールを関係者と共有する」という空気を自らつくることで、まわりの人も共有することの重要さに気づき、次第に共有するようになるはずです。


■5.悪い知らせほど、すぐに報告
 トヨタには、「バッドニュース・ファースト」という言葉があります。
 悪い報告こそすぐに、優先的にするという姿勢を表しています。これは、悪いニュースほど人は隠したいという心理状態をわかった上で、トヨタの中でのある種のルールになっています。
 問題や遅れを隠して、1人でなんとかしようとすると、多くの場合、傷口は広がるからです。
 それよりも、早く上司や関係者にその悪い状況を共有してもらい、みんなで対策を取ることの重要性をトヨタでは全従業員に伝えています。
 そのため、報告を受けた上司も叱ったり、部下を責めてはいけません。そうではなく、「報告してくれてありがとう。それで、対策案はどうする?」という対応をするように言われています。
 私自身、何人もの上司に「バッドニュース・ファースト」をしてきましたが、叱責されることはありませんでした。「それで、原因と対策はどうする?」と言われました。
 あなたがもし上司や先輩の立場なら、同じような対応をしてください。あなたがもし部下や後輩の立場なら、恐れずに「バッドニュース・ファースト」をしてください。


【感想】

◆そもそも冒頭の内容紹介にもある「自工程完結」については、以前当ブログでこちらの本をご紹介したことがありました。

現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結―――リーダーになる人の仕事の進め方
現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結―――リーダーになる人の仕事の進め方

参考記事:【スタッフ部門の生産性向上!】『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結』佐々木眞一(2015年11月16日)

この本の著者の佐々木眞一さんは、まさにこの「自工程完結」という考え方を生み出された方。

ゆえにこの本自体のクオリティは当然のように高かったのですが、やや分かりにくい部分もありました。

というのも、一応本自体はデスクワーカー向けに書かれたものではあったものの、事例のほとんどが製造部門のお話だったから。

それに対して本書の著者である渡邉さんは、この「自工程完結」を「生産現場だけでなく、ホワイトカラーの職場でも実践できるようにし、研修として世界中のトヨタに展開するという仕事を任された」方だけあって、分かりやすさが数段アップ!

事例もほぼすべてが、ホワイトカラーである渡邉さんご自身のお話ですから、私たちにとっても身近なものになっています。


◆実際、本書を読み終えて感じたのが、「自工程完結」と言っても、意外と今まで接してきた「王道的な働き方」に近いな、ということ。

もちろん本書は「自工程完結」の解説書ではなくて、「自工程完結」をベースにトヨタ以外のホワイトカラーの仕事でも実践しやすいようアレンジした「超効率仕事術」がテーマですから、それも当然かもしれません。

そこで今回、上記ポイントを抜き出すにあたって、類書であまり見なかったり、「お!」と意外に思ったものを選んでみました。

たとえば上記ポイントの3番目にある「人を責めるな、仕組みを責めろ」というのは、言うのは簡単ですけど、実際に会社として実践できているのが、トヨタの強みなのかな、と。

そして、そのミスを防ぐための「仕組み」の1つがチェックポイントを書いたチェック表です(「チェックリスト」のことだと思われ)。

本書では実際にチェックポイントを定める際の注意点等も記されていますので、詳しくはそちらをご覧ください。


◆同じく、上記ポイントの5番目にある「バッドニュース・ファースト」も、何かの本で読んだ記憶があるものの、それが組織として根付いている企業は少なそうな。

一応、ユニクロの柳井さんは明言されているようですが。

ファーストリテイリングの柳井正社長(下)|日経 社会人大学院サーチ

もしこれが徹底されていたら、昨今の「偽装問題」は起きないと思いつつも、結局末端がバッドニュースを上にあげても、どこかで握りつぶされたら意味がないんですよね……。

奇しくも、今回挙げた「人を責めるな、仕組みを責めろ」も「バッドニュース・ファースト」も、新人や末端レベルが何かミスや失敗をしても、その人自体を責めない、という点では同じです。

たまたま直属の上司がそうだった、というのではなく、会社全体がそういう考え方をしているのが、トヨタのトヨタたるゆえんかもしれません。


◆こうした「社風レベル」のモノは別として、本書では「個人レベル」で実践できるTIPSも多々ありました。

たとえば上記ポイントの2番目の「『実施事項』の順番を考える」のもその1つ。

もっともこれは、上記でも触れているように「段取りがいい」と言われている方なら、既に行ってらっしゃるでしょうね。

また、本書では各単元(STEP)の最後に「明日から実践」と題して、具体的なアクションも提案されています。

これに関しては本書の「おわりに」で、渡邉さんが
どれか1つの要素、どれか1つのステップでいいので、ぜひ実践してみてください。
と言われていますから、まずはここから手を付けてみるのが良いかもしれません。

いずれにせよ本書は「仕事術本」として、分かりやすさとクオリティを兼ね備えた良書だと思います。


今年から「トヨタ式仕事術」で働いてみたい方に!

トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
第1章 トヨタ社員だけが知っている「超効率仕事術」とは?
第2章 プロセス&スケジュールをつくる
第3章 人を巻き込んで、さらに効率を上げる
第4章 次の仕事へつなげる仕事術


【関連記事】

【スタッフ部門の生産性向上!】『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結』佐々木眞一(2015年11月16日)

【トヨタ式】『トヨタの段取り』(株)OJTソリューションズ(2015年10月17日)

【紙1枚!?】『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』浅田すぐる(2015年02月17日)

【トヨタ流】『トヨタが「現場」でずっとくり返してきた100の言葉』若松義人(2013年06月22日)


【編集後記】

◆皆さま明けましておめでとうございます。

当ブログは2005年のお正月からスタートしたので、いよいよ15年目に突入しました。

いやー、よくもまぁここまで続いたものだと(遠い目)。

古くからご存知の方も、最近ご覧いただくようになった方も、引き続きよろしくお願い申し上げます!


【編集後記】

◆昨日の「フォレスト出版 期間限定半額キャンペーン」で人気だったのはこの辺でした(順不同)。

トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術

最高の結果を出すKPIマネジメント
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なぜかうまくいく人のすごい無意識
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参考記事:【脳のチカラ?】『なぜかうまくいく人のすごい無意識』梯谷幸司(2018年11月12日)

場を支配する「悪の論理」技法
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「すぐ決まる組織」のつくり方
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宜しければご参考まで!


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Posted by smoothfoxxx at 10:00
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