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2018年01月24日

【仕事術】『スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位』美崎栄一郎


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スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、先日の「未読本・気になる本」の記事だけで、既に何人かの方にお買い上げいただいている1冊。

おなじみ美崎栄一郎さんの最新作は、ビジネスパーソン向けの「仕事術本」になります。

アマゾンの内容紹介から。
優先順位づけとは、端的にいうと「今何をすべきか?」を決めることです。本書では、重要度や緊急度にかかわらず、抱えているすべてのタスクを、決められた時間内に処理できるよう割り振っていくことで、生産性を上げるためのノウハウを解説します。

なお、上記記事の投稿後、単行本と同額だったKindle版が若干値下げされましたので、当然そちらをゲットしました!





Priorities / lisaclarke


【ポイント】

■1.あらかじめ決断の基準をつくっておく
 アップルのスティーブ・ジョブズや、フェイスブックのマーク・ザッカーバーグがいつも同じ服を着ているのは、「決断の回数を減らすため」だということは有名な話です。
 これは、着る服を決断するための基準をつくっているともいえます。(中略)
 仕事でも同じです。
「お金と時間で迷ったら、必ず時間を優先する」「アポイントは先約を優先し、あとからより魅力的なアポが入っても断る」というように基準を決めておけば、決断を保留することがなくなります。
 さらに、判断を誤ることがなくなりますし、同じような案件で違う決断を下してしまうというミスもなくすことができるのです。


■2.判断を伴う不必要な作業をやめる
 ここでは、どの工程をやめると最も効果が高いのか、ということについてお伝えしていきましょう。
 結論からいうと、「判断をともなう作業」をやめることが最も効果的です。
 前述しましたが、判断するという行為には、時間や集中力など多くのリソースが必要だからです。(中略)
 先ほどの例でいうと、ランチミーティングをするお店を探すという工程は、複数の判断をともないます。
・駅から近いのか?
・場所はわかりやすいのか?
・店は狭くないのか? (中略)
 このように、考えなければならないことがたくさん含まれているのです。これら1つひとつをさらに分割していくと、選択肢が無数に増え、より判断に時間がかかるようになります。
 仕事の本質にかかわる判断であれば問題ありませんが、そうではない事象の判断に時間を割くのはナンセンスです。


■3.繰り返しはまるボトルネックには、あらかじめ対処する
 私はマイナンバー以外にも、過去にメールで質問され、返事をするのに時間のかかった回答を、「シンプルノート」というクラウドのメモ帳に登録しています。
 こうやって"ひな形"としてクラウドに保存しておけば、外出先でもコピペするだけでスマホから簡単に回答できますし、打ち間違いなどのミスもなくなるため仕事の効率が上がります。
 このように、小さな仕事のボトルネックは、あらかじめ対処法を確立しておくことで比較的容易に解消できるのです。
 こういうと、あたり前のことに聞こえますが、こういった些末なことに対処しないせいで、膨大な時間を無駄にしている人はたくさんいます。
 とくに、年に一度など、頻度は低いけれど定期的に依頼される仕事などは、あらかじめ対処しておくことでかなりの時間を創出できます。


■4.発生日基準で仕事を進める
●締め切りまで時間がある仕事
記憶が鮮明な仕事発生直後に着手するとより速く仕事を終えることができるうえ、相手の心証もよくなる。
●毎月締め切りが訪れる仕事
材料がすべてそろう前から着手することで、締め切り直前に作業が集中することを防げる。
●その他定期的な仕事
複数回分まとめて行うことで、突然割り込み仕事が入っても、慌てることがなくなる。


■5.部下からの相談には最優先で対応する
 じつは、この割り込み仕事のなかに、絶対に優先すべきものがあります。
 それは、部下からの相談です。
 部下に対していい顔をして人気取りをしろといっているわけではありません。
 部下からの相談を先延ばしにしていると、結果的に自分自身の首を絞めることになるからです。
 よく、部下から話しかけられると「今、忙しいからまたあとで」と答えるリーダーがいます。もちろん、本当に忙しいのだと思いますが、これを繰り返しているとかなり危険な状態に陥ります。(中略)
 もし、あなたに部下がいるのなら、よほどのことがないかぎり相談にはその場で対応し、つねに声をかけやすい雰囲気をつくるよう意識しましょう。


【感想】

◆一般的に「仕事の優先順位」というと、「緊急度と重要度のマトリクス」が有名ではないか、と。

しかし本書では、この考え方に疑問を投げかけています。

なぜならば、現実世界では割り込み仕事や、些細な仕事もどんどん発生するから。

そこで著者の美崎さんが提案するのが「今という時間にその価値を最大化できる仕事を割り振る」というやり方です。

要は「今何をすべきか?」を考えるということ。


◆本書はまず第1章で「なぜ、仕事の優先順位は狂うのか?」と題して、優先順位を左右する原因を分析し、その対処法を指南してくれています。

たとえば「もっといい結論があると思い、決断を保留しているから」という原因に対しては、上記ポイントの1番目の「決断の基準をつくる」ことで対応。

また、上記では割愛していますが「時間」や「人」といった「リソースの不足」という原因に対しては、「お金で解決する」と端的に言いきられています。

とはいえ、いくら優先順位をつけても、そもそもの仕事量自体が多かったら、元も子もありません。

そこで本書の第3章では、仕事を減らすTIPSを提言。

具体的には、仕事を細かく「分割」し、些細な作業を「集合」させ、それを「スキマ時間」に割り振ります(詳細は本書を)。

加えて、そもそも作業自体をカットする際には、上記ポイントの2番目にあるように「判断を伴うもの」を対象とすると良い模様。

……確かに店選びは面倒ですし気を遣いますもんね(「誰とでも同じ店を使う」という手もありますがw)。


◆続く第4章は、仕事を停滞させる「ボトルネック」の解消がテーマです。

中でも比較的簡単にできて効果があるのが、上記ポイントの3番目の「繰り返し発生する作業」に対するもの。

冒頭で触れられている「マイナンバー」に関しては、美崎さんは出版社に書類(マイナンバーカードのコピー等)をいちいち提出しなければならなかったのですが、私もすべての顧問先に同じ対応をする必要がありました。

そこで美崎さんと同じく、あらかじめマイナンバー関係の書類をセットにしておいて、問い合わせが来たら、その都度そこから出して郵送するという手順で対応した次第。

これも、最初にまとめて準備しておかなかったら、結構な手間や時間がかかったことは間違いありません。


◆そして本書の中でも「なるほど」と思ったのが、上記ポイントの4番目にある「発生日基準で仕事を進める」という考え方。

これは第6章で詳しく解説されているのですが、普通は締め切りに合わせる「締め切り日基準」で、皆、仕事を進めていると思います。

とはいえ、後から入った仕事の締め切りが、当初予定していた仕事と重なってしまったら、破たんしてしまうこと必至。

そこで美崎さんは、「仕事が発生した直後に、その仕事に着手するための時間を30分確保」し、「すぐにとりかかれる仕事を見つけ、それらを処理する」のだそうです。

たとえば、会議が終わって、それに関して新たな仕事が発生する場合には、会議の直後に時間を確保し、タスクの数を1つでも減らしてしまう、とのこと。

確かに「鉄は熱いうちに打て」ではないですが、直後であれば記憶も鮮明ですし、後工程もラクになりますし、いい事づくめですね。


仕事の生産性を高めたい方ににオススメ!

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スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位
第1章 なぜ、仕事の優先順位は狂うのか?
第2章 優先順位を決める4つの原則
第3章 「分割と集合」で仕事はうまくまわりはじめる
第4章 仕事の「ボトルネック」を見つけ解消する
第5章 “迷い"を断ち切る10のルール
第6章 驚くほど仕事がはかどる優先順位のつけ方


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ビジネスの達人がこっそり教えてくれる『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』(2016年05月25日)


【編集後記】

◆本日の「Kindle日替わりセール」から。

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ここまで本格的ではなくとも、ボルダリングの施設があると、子供たちがわらわらと群がっていたりしますし、ヒトは木でも山でも、登れるものがあると登りたくなるのかも!?

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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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