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2017年04月20日

【仕事術】『仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない! 超速片づけ仕事術』美崎栄一郎


仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない!  超速片づけ仕事術
仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない! 超速片づけ仕事術



【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、美崎栄一郎さん久々の新刊。

「超速」「片づけ」「仕事術」と、当ブログにおけるバズワードがテンコ盛りゆえ、さっそく読んでみた次第です。

アマゾンの内容紹介から一部引用。
本書で紹介するノウハウは、多大な時間をかけて身のまわりをキレイにするだけの「整理のための整理」ではありません。
INとOUTのバランスをとり、自分の仕事のスピードを上げるために、モノやPCのデスクトップ、タスク、メール、人間関係、情報などあらゆるものを“時間をかけずに片づける"ノウハウです。
本書は、サラリーマン時代に残業月100時間から、12時出社・5時退社を実現した著者が仕事の効率を最大化する片づけ方をお伝えします。

なお、それほどお買い得とはいえないのが残念ですが、Kindle版のご用意もあります!





168/365 / irrezolut


【ポイント】

■1.名刺は日付スタンプを押して輪ゴムでとめる
 私自身もこれまで、名刺をどう整理するかを試行錯誤してきました。
 そしてたどり着いたのが、時系列で整理することです。
 やり方はとても簡単。
 毎朝、昨日いただいた名刺に日付スタンプを押して、輪ゴムでとめ、時系列に重ねておくだけ。
 これが、最も検索性が高く、整理に時間もかからない方法なのです。スタンプを押し輪ゴムでとめるだけですから、20枚程度であれば1分もかかりません。
 この方法であれば、名刺を1枚1枚スキャンしたり、写真に撮ったりしてデジタル化するよりも圧倒的に少ない手間で、整理することができます。


■2.本の状態が把握できて、いっぱいにならない書棚整理法
 やり方は簡単。
1.読み終えた本は、背表紙が下向き(上下さかさま)になるように戻す
2.一度手に取った本は、書棚のいちばん右側に戻す
3.横に寝かせて置かない
 この3つのルールを守るだけです。 
 具体的にいうと、本を書棚から出し、そのまま読み終えた場合は、棚のいちばん上の右端にさかさま(背表紙が上下反対)になるように置きます。
 すると、最近読み終えた本であることがひと目でわかります。
 読んでいる途中で書棚に戻す場合は、上下を逆にせずタイトルが読めるかたちでいちばん右端に戻します。
 こうすれば、読み途中であることがひと目でわかりますし、左側になればなるほど手に取っていない、つまり読み進んでいない本ということになります。


■3.PC画面に付箋を貼らない
 付箋をパソコンに貼るのは、これからやるべきことを忘れないようにするためです。
 ですから、ディスプレイに貼ってあるタスクは今やろうとしている仕事ではないはず。
 人の脳は、無意識に目の前にある情報を取り込もうとする習性がある一方、ひとつの仕事にしか集中することはできません。
 つまり、目の前に別の仕事に関する情報が書かれたメモが貼られていると、そのことが頭のなかに浮かんでしまい、今やっている仕事に集中できなくなってしまうのです。これでは仕事が遅くなってしまいますよね。(中略)
 繰り返しになりますが、タスクを書き出すこと自体は大切なことです。「それがつねに目に入る」という状況がよくないのです。
「ディスプレイのまわりが付箋でいっぱい」という人は、今すぐ付箋を目につかない場所に移動しましょう。 
 集中力が上がり、仕事のスピードが劇的に速くなることがご理解いただけると思います。


■4.メールを溜めない「Bcc」活用法
たとえば送られてきたメールに回答しなければいけない案件が3件あって、それに対して2つしか答えられないという場合、保留にせず、自分宛にBccをつけて次のように返信するのです。
(1)、(2)の件は了解です。
(3)のアポイントの件は、先方と調整してご連絡しますので、しばしお待ちください。
 すぐに答えることができる案件だけに答えて、残りは「後ほど回答します」と自分宛にBccを入れて送信するということです。
 すると先方には、速報の返信が戻り、自分の受信トレイには、やるべきことだけが書かれたメールが届きます。相手に対してスピード感を演出できますし、自分自身は未回答の(3)の件だけ読めばいいので、同じメールを再度確認しなくてすみます。


■5.メールでのアポ取りは候補日を3つ以内で挙げる
 メールで日程を決める場合は、次のように候補日を3つ以内に抑えること、できれば時間も指定して連絡するのが原則です。
 打ち合わせの日程ですが、(1)7月8日の午前中、(2)7月9日の15時〜17時、7月7日の午前中のいずれかであれば助かります。
 この3候補は明日まで空けておきます。
 私は、ひとつしか候補を出さないこともよくあります。
 このように日時を限定しておけば、メールを送った人も、受け取った相手も、そのほかの時間に別のアポや仕事を入れることができますし、一往復のメールで日程が決まる可能性が高まります。


【感想】

◆本書のタイトルを最初に見たとき、「片づけ」という部分ばかりに注意が向いて、てっきり「整理整頓本」なのかと思ってしまいました。

確かに本書の第1章は、「机まわりとモノの整理編」ということで、机まわりの整理の仕方や、上記ポイントの1番目のような名刺管理法、さらには書類整理の方法も指南されています。

ただしこれらは、「整理」が目的ではなくて、あくまで仕事を円滑に進めるためのもの。

そういう意味では、本書の「片づけ」とは、「整理整頓」より、むしろ「仕事を片づける」の「片づけ」なのだと考えられます。


◆実際、第2章以降では、さまざまなシーンで「片づけ」るための秘訣が登場。

特にその第2章の「タスクの片づけ編」は、「仕事術マニア」の方なら見逃せないところです。

たとえば上記ポイントの3番目の「PC画面に付箋を貼らない」というのは、やってらっしゃる方も多そうな。

私も社会人時代は良くやっていたのですが、集中を妨げていたとは知りませんでした。

さらに割愛した中でも、スマホの乗換案内アプリで移動経路や到着時間を調べる際、検索結果をメール送信できる機能を用いて自分宛てにメールを送り、後で交通費精算に使う、というのも、時短効果が高そうです。

……私の場合、自営業で交通費精算がないので、PASMOにチャージしたレシートをとっておくだけなんですがw


◆一方、第4章の「超速メール術編」も、仕事を効率化するためには必須なパート。

上記ポイントの4番目の「自分宛にBccを入れて送信する」というのは、類書では見たことのないやり方ですが、今後私も試してみようと思います。

逆に上記ポイントの5番目の「アポ取りで自分から候補日を挙げる」のは王道でしょう。

私の場合、長引きそうなら面倒くさくなって電話しちゃうのですが、美崎さんは「仕事のやりとりはすべてメールで」と決めてらっしゃるので、時間まで指定して、メールでのやりとりを最小限に抑えている次第。

また、割愛した中には「見返しそうなファイルはエバーノートに保存する」というTIPSもありました。

初っ端でアナログな名刺管理法があるので、勘違いされると困るのですが、美崎さんはエバーノートやドロップボックスもフル活用されている「IT活用派」ですから(アプリの本も出されているくらいですし)!


◆ちなみに、直接仕事には関係しないものの、第5章の「SNSと人間関係の片づけ編」も参考になりました。

特に連絡手段のルールを決めておくのは、見習いたいな、と。

美崎さんの場合、上記で「仕事のやりとりはすべてメールで」行っていることことを触れましたが、それ以外にも
電話は極力しない。かかってきてもとらない。
LINEは親戚とのやりとりにかぎる。基本的に公開しない。
プライベートなやりとりはフェイスブックでもメールでもOK。
としているのだとか。

本書によると、顧問税理士からの電話にも、居留守を使ってメールでやりとりしているそうで、かなり徹底されています。

ただ、昨今LINEは、グループや組織、サークル活動等の連絡ツールになっているようなので、親族等に絞るのは難しいかもしれませんが。


◆以上のように、本書は「全方位」から、仕事を「片づけ」てくれる作品でした。

実際に美崎さんがなさっていることですし、技術的に難解なものではありません(上記ポイントの2番目等)から、再現性も問題ないでしょう。

また、お値段的にも、このコンテンツで1300円しないのはポイント高し!

冒頭で触れたように、Kindle版はそれほど安くなっていないのですが、かんきさんは頻繁にはセールをしないですし、出たばかりのうちにサクッと読んでみるのも手だと思います。


仕事の効率化を目指す方なら要チェック!

仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない!  超速片づけ仕事術
仕事が速い人ほど無駄な時間を使わない! 超速片づけ仕事術

第1章 片づけ時間が半減し仕事が10倍速くなる! 机まわりとモノの整理編
第2章 先延ばしや仕事の洪水がなくなる! タスクの片づけ編
第3章 細かいフォルダ管理から解放される! デスクトップの簡単掃除ワザ編
第4章 驚くほど仕事がはかどる! 超速メール術編
第5章 仕事も気持ちもすっきりする! SNSと人間関係の片づけ編
第6章 超速で情報を集め、最大限活用できる! 情報管理ワザ編


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【編集後記】

◆本日の「Kindle日替わりセール」から。

EAT&RUN 100マイルを走る僕の旅
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以前話題となった書籍『BORN TO RUN 走るために生まれた』に登場する、「完全菜食主義者にしてウルトラマラソンの王者」スコット・ジュレクの作品で、アマゾンレビューの大部分が星5つという高評価です。

「68%OFF」という激安設定のおかげで、Kindle版が800円以上お買い得となっていますから、気になる方はぜひご検討ください!


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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