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2017年10月16日

【ファイリング】『片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術』刑部恒男


片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術
片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、昨日に引き続き、現在開催中である「Kindle5周年記念キャンペーン」からの1冊。

こちらも8月の未読本記事にてチェックしていた作品ゆえ、さっそく買ってみた次第です。

アマゾンの内容紹介から一部引用。
本書で紹介するのは、書類でぐちゃぐちゃになった机、棚がスッキリと片づき、しかも、袋に放り込むだけで資料を整理できるという超画期的な方法だ。
資料が大量になっても、すぐ検索できて、取り出すことができる、すごいファイリング術。

なお「54%OFF」という値引率のおかげで、セール期限内であれば、中古よりも実質500円以上お買い得です!





Folders / quinn.anya


【ポイント】

■1.ファイリングの基本は「今すぐやる」
 優先順位で仕事をしていくと、上位20%はその日のうちに終わっているが、最下位の20%は、今日も手つかずのまま残されてしまうものである。
 とくに、資料の整理やファイリングはいつも後回しになっていないだろうか。いつかやろうと気になっているが、雑用に追われて手つかずのままではないだろうか。
 そこで基本は、「今すぐやる」ことである。気がついたとき、気になったときが「やるとき」だ。また、情報が入ってきたとき(資料をもらったり手紙を受け取ったり……)、これを「ペンディング」にしておく方法もあるが、入ったらすぐ分類・ファイリングを心がけるようにしたほうがいい。


■2.WI(ダブルインデックス)ファイルシステムの概略
 ファイル(袋)をつくったら、まず袋を机の上のブックエンドに立てる。ブックエンドから必要なファイルを取り出して利用し、終わったらファイルを左端に入れる。
 使ったファイルはブックエンドの左端に入れると、あまり使われないファイルは自動的に右端に押し出される。ずっと右端に置かれたままのファイルはゴミ箱に行くか、残しておきたい保存版ファイルはキャビネットに振り分けられる。
 保管場所のキャビネットでは、山根式袋ファイル法(→まえがきPART2の2項)のようにアイウエオの「50音順」で並べる。「50音順」に並んでいると、辞書のように一瞬で検索できるはずだ。


■3.ダブルインデックスは50音順&系統別
 「ダブルインデックスファイル」は、「メインインデックス」と「サブインデックス」の2つのインデックスからできている。グループ名は「メインインデックス」に記入し、タイトル名は「サブインデックス」に記入していくのが原則だ。この「メインインデックス」のグループ名が同一なら、「50音順」で並べても同じ場所に集まることになる。
 もちろん、グループにする必要のない単独のファイルも多い。それは「メインインデックス」の位置にタイトル名を記入するだけだ。
 この「WIファイル」を保存するときの大切なポイントは、大項目を「系統別」に分類して並べるのではなくて、単純に「50音順」で並べることである。


■4.ファイルの中はクリアフォルダーで細分化する
 しかしいろいろなものをWIファイルにそのまま放り込むと、再び仕事を始めようとしてWIファイルから出したとき、机の上はバラバラになった資料が出てくる。これではスムーズに仕事を始められないこともある。
 そこで、文献関係、データ関係、原稿などに大きくまとめておいたほうが便利だ。「クリアーホルダー」(A4版)にそれぞれを「小分け」しておけばいいだろう。
 クリアーホルダーは脇から資料がこぼれやすいのだが、そのぶん出し入れが簡単だ。しかも透明なので中に入っているものがわかる。大ざっぱにまとめる方法としては最適だろう。


■5.会議資料の入った封筒は、そのまま資料ごと保存する
 会議資料が封筒に入っている場合は、その封筒に入れたまま保管する。封筒表面には会議の主旨と配られた資料のリストを記入しておく。会議が終了後、配られた封筒の端に、インデックスを作成すれば、その封筒がそのままWIファイルになるわけだ。
 そして、メインインデックスには、会議名を記入し、サブインデックスには開催年月日を記入するだけでよい。これだけで会議資料の整理は完了する。(中略)
 しかし、会議で入手した資料を、いま手がけている仕事で活用するために、仕事単位のWIファイルへ移動するのが必要な場合がある。そんな場合は、会議用ファイルの表面に「資料移動覚え書き」を必ず記入しておくことである。これを書いておくことによって、資料の迷子は確実になくなるはずだ。


【感想】

◆冒頭のアマゾンの内容紹介は、スペースの関係上あまり長くは書けないので、簡易的な部分しか引用しておりません。

ただし、その元となるアマゾンのページで、実は本書の結構重要な部分がサラッと書かれていたりします。

中でも「キモ」と言えるのが、「机の上では時間順に並べ、保管するときは50音順に並べる」というクダリ。

上記ポイントの2番目が、それに該当するのですが、要は「時間順で整理する『超整理法(野口式)・押出しファイリング』」と「50音順で整理する『山根式・袋ファイリング』」をミックスさせているワケです。


◆その際用いるのが、見出しである「WI(ダブルインデックス)」。

上記ポイントの3番目にあるように「50音別」と「系統別」を両立させるために、見出しを2つつけるワケです。

また、単に見出しを付けるだけではなく、著者の刑部さんは、事務用封筒(角型2号)の上端を切り落として、このように罫線をもコピーしているのだそう。



中に何が入っているかが書けるだけでなく、上記ポイントの5番目にあるように「資料移動覚え書き」のような情報も付加できる次第。

ちなみに、サイズ的に大きいのでピンときませんでしたが、これ、いわゆる「京大型カード」を参考にしているようです。


◆ところで本書は、刑部さんが10年以上前に出したこの本が元となっているらしく。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術
魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術

それが今般、「大幅に加筆訂正」して本書を出したのも、実は上記の本を読んだコクヨが新製品を開発したので、その活用法も盛り込んだからのようです。

具体的には、こちらの2つのファイルなのですが(違いはマチの厚み)。

コクヨ グルーピングホルダー KaTaSu ポケットタイプ マチ30mm 5冊 フ-KGPW750T
コクヨ グルーピングホルダー KaTaSu ポケットタイプ マチ30mm 5冊 フ-KGPW750T

コクヨ グルーピングホルダー KaTaSu マチ15mm 5冊 フ-KGMV750T
コクヨ グルーピングホルダー KaTaSu マチ15mm 5冊 フ-KGMV750T

上記ファイルのアマゾンのページにも、かなり詳しく使い方が述べられている一方、コクヨのサイトには、さらに詳細なページがありました。

ダブルインデックス(WI)式ファイリングなど〈KaTaSu〉活用術|コクヨ

……実は上記の「封筒に印刷する情報カード」画像も、このサイトの一番下からダウンロードした次第w


◆もちろん、このような市販のファイルを使わなくとも、本書を読んで「WIファイルシステム」を取り入れることは可能です。

そもそも刑部さんご自身も、上記で触れたように角型2号に印刷してらっしゃるわけですし、上記ポイントの5番目にあるように、「もらった封筒をそのまま使う」ことまで推奨されているのですから。

ただ、印刷したインデックスの記入の仕方や、ファイルの分類の仕方、さらには長年活用されてきて気が付いたこと等々が掲載されている点で、本書を読む価値は十分あるかと。

私自身は、仕事で大量に活用しているクリアホルダーを整理すべく、上記のコクヨのファイルを試してみたいと思います。


書類整理にお悩みの方なら、要チェックな1冊!

片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術
片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術
Part1 そもそも、なぜファイリングが必要なのだろう
Part2 これまでのファイリング方法を押さえておこう
Part3 「魔法の袋」で、一気にファイリングがラクになった!
Part4 WIファイルの基本的な使い方
Part5 どんなものでもWIファイルで整理できる!


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【編集後記】

◆冒頭で触れた「Kindle5周年記念キャンペーン」の中で、意外な人気なのがこの本。

MIND OVER MONEY―――193の心理研究でわかったお金に支配されない13の真実
MIND OVER MONEY―――193の心理研究でわかったお金に支配されない13の真実

中古価格とKindle版のお値段があまり変わらないので、ノーチェックだったのですが、確かに内容的には行動経済学っぽいですし、面白そうですよね!


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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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