スポンサーリンク

2014年09月20日

【はてブ2000超!】『ビジネスプロフェッショナルのExcel術』


4822269949
ビジネスプロフェッショナルのExcel術 (日経BPムック)


【本の概要】

◆最近、はてな界隈で話題となっていたのが、こちらの記事。

世界標準のExcel表 プロはこう作る  :日本経済新聞 世界標準のExcel表 プロはこう作る  :日本経済新聞

はてなブックマークの人気記事(ホッテントリ)のロジックが変わって、入れ替わりが激しくなってから、ブックマーク数が2000を超えるエントリーというのは、滅多にお目にかかっていないと思うのですが、久々の大ヒットとなっております。

そして、その記事の元ネタとなったのが、冒頭の『ビジネスプロフェッショナルのExcel術』でして、実は私は、8月31日の「未読本・気になる本」の記事で取り上げた翌日に購入しておりました。

この本、内容的には良かったものの、画像も無くレビューするのが難しい、と感じてブログではスルーしていたところ、上記記事にて、使いたかった画像を発見!

そこで、その記事で触れられている部分以外のTIPSも含めて、改めてご紹介してみます!






Excel in a foreign land / jayfreshuk


【ポイント】

■1.縦の罫線は必要以上に使わないようにする

◆今回、上記記事に画像があったので、晴れて言及できたTIPSがコレ。

このページの上の画像のい鬚干稜頂きたく。
表のセルを右揃え、または左揃えにすれば、文字列が線の代わりになる。表に記載する情報を最小限にするためも、縦の罫線は極力減らす。
 一方で、横の罫線は視覚の補助として必要なことが多いため、使用してもかまわない。ただし、太い線は使わず、細い線を薄い色にして用いるとよい。こうすれば、視覚の邪魔にならず見やすいからだ。
私も実際にやってみたのですが、どうも微妙でした。

そこで気が付いたのが「データラベルがセンター設定になっていた」ことで、見本ではラベルもデータと同じく右寄せになっているがゆえ、文字列が線の代わりになるワケですね。



■2.空白のセルを作らない

◆これは特に画像がなくてもご理解頂けるのではないかと。
空白があると、資料から何かのミスでデータが消去されたのではないか、といった不安を読み手に与えてしまう。もし数値が「0」ということなら、そのように明記する。
デフォルトですと「0」は表示されると思うのですが、もし非表示設定になっている場合は、こちらを参考の上、切り替えて下さい。

ゼロの表示と非表示を切り替える - Excel

ただ、ゼロが多い資料の場合、ダーッとゼロが並ぶ表もあまり見栄えがいいとは思わないのですけどねw



■3.項目はインデントで整理する

マイクロソフトWordにインデントがあることは知っていましたが、Excelにもあるとは、実は知りませんでした。

やはりこちらのページの上の画像のГ鬚翰になった上で、下記内容をお読みください。
 インデントは、小項目のセルを選択してから、「インデントを増やす」をクリックする。ここでは、「会費」や「資料・印刷費」といった小項目をインデントで字下げする。インデントは表示形式を変更するだけなので、データの内容は変更されない。そのうえで、「収入」「支出」といった大項目を、小項目の列に統合する。小項目のみ字下げされているので、大項目との違いは一目で分かるはずだ。
本書では具体的な操作方法にまで触れられているのですが、今回の日経さんの記事ではボリューム的にそこまでは踏み込めておりませんでした。

私は今まで、見出しに段差を付ける際には、小項目の冒頭にスペースを空けるか、大項目と小項目とで列をズラし、大項目のセルの幅を縮めて「重なり表示」を表現していたのですが、今後はインデントを多用するツモリです!



■4.色やグラフの3Dは、その意味を考えた上で使う

◆ここからは、上記日経さんの記事では登場していない部分からになります。

それゆえ画像はございませんが、ご了承頂きたく。

まずは、Excelに限らないお話として「資料の装飾」について。
筆者が駆け出しのコンサルタントだった頃、美しいドキュメントを作ろうとグラフをオレンジ色に着色したExcelシートをクライアント企業に提出したことがある。すると担当者に「このオレンジにはどのような意味があるのか」と質問され、答えに窮した経験がある。書き手が何気なく使った表現であっても、読み手はそこから真剣に意味を読み取ろうとするものだ。
 この例では、グラフが3D表示になっているが、メッセージに何も寄与していない。この場合は、通常の次元表示のグラフを使うのが望ましい。
逆に、色を戦略的に使うお話(「プレゼン相手のコーポレートカラーを使う」等)が、こちらの本ではありましたね。

4408110817
プレゼンは資料作りで決まる! 意思決定を引き寄せる6つのステップ

参考記事:【資料作成】『プレゼンは資料作りで決まる! 意思決定を引き寄せる6つのステップ』天野暢子(2014年08月06日)

いずれにせよ、何も考えずに作成しては、イカンということで。



■5.濃淡のバランスを取る

◆これこそ本来、画像がないと分かりにくいお話なのですが……。
必要以上にカラフルなExcel文書は、読み手の視線が発散してしまい、肝心のメッセージが伝わりにくくなる。おまけに目がチカチカして単純に見にくい。一方で、余りに淡泊な色使いのExcel文書も、パッと見てどこが重要なポイントなのかが判りにくい。
 適切な濃淡のバランスを取るためには、(1)最も重要な箇所を強調する。(2)形、大きさ、太さ、色のパターンを3つ以内に抑える、の2つを意識するとよい。色を使う場合は、色に特別な意味があるのでなければ、原色は避けて淡い色を使うようにすると、見た目がすっきりする。
確かに複数個所強調されている資料は、結局何が言いたいのか、かえって分かりにくいもの。

もう1つ付け加えると、実際の資料としてコピーする場合は、カラーが使えず黒一色になるケースが多いので、その前提で色使いや濃淡を考えるべきだと思います。



【感想】

◆簡単ですが、この辺で。

実は、上記の日経さんの記事をご担当されているのは、記事の最終ページに記載されている(皆さんそこまで辿りついてない気がw)ように慎 泰俊さん。

慎さんと言えば、この本が有名ですが。

4492557318
外資系金融のExcel作成術: 表の見せ方&財務モデルの組み方

私もリアル書店でチェックして、「基礎編」部分までは良かったものの、後半の「モデル編」部分が難しくて(本来はそこがキモなんでしょうが)スルーしたという。

このエントリーでは、上記ポイントの1番目から3番目までは、この慎さんが記された第1章からなのですが、まさに「基礎編」の内容であり、おかげさまで私にも理解できました。


◆そして上記ポイントの4,5番目の部分は、第2章からで、ご担当はアビームコンサルティングの林 友三さんと山中健太さん。

下記目次にもあるように「経営コンサルタントが作る顧客を動かすExcelチャート」ということで、どちらかというと「Excel操作法」よりも、「資料はどうあるべきか」という内容になっています。

ただし、「Excelで実現するにはどうすればいいのか」ということが分からないと実践できませんから、その辺のアドバイスは満載。

すべて「Excel上で実現する」前提でお話されていますので、Excelでプレゼン資料を作られたい方は、この章は役に立つと思います。


◆なお、第3章以降については、このエントリーでは触れておりませんが、第3章もKPMGコンサルティングの皆さんによるもので、コンサルタントが如何にExcelを活用しているか分かる内容。

反対に第4章はExcelの操作方法がメインです。

特にこの章の「もっと便利になる42のテクニック」は要チェックで、私は「円グラフで強調したいデータを切り離す」ことができるなんて、知りませんでしたよ(恥)。

一方、第5章は「データ集計」、第6章は「データ分析」で、途中から難しくて理解できませんでした(ダメじゃん)。

ということで、やはり「全部のページが役に立つ」というより、「人それぞれでお役立ちなページがある」タイプの1冊ではないか、と。


◆ちなみに、冒頭の記事のはてブページもチェックしてみたのですが……。

はてなブックマーク - 世界標準のExcel表 プロはこう作る  :日本経済新聞

ツッコミで多かったのが、「世界標準」を謳っていながら「Excel」と全角表示になっていることなんですが、これについては、さらにメタブクマページに「新聞社の記事中の英字が全角なのは、新聞や雑誌の縦書きレイアウトにそのまま流し込むため」とのご指摘がありました。

もっとも、タイトルは確かに英数全角表示ですけど、中の記事自体は英数半角ですし、もちろん書籍である本書も半角ですのでご安心を。

いずれにせよ、この内容でこのお値段なら「アリ」ではないでしょうか?

つい先日(9/18)、Kindle版も登場していますし。

B00NNHGQPA
ビジネスプロフェッショナルのExcel術(日経BP Next ICT選書)

ブクマ2000超えしているのに、在庫切れになっていないのは、Kindle版のおかげかもしれませんねw


まさに「使える」Excel本です!

4822269949
ビジネスプロフェッショナルのExcel術 (日経BPムック)
【Chapter1】
慎 泰俊の世界標準のExcel表
【Chapter2】
経営コンサルタントが作る顧客を動かすExcelチャート
【Chapter3】
経営コンサルタントの上司に分かってもらえるExcel文書
【Chapter4】
効率化:手早く賢く作成するためのノウハウを学ぶ
【Chapter5】
データ集計:数字を巧みに操るすべを知る
【Chapter6】
データ分析:実績から次の一手を予測する
【Chapter7】
書式設定:ビジネス向けに整える基本を作例で学ぶ


【関連記事】

【資料作成】『外資系コンサルが実践する 資料作成の基本 パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70』吉澤準特(2014年08月20日)

【エクセル】『入社1年目のエクセル仕事術』中山真敬(2014年05月08日)

【資料作成】『プレゼンは資料作りで決まる! 意思決定を引き寄せる6つのステップ』天野暢子(2014年08月06日)

【BCG流?】『外資系コンサルの資料作成術---短時間で強烈な説得力を生み出すフレームワーク』森 秀明(2014年02月22日)

【オススメ!】『外資系コンサルのスライド作成術―図解表現23のテクニック』山口 周(2012年10月22日)

【スライド作成】『研究発表のためのスライドデザイン』宮野公樹(2013年05月06日)

もしものときのための『ウォールストリート・ジャーナル式図解表現のルール』6選(2011年04月13日)


【編集後記】

◆Excel関連の資料本としては、この本も良かったです。

4820748998
外資系コンサルが実践する 資料作成の基本 パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70

特に「セル結合」を避けるための「疑似結合」は、「目からウロコ」でした。

レビューは上記関連記事にてご確認ください。


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

この記事のカテゴリー:「ビジネススキル」へ

この記事のカテゴリー:「プレゼンテーション」へ

「マインドマップ的読書感想文」のトップへ
Posted by smoothfoxxx at 10:00
TrackBack(0)ビジネススキルこのエントリーを含むはてなブックマークYahoo!ブックマークに登録BuzzurlにブックマークBuzzurlにブックマーク

スポンサーリンク




この記事へのトラックバックURL


●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。
●トラックバックは承認後反映されます。
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/smoothfoxxx/52147704