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2013年04月12日

【新社会人必読?】『ビジネスメールの作法と新常識』杉山美奈子


ビジネスメールの作法と新常識 会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)
ビジネスメールの作法と新常識 会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、以前『好かれるメール 嫌われるメール』というご本を紹介させて頂いた、杉山美奈子さんの最新作。

今回はよりビジネスシーンに特化しており、新しく社会に出られる方が知っておきたいビジネスメールのTIPSが満載でした。

アマゾンの内容紹介から。
失礼にならない返信期限、トラブルにならない転送の仕方、「させていただく」を連続させない、「お世話になっております」より効果的な1行目に、「クッション言葉」を使い分ける、返信メールの常識・非常識、失礼にならない断り方、婉曲表現を身につける…etc.お礼・お詫び・催促などそのまま使える文章表現も多数紹介。

もちろん帯にもあるように、「中堅・ベテランも要注意」かも!?


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【ポイント】

■1.返信は24時間以内に
 メールを受け取って、そのままほったらかしておくのはマナー違反です。24時間以内に何らかの返信をすることを心がけましょう。メールを送った側は、送信した瞬間から相手の返信を待ち始めます。回答できることは、できるだけすばやく返信すれば、好印象を持ってもらえます。


■2.読みやすいレイアウトのコツ
読みやすいレイアウトにするにはコツがあります。まず、改行する箇所。1行の文字数は長くても30文字以内で収めます。1行の文字数が少なくても、内容が変わる箇所、切りのいい箇所では改行してかまいません。画面内の空白を多くすると、読みやすいメールになります。そして文章のかたまりとかたまりの間を1行空け、内容の違いがわるようにレイアウトします。
 また、全体の行数は40行以内で収めます。これは2画面分にあたる行数で、それ以上長いと相手はメールを読むのを苦痛に感じます。


■3.「クッション言葉」で柔らかい表現にする
 相手に依頼をするときは「クッション言葉」を添えて伝えましょう。クッション言葉とは「お手数ですが」などのように、文頭に付ける前置きの言葉です。頼みごとを切り出す前に付けると、言い方をやわらかい印象にする効果があります。ビジネスメールでは、相手にお願いするときにおもに用います。
 たとえば「返信をお願いいたします」なら、「恐れ入りますが」を添えて、「恐れ入りますが、返信をお願いいたします」にすると、ていねいに伝わります。


■4.Wordで間違いをチェックする
 Wordには文章の間違いを指摘する校正機能が付いています。メールソフトに書いた文章をコピーして、Wordに貼り付けるだけで自動的に校正されます。ただし、自動判定ですから、指摘された箇所が必ず間違いというわけではありません。自分でもう一度読み返して、直すべきかどうか判折するといいでしょう。


■5.断り方の3つのポイント
 まずは、断ることをいちばん最初に書くことです。メールでは結論を最初に持ってくるのが基本です。言いにくいことは相手に気をつかい、つい後回しにしがちですが、最初に書いてしまうほうが親切です。
 2つ目は「おわびを切り出す言葉」を添える方法です。まことに申し訳ございませんが、ご希望には添いかねます」「せっかくのお申し出ではありますが、ご要望には添いかねます」のようにていねいに書きます。これは106ぺージで紹介したクッション言葉のテクニックです。
 最後は、断る理由、代案、今後につなげる言葉を書く方法です。「この方法は難しいのですが、別の方法なら検討が可能です」のように代案を出せば失礼になりません。


■6.感じのいい返答をする
 好印象を与えるには、「はい」という返事を付けて同意することです。「○○の件、かしこまりました」は、「はい。○○の件、かしこまりました」で、ていねいな返答になります。また、「承りました」も、「たしかに承りました」と書けば相手を立てて、好印象になります。
「何か必要なものはありますか?」とう問いには、「とくにありません」より、「ありがとうございます。とくにありません」と返答すれば、相手の好意を受け止めたうえでの返答だと伝わります。


■7.「婉曲表現」で確認を求める形にする
 相手への催促は強気で押すより、婉曲的に伝えたほうがうまくいきます。たとえば「資料がまだ届いておりません。早急にお送りください」より、「お願いした資料は、いかがなりましたでしょうか。ご確認のうえ、お送りいただけるとありがたいです」のほうがスムーズに事が運びます。また、「金額が間違っています」も「金額が異なっているようです。ご確認いただけますか」と確認を求める形で書きます。婉曲表現なら、相手を追い詰めずに逃げ道を用意できます。


【感想】

◆今般、この記事を書くにあたって、杉山さんの過去の著作の記事を確認したんですが、そっちではPCメールの返信期限について「できれば48時間以内を心がける」となっていてワロタw

どうもこの3年で、タイムリミットは半分になった模様w

まー、PCメールとはいえ、確かビジネスメールに限定してなかったハズなので、48時間もアリだったのかもしれません。

もちろん、前回同様「期限までに何らかの返答をすればよい」のですから、時間がかかりそうだったら「読みました」メールや「いつまでに回答します」メールでも可。

ビジネスメールである以上、こちらがリアクションを取らないと、相手に迷惑をかけることもあるワケですから、心がけたいところです。


◆また、上記ポイントの3番目の「クッション言葉」に関しては、この本でも取り上げられていましたね。

会話力の基本 (ちょっとした言い回しで損をしない99のルール)
会話力の基本 (ちょっとした言い回しで損をしない99のルール)

参考記事:【知らないとヤバい?】『会話力の基本』に学ぶ「言い回し」の7つのポイント(2011年05月26日)

こちらは「会話」でしたが、もちろんビジネスメールでも同じこと。

クライアントの経理担当の女性で一人、このクッション言葉をうまく使ってる方がいるんですけど、やはりそれ以外の普通の仕事も良くできます。

正直、新社会人が、その方の書くようなメールが書けたら、周りも一目置いちゃいそうな。


◆そして、「目からウロコ」だったのが、ポイントの4番目のWordの活用法。

私はチェック機能がないGmailオンリーなので、たまにキチンと見直しせずに出して、誤字脱字が含まれていることがあったのですが、今後は出来る限り活用してみます。

と言うか、当ブログの引用部分は、ペン型スキャナーで読み取っていて、それが必ずしも精度が高くなくて……。

参考記事:【動画アリ】ペン型スキャナー「mini ScanEYE3」を試してみました!(2010年05月17日)

一応、確認はしているのですが、見落としは日常茶飯事。

そこで、この記事を書くにあたって、引用部分のみWordでチェックした所、何ヶ所かミスが見つかったという。

今までWordを使う際、赤の下線が「ウゼー」って思ってたんですけど、考えを改めねば。


◆なお本書はアスキー新書らしく(?)、序章でOutlookやThunderbird等の「メールソフト」の比較を行っています。

それに続く第1章も、メールソフトの設定ということで、この辺りは携帯メールがメインだった新社会人の方にはありがたいところではないか、と。

さらに、上記引用部分では割愛しましたが、具体的なメールの例も豊富に収録。

巻末の付録「そのまま使える! 気持ちが伝わる文章表現」に至っては、丸写しした上で、必要に応じて修正すればOKでしょう(ヲイw)。


今ひとつメールに自信のない方はなら、一読の価値アリです!

ビジネスメールの作法と新常識 会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)
ビジネスメールの作法と新常識 会社では教えてくれない気くばりメール術 (アスキー新書)
序章 ビジネスメールにうってつけのメールソフト徹底比較
第1章 メールソフトを使いやすく設定する
第2章 メールの基本マナーを習得する
第3章 定型パターンを覚えると相手に伝わりやすくなる
第4章 メール文書に磨きをかけるひと押しテクニック
第5章 成果にかかわる返信メールの常識と非常識
第6章 相手に好印象を与える文書テクニック
付録 そのまま使える! 気持ちが伝わる文章表現


【関連記事】

【メール作法】「好かれるメール 嫌われるメール」杉山美奈子(2010年03月25日)

【これは便利!】『ビジネスメール言い換え辞典』から選んだNG7選(2012年08月16日)

【これは便利!】『ビジネスメール ものの言い方辞典』(2011年06月07日)

【メール作法】「メール好感度」を格段に上げる6つの技術(2009年11月19日)

【ビジネスメール】「5分で送信! ビジネスメール 速書き文例集」川島 冽(2008年08月14日)


【編集後記】

◆その杉山さんの以前ご紹介した本がこちら。

好かれるメール 嫌われるメール (静山社文庫)
好かれるメール 嫌われるメール (静山社文庫)

マーケットプレイスでもそれほど値崩れしてないのがスゴイです。

レビューは上記関連記事にて。


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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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