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2013年10月09日

【整理術】『会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術』桃山 透


会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術
会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、意外や意外に久々だった「整理術」のご本。

著者の桃山 透さんは、この手の作品を多く書かれてらっしゃるだけあって、安定した内容でした。

アマゾンの内容紹介から。
カオスな山積み机にヘタすぎファイル全部すっきり整理!「引き出しにしまって、おしまい」「何でもファイルしとけばいいんだろ?」ゴミ書類を大事にしまったり、必要なものがすぐ取り出せなかったり、整理整頓のルールがすっきりわかる仕事捗り習慣術。

本書を読めば、読めば仕事が捗ること必至です!


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【ポイント】

■1.用途別クリアホルダー使い分け

ジョインテックス クリアホルダー A4 (100枚入) 乳白 160-891

 枚数が少ない書類のファイリングなら、A4サイズのクリアホルダーが最適だ。(中略)
 ただし、1ミリほどの厚みのあるクリアホルダーを選ぶようにしよう。薄いものだとファイルボックスで立ちにくく、すぐにヨレヨレになってしまう。
 100円ショップなどで売られている薄いクリアホルダーは提出用に使うといい。相手にていねいな印象を与えることができ、ウケがよくなるだろう。
 基本的には無色透明のクリアホルダーでいいが、主な取引先や緊急の仕事の書類などはカラークリアホルダーに入れ、ほかのものと区別すると探しやすくなる。


■2.ファックスのファイリング


Receiving a FAX / kalleboo

 ファックスは受け取ったらすぐに目を通し、忙しくてもその場で処理しよう。
 不要な用件なら問題はないが、必要な用件なら、不明な点や判読できない文字があったり、複数枚送られてきたうちの何枚かが抜け落ちていたりする場合、時間が経ってからでは、送信者に問い合わせにくくなる。
 また、急を要する用件だったり、セミナーや懇親会など、出欠の返信期日が過ぎてしまったりした場合、問題となってしまう。
 ファックス用紙を保管する場合は、上部余白に受信日時を赤で記入し、重要な箇所にマーカーしておくと要点がわかりやすくなる。複数枚ある場合は、ホチキスでとじれば紛失の心配もなくなる。


■3.作業動線を考えてモノを配置する


Desk / Xurble

 たとえば、ほとんどの会社では、電話を机の左端の奥に置いているが、これは左手で受話器を取り、右手でメモしやすいからだ。
 このように作業動線がよくなるモノの配置を考えると、縦型ファイルボックスやペン立ては机の右端の奥に置いたほうが取りやすくなる。
 引き出しにモノやファイルを収納するにしても、よく使うモノは手前、あまり使わないモノは奥に入れておくと、出し入れしやすくなり、ムダな動作が発生しない。
 少しでも仕事がしにくいと思ったら、ムグな動作が発生する原因を見つけ、改善してみよう。


■4.センター引き出しは基本的に空けておく


Sorting my phones drawer / kalleboo

基本的には何も入れないほうがいい。
 何かモノを入れるにしても、厚みがなく、平面の面積が大きい封筒や、30センチ定規などを収納するのに適しているくらいだ。
 どうしてこんなに使えない引き出しがあるんだろう? と不思議に思う人も少なくないだろうが、それでも便利な使い方はある。
 一時離席するとき、作業中の書類や文具などを入れておくのに向いている。これなら離席中に書類や文具を紛失することはななるだろう。いちいちボックスファイルに戻す手間も省ける。


■5.デスクトップの数秒ファイリング術


desktop / cookieevans5

 デスクトップがデータやフォルダでグチャグチャになっている人は、ひとまず年月日のフォルダ名をつけたフォルダにすべて放り込んでおくといい。これなら数秒でデスクトップがスッキリする。
 あとは必要になったフォルダやデータだけをデスクトップに出すようにし、その都度整理していけば、パソコンのファイリングのハードルがグッと下がる。


■6.小さな資料や記憶媒体は封筒で整理する


Punch Cards & Memory Sticks / pjen

 写真やリーフレット、SDカード、USBメモリなど、小さな資料や記憶媒体の整理で困っている人は多いだろう。
 それぞれ専用のホルダーで整理する方法もあるが、分散して整理することになるので面倒臭く、探す手間もかかってしまう。最悪の場合、どこに整理したのか、わからなくなる恐れも出てくる。
 ところが、案件ごとにこれらの資料や記憶媒体を長形封筒に放り込んで封かんを折り曲げ、ゼムクリップで留めて一括整理するとうまくいく。あとは書類とともにファイルに入れて、ファイルボックスで管理するだけだ。


■7.出張時の下着類は1日1袋でまとめる


Nicaragua - The Things We Carried / Mat Honan

 スライダー付クリアバッグに下着類を入れるときは、Tシャツ、パンツ、靴下など、同じ下着類同士ではなく、1日に着る下着類を1袋でまとめるのがポイントだ。
 これなら着替えやすく、出張する泊数と同じ数の袋を用意すればいいので、「1日分忘れた!」といったことも防げる。使用後は元のスライダー付バッグにそのまま戻せば、間違って未使用の下着類と混ぜてしまうこともなくなる。


【感想】

◆「整理術」や「整理整頓」をテーマにした本の場合、「どの範囲をカバーするか」はさまざまです。

まずは「机周り」をやるとしても、そもそもその机があるのが、自宅なのかオフィスなのか。

自宅の場合、他の部屋や押し入れ整理になることもありますし、逆にオフィスの机だと、それこそ机ならぬパソコンの「デスクトップ」整理ですとか。

その点本書は、上記ポイントにもあるように、極めてビジネス寄り。

基本的に「ビジネスパーソン向け」の整理術を指南してくれています。


◆ユニークだったのが、第2章の「文具活用法」で、整理・ファイリングに使える文房具がいくつか紹介されていました。

これは、縦型ファイルボックス内でもしっかり立つ「スーパーハードホルダー」。

キングソフト スーパーハードホルダー 5山インデックス 透明マチ付 766T 緑
キングソフト スーパーハードホルダー 5山インデックス 透明マチ付 766T 緑

また、中が見えないカモフラージュホルダーは知っていましたが、折れにくい「ハード仕切り付」タイプまであったとは。

カモフラージュホルダーハード仕切付 FL-129グリーン
カモフラージュホルダーハード仕切付 FL-129グリーン

そしてこちらは、「DMを開封して、個人情報を消す」のが、1台でできるという優れもの。

マックス 個人情報保護スタンプ コロコロケシコロWITHレターオープナー SA-151RL/R
マックス 個人情報保護スタンプ コロコロケシコロWITHレターオープナー SA-151RL/R

まー、文房具も筆記具以外は、ざっくり言えば「整理・ファイリング」のためのものがほとんどですし、こういう章もアリかな、と。


◆なお、この手の整理・ファイリングのための文房具なら、こちらの本がオススメ。

最強の文具活用術 (PHPビジネス新書)
最強の文具活用術 (PHPビジネス新書)

参考記事:【10選】『最強の文具活用術』から選んだスグレ文房具10選(2011年11月23日)

著者のオダギリ展子さんは、「事務効率化コンサルタント」だけあって、実践的な文具活用術がお得意です。

そう言えば、以前オダギリさんのご本で読んだ、「黄色い蛍光ペンはコピーに写らないので原本管理に好都合」というのは、目からウロコでした。

上記ポイントの2番目でファックスのファイリングのお話がありましたけど、受信日時は印字されると思うので、送信した原稿に黄色い蛍光ペンで日時を記入しておくと良いと思われ。


◆ちなみに本書は、図解本ではないものの、必要に応じてイラストや写真が挿入されており、分かりやすかったです。

写真がカラーでないのは、お値段的にしょうがなかったかな、と。

1点残念なのが、横書きの左開きだったことで、特にURLや数式もなかったですし、普通に縦書きで良かったハズ(アマゾンのイメージを見ると、前作も横書きだったので、合わせたのかもしれません)。

それさえ気にしなければ、ツボを押さえた良書だと思います。


整理・ファイリングを基礎から学べる1冊!

会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術
会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術
第1章 ファイリングの基本を押さえる
第2章 整理・ファイリングに効く文具活用法
第3章 すべての仕事は机から始まる
第4章 共有ファイルの提案・管理の仕方
第5章 パソコンの整理も、基本はアナログと同じ
第6章 一歩先行く整理・ファイリング術
第7章 仕事力3倍アップ! 情報整理・ファイリング術


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【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)


【編集後記】

◆その桃山さんのシリーズ前作がこちら。

会社では教えてくれない! 頭のいいメモ術・ノート術
会社では教えてくれない! 頭のいいメモ術・ノート術

中古でもほとんど値崩れしていない人気作です。


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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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