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2014年06月16日

【整理術】『完全図解 いちばんわかりやすいビジネス整理術』オダギリ展子


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完全図解 いちばんわかりやすいビジネス整理術


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、当ブログでも今まで仕事術系のご本を何冊かレビューしたことのあるオダギリ展子さんの最新作。

今回の作品は、それらの集大成とも言える広範囲な1冊です。

アマゾンの内容紹介から。
整理術の基本から仕事を効率化するテクニックまで、整理術のコツがズバリわかる。整理整頓に効く!使えるお役立ちグッズ・文房具も多数紹介!!

4色刷り&画像フルカラーでこの値段はお買い得カモ!?





Clean Desk! / TedsBlog


【ポイント】

■1.机上レイアウトは使用頻度と利き手を考慮する
 机上に置くモノの置き場所を決める際の判断基準は、「使用頻度」と「利き手」の2つです。配置としては、使用頻度が高いモノほど自分の近くに置きます。
 利き手に関しては、モノを取り出して使うときに手の持ち替えが起こらないように置き場所の左右を決めるのがポイント。要注意なのが電話とその関連グッズです。(中略)
 電話が鳴ったら受話器を取り、メモを書き、受話器を戻すまでの一連の作業がスムーズになるような配置を。


■2.デスク周りを「固定化」する
●付箋
 使うたびに探す、新しい付箋を取リに行く、などといった事態を避けるためには、付箋の裏側の粘着部分を利用してデスク周リに貼り付けておくことをオススメします。
●ゴミ箱
 薄型の省スぺースタイプを選んで、マグネットやマグネットテープなどで引き出しに直接貼り付けておくと便利です。
●30cm定規
 イラストのような浅い引き出しのデスクには、前面にマグネットテープや両面テープなどで3Ocm定規をケースごと貼リ付けて固定してみるのも一案です。


■3.「虎の巻リスト」をデスクマット下に敷く
 電話で突然部署のFAX番号を聞かれて、すぐ答えられずにモタモタしてしまった経験はありませんか?
 正確さが要求されるもの、自分が覚え切れない細々したものについては、虎の巻リストをつくってデスクマットの下に敷いておくと便利です。
 職場でデスクマットの使用が禁止されているなど、机上での情報開示が難しい場合は、普段はビニール製のクリアケースやファイルに綴じて保管し、必要なときにすぐ閲覧できるようにして、環境に合わせた対応を!


■4.上書き忘れ防止のために書類にカラーリングする
 よく使う書類は、フォーマット(ひな形)として保存し、次からはそれを基に作成しましょう。
 このとき、気をつけたいのが「上書き忘れ」。
 その対策としてオススメしたいのが、書類へのカラーリングです。
 モノクロの印刷では、濃い赤や青は黒となり、ごく薄い色はその色が出ないので、
(1)ワードでは、上書きする箇所の文字を赤や青の濃い色に
(2)エクセルでは、該当セルをごく薄い色でペイント

して、書類作成時の意識付けとするのです。
 もちろん、書類作成後の最終チエックも忘れずに!


■5.未読メールがたまったら新着順に読む
 受信トレイに未読のメールがたくさんたまってしまったら、新しく届いた順にメールを読んでみてはいかがでしょうか?
 新着順にメールを読み進めていくと、「差替」や「訂正」「変更」などがあった場合は、その情報が先に得られます。
 従って、それより前に届いている差替および訂正、変更前の古い情報のメールを読む必要がなくなるのです。
 CCのあるメールでは、そのうちの誰かから返信があった場合は、その内容も含めて考慮できるので、効率よく作業が進みます。


■6.書類の4隅カットで進捗状況が一目瞭然!
 新しい案件を引き受けてからその完了までに何段階もある場合は、どの案件がどういう段階であるのかをきちんと把握しておきたいものです。
 その確認が簡単にできるのが、この方法です。
(1)担当業務での重要ポイントに当たる作業を最大4点挙げる
(2)それらを最初の作業で発生した書類の4隅に段階順に割り振る
(3)実際に作業が完了したら、該当する書類の隅をカットする

(詳細は本書を)


【感想】

◆正直、あまり「図解本」の類は得意ではないのですが、こと「整理術本」ということだと、図解あってのものが多く、今回も抜き出すのに苦労しました。

あきらかに「図解ありき」なTIPSについては、当然割愛せざるを得ず。

それでもなんとか分かりやすそうな「図解ネタ」として取り上げたのが上記ポイントの6番目です。

ここで言う「4隅カット」というのも、文章で読むと今ひとつ分かりにくいですが、要は読書の際にドッグイヤーする人が「ページの上を折ったら○○」「下を折ったら□□」みたいに決めているのと同じこと。

本書の例だと、注文書に対して「左上カット⇒工場に発注済み」「左下カット⇒工場から出荷済み」……と言った具合に、その注文書の状況を「見える化」しており、なるほどこれはやってみたいな、と。


◆「図解」とともに多かったのが、冒頭でも触れた「画像」で、こちらは、イラストの「4色刷り」とは違ってフルカラー(写真ですから当たり前ですが)。

必要に応じて、タスク管理の手順や手帳の書き方等が、画像付きで解説されています。

この辺は、お馴染みの『日経ビジネスアソシエ』をイメージしてもらうと良さげ。

特に手帳の書き込みの具合は、やはりイラストよりも実際の画像があった方が理解しやすいのは当然でしょう。

……って相変わらず私は手帳使ってないんですがw


◆また、画像の中でも多かったのが、製品画像のたぐい。

本書では、整理に便利な文房具やガジェット、ツール等が多数紹介されています。

たとえばこれは、上記ポイントの2番目に出てきた薄型ゴミ箱。

B0012OPI1Y
コクヨ リサイクルボックス デスクサイド1種分別 薄型 イレ-61NM

こちらは下の文字が透けて見えるクリップ。

ミツヤ お徳用 クリアクリップアクア 小
ミツヤ お徳用 クリアクリップアクア 小

どちらもとりあえず購入検討対象として捕獲しました。

なお、第6章が「デジタル機器」ということで、こちらでスマホやらタブレットやらの製品画像が掲載されているんですが、当然当ブログではスルーしておりますw


◆そもそも本書は「整理術」ということで、てっきり第2章の「デスク周り」や第7章の「ファイリング」を扱うような本だと思っていたのですが、予想外にカバーしている範囲は広かったです。

詳しくは下記目次をご覧頂くとして、たとえば上記第6章の「デジタル機器」もそうですし、第3章は「時間」。

こうした広範囲な内容を「整理術」というキーワードでくくって、一挙に解説できたのも、著者のオダギリさんが「事務効率化コンサルタント」という肩書きだからかも。

確かに、それぞれの章のテーマごとに深く掘り下げたビジネス書はいくらでもありますが、逆に、本当に大事な部分だけを抽出して、1冊にまとめているワケですから、その価値は高いと思います。


コスパ考えたら、お買い得な1冊!

4415217664
完全図解 いちばんわかりやすいビジネス整理術
1章 今すぐチェック!整理術の基本
2章 無駄をなくす!デスク周りの整理術
3章 仕事を効率化!時間の整理術
4章 情報を整理しよう!ノートとメモの整理術
5章 仕事の必需品!手帳の整理術
6章 必須テクニック!デジタル機器の整理術
7章 仕事がラクになる!ファイリング術


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【整理術】『会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術』桃山 透(2013年10月09日)


【編集後記】

◆ちょっと気になる本。

戦略的、めんどうな人の動かし方
戦略的、めんどうな人の動かし方

ある意味『人を動かす』みたいな感じなのかな、とw


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Posted by smoothfoxxx at 09:30
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