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2017年07月20日

【生産性向上?】『チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策』沢渡あまね


チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策
チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、先月下旬の「未読本・気になる本」の記事にて人気だった仕事術本。

記事の中では一番最後に発売された作品なので、すっかり失念しておりました。

アマゾンの内容紹介から一部引用。
シリーズ10万部超!『職場の問題地図』『仕事の問題地図』で話題の、人気業務プロセス/オフィスコミュニケーション改善士が、大企業から中小企業、町工場まで、現場に即した68の改善策をまとめた、「働き方改革」実践書の決定版!
日本マイクロソフト、ヤフー、日本旅行、ナムコ、NTTデータ、大阪王将、ジヤトコ…他、企業事例多数掲載!
効率化×プロセス改善で、生産性向上を実現!
個とチームが一気に回り出す!

なお、版元が滅多にセールをしないダイヤモンド社さんなので、私はお得なKindle版でサックリ読んでしまいました!





Productivity: Managing Multiple Streams on the Personal Kanban / orcmid


【ポイント】

■1.生産性を上げる4つのフェーズと8つのステップ
(1)現状把握フェーズ
 ステップ1 業務を洗い出す
 ステップ2 ムダに気づく
(2)検討フェーズ
 ステップ3 改善策を考える
 ステップ4 標準化する
(3)実践フェーズ
 ステップ5 横入りをナントカする
 ステップ6 やってみる
(4)浸透フェーズ
 ステップ7 定着させる
 ステップ8 振り返る
(詳細は本書を)


■2.Excelファイルで業務を「見える化」する
 私は、いつも業務改善や働き方改革をお手伝いする際、クライアントさんに次の3つを作ってくださいとお願いしています。
(1)業務一覧
(2)インシデント管理簿
(3)年間業務スケジュール表
 (1)の「業務一覧」とは、文字通りあなたの部門やチームの業務を一覧にしたリストです。
 あなたのチームに、どんな業務があるのかを洗い出してみる。
(2)の「インシデント管理簿」とは、通常業務以外の「横入り」を記録するための表だと思ってください。(中略)
 加えて、先々の、少なくとも向こう1年間くらい、どんな時期にどんな業務が発生するかも見通しておきたいですね。新入社員の受け入れ対応、年度末対応、技術発表会など、あらかじめわかっている業務やイベントは、の「年間業務スケジュール表」を作って管理します。


■3.業務の目的を考える
 「隠れ業務」も含め、あなたのチームの業務をひと通り洗い出すことができました。
 次に、それぞれの業務の「目的」を確認しましょう。業務一覧の表の右に1列追加し、項目名に「目的」と入れてください。
 そして、業務1つ1つにこんなツッコミを入れながら、目的を確認し記入していきます。
「この業務、何のためにやっているんだっけ?」
 特に、定型化したルーチン業務。なかでも「報告業務」「資料作成業務」「定例会議」は要チェック。これらはムダが潜む三大業務です。
「ここまで丁寧な資料は作らなくていいのではないか?」
「報告のための報告作業が多いよね……」
(中略)
 こんな気づきがポロポロと出てくることでしょう。業務一覧に頻度と業務量が記されていることで、よりムダや改善余地に気づきやすくなります。


■4.「もしも〜がなかったら」と考える
 その業務ありきの前提で考えていると、なかなか思い切ったスリム化、効率化はできません。
「この作業がなかったら、誰がどう困るだろう?」
「この報告をしなかったら、何か困ることはあるんだっけ?」

「もしやらなかったら」の想定をして、やめてもいい仕事、減らしてもよさそうな仕事にアタリをつけましょう。業務一覧で特定した「関係者」を確認すれば、その仕事をなくしたときの影響範囲がある程度想定できますね(意外と誰も困らなそうだと気づくことがあります)。
 あるいは、いっそのこと一度やめてみるのも手です。
「1カ月やめてみて、問題がなかったらそのままなくしてしまおう」
「誰かから文句を言われたら、そのときは復活させればいいさ」

 くらいの思い切りも大事。ただし、やっぱりその業務はなくせないとわかったときには、すぐ復活させられるようにしておきましょう(必要なデータ・ツール・手順書を残しておく、など)。


■5.標準化する対象業務は「繰り返し性」と「重要度」の2軸で考える
・「繰り返し性」高 ×「重要度」低 → 第犠欷
・「繰り返し性」高 ×「重要度」高 → 第蕎欷
・「繰り返し性」低 ×「重要度」低 → 第珪欷
・「繰り返し性」低 ×「重要度」高 → 第絃欷
 第蕎欷臓ここにプロットされた業務は標準化しておく必要がありそうですね。高頻度かつ重要。たとえば、あなたが企業内の情報システムのサポートデスクだとします。システム利用者からの、パスワードに関する問い合わせ対応業務。ほぼ毎日発生し、なおかつ急ぎの要件。これは、標準化して誰が受けてもすぐ答えられるようにしておかなければまずいでしょう。
 意外と見落としがちなのが、第絃欷。重要だけれども、繰り返し性が低い。ここの業務、実は厄介です。(中略)
 第犠欷の業務も悩ましいですね。些細な問い合わせ対応業務など、特に急がないけれどやらないわけにはいかない、なおかつ発生頻度が高い業務。(中略)
 第珪欷の業務は、都度対応でも良く(あるいは最悪やらなくても良さそう)、急いで標準化する必要はないでしょう。


【感想】

◆今まで何冊か生産性向上を目的とした作品を読んできましたが、その中でも本書はかなり秀逸だと思います。

とにかくひたすらシステマティック。

上記ポイントの1番目にそのアウトラインが紹介されていますが、下記目次にあるように、第1章から第8章までのそれぞれの章が、各ステップに対応しています。

そして各ステップごとに図や表が豊富なこと!

ただ図化しただけのポンチ図とは違い、そのままセミナーで使えるクオリティの図表が掲載されており、理解するのに役立ちました。

もちろん上記ポイントの2番目にあるような具体的な実例も収録されていますし、分かりやすさの点でもかなりのものだと思います。

図表のページにも付箋は貼ってあるんですけど、いかんせん引用はできないので……。


◆今回、内容的には、どうしても「検討フェーズ」辺りまでに集中してハイライトを引いてしまいました。

結果、結構大事な部分も割愛しているワケでして。

実際、上記ポイントの3番目では「隠れ業務」が洗い出された設定になっていますが、本書ではその前の部分で、その洗い出しの手法について解説されています。

また、「業務の目的」を考えた後でも、問題の原因にアタリをつけたり、さらに「その業務の本当のお客さん」を探ったりする仕様。

本書ではそのお客さんのことを「ラスボス」と呼んでいるのですが、たとえば「システムの説明資料の対象」が、「各部のシステム担当」なのか「自部門の全社員」なのかは、大きな違いです。

それを意識しないで作成してしまうと、手戻りなど非効率が発生するのは当然ですし、逆に手を抜くことも可能という。


◆さて、実際にどう改善案を出すかについては、第3章に詳しいのですが、こちらも割愛(すいません)。

具体的にはホワイトボードと付箋を使うのですが、付箋活用については、先日ご紹介したこの本のやり方に近いです。

「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本 【イチから身につく本】
「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本 【イチから身につく本】

参考記事:【会議術】『「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本 【イチから身につく本】』釘山健一(2017年07月03日)

……ちなみにこの本、今月の月替わりセールの対象なので、今なら「69%OFF」という激安設定w

さらに上記ポイントの5番目では、標準化する業務の決め方を指南してくれているのですが、今までこんな事考えたこともありませんでしたよ。

ちなみに決め方はこれだけでなく、「発生頻度×所要時間」の2軸のパターンも紹介されていますから、詳しくは本書にてご確認を。


◆ところで「仕事の生産性」と言った場合、「個々人のスキルアップ」と、「職場(グループ、課、部、会社等)の業務改善」の両方のお話があると思います。

当ブログでは、どちらかというと前者の本が人気なのですが、そもそも「不要な仕事を高速で処理」しても、結局ムダになってしまうワケで。

そういう意味では、まず本書のような本を読んで、業務内容を検討するのが大事ですし、上記のTIPSはいずれも1人で出来るもの。

今まで日常業務に何の疑問を持っていなかった方でも、「目からウロコ」となるかもしれません。


生産性の向上を目指すなら要チェックです!

チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策
チームの生産性をあげる。―――業務改善士が教える68の具体策
はじめに
第1章 問題はどこにある?【ステップ1】業務を洗い出す
第2章 ムダをなくす【ステップ2】ムダに気づく
第3章 で、どう変える?【ステップ3】改善策を考える
第4章 誰でもできるようにする【ステップ4】標準化する
第5章 横入りに振り回されない【ステップ5】横入りをナントカする
第6章 実行力を高める【ステップ6】やってみる
第7章 なぜ改善は続かない?【ステップ7】定着させる
第8章 チームをドライブさせる【ステップ8】振り返る


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【トヨタ式】『トヨタの段取り』(株)OJTソリューションズ(2015年10月17日)

【超仕組み化?】『無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさい』松井忠三(2013年07月14日)


【編集後記】

◆冒頭の内容紹介にあるように、本書では具体的な企業の実例が収録されているのですが、そこに登場していたのがこちらのスイーツです。


ムスコが明日から夏休みで給食もないので、お弁当に入れると喜びそうな予感w


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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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