スポンサーリンク

2012年08月16日

【これは便利!】『ビジネスメール言い換え辞典』から選んだNG7選


「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典
「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、ビジネスメールでの適切な表現を指南してくれる1冊。

「親しい人宛て」⇒「社内の先輩・上司宛て」⇒「社外宛て」と3段階に解説されている点が秀逸でした。

アマゾンの内容紹介から一部引用。
あなたのメール、失礼な表現になっていませんか?
本書は、「この書き方で伝わるかな」「もっと別の言葉はないかな」 と迷っているビジネスパーソンのための一冊。
ふだん使っている言葉から、ビジネスシーンにふさわしいフレーズと解説、文例がすぐに見つかります。

今回はこの中から、使い方に気をつけたいNGポイントを7つ選んでみましたので、ご覧ください!


人気blogランキングいつも応援ありがとうございます!




【NGポイント】

■1.「了解」「わかりました」は目上に使わない

◆いきなり私は「ダウト」なんですがw
「了解」は敬語表現を含んでいないため、目上の人に使うのは失礼です。ちなみに、「わかりました」は、「あなたの言いたいことは一応理解したが承知はしていない」という意味にもとれるので、使わないほうが無難です。
そこで何を使うか、というと、社内では「承知しました」、社外だと「かしこまりました」になります。


■2.「聞いていません」「教わっていません」はNG

◆ならば「聞いておりません」ならばいいか、というと、そういうワケでもありません。
 あなたが実際に「聞いていない」「教わっていない」としても、ビジネスシーンで使うのはご法度です。相手を責める言い方になるからです。
確かにそうですね。

そしてその場合に使うべきフレーズがこちら。
・申し訳ありません、確認してお返事します。
・私の記憶違いかもしれませんが、はじめてお聞きすると思います。
自分に非がないと、ついつい「聞いてません」と言いそうな方はご留意を。


■3.「申し訳ない」の後には言い訳しない

◆これも私は知りませんでした。
「申し訳ない」は言い訳ができないほど悪いと思っている、という意味です。弁明していけないわけではありませんが、「申し訳ございません」の直後に言い訳するようなフレーズをもってくるのはふさわしくないでしょう。
「言い訳」と「状況説明」の差異が分かりにくいところではありますが。


■4.お詫びのシーンで「うっかり」は使わない

◆普通に「うっかりしておりました」とメールで書いたことあった気がw
ピジネスシーンで「うっかり」は通用しませんので、このような表現はふさわしくありません。「心得違いで」「失念しておりまして」「不手際で」などの表現を使いましょう。
特に社外に出す時は要注意です。


■5.「ご笑納ください」は目上の人には使わない

◆丁寧な言い方だと思っていましたが、あにはからんや。
「笑納」とは「つまらないものですが、笑ってお納めください」という気持ちを込めてる言葉。なにか送ったときに添える謙譲表現ですが、軽い表現なので、目上の人に使うのはなるべく控えましょう。
もちろん、親しい間柄であれば問題はないようです。


■6.「折り返し」は相手には使わない

◆これは私は意外と大丈夫でした(たまたま?)。
「折り返し」という言い方は、自分からすぐに返事をするつもりのときに使います。「折り返しご連絡いたします」が正しい使い方です。「折り返しご連絡ください」のように、「折り返し」という言葉を相手に使うと、「すぐに連絡しろ」という意味になりますから、使うのは控えたほうがよいでしょう。
なお、返信を求める場合は「あくまで問い詰める印象にならないよう注意してください」とのこと。


■7.「あいにく」は自分に非があるときに使わない

◆「あいにく」は不可抗力的なケースでしか使えないそうです。
「あいにく」は、遺憾の意を示しながら、相手の意に沿えないことをやんわりと伝える表現です。しかし、自分に非がない謝罪のときにしか使えません。たとえば、「あいにくですが、お約束の期限に間に合いそうにありません」と伝えたら、相手の怒りに火を注いでしまうでしょう。

・あいにくすでに予定が入っており、参加できそうにありません。
自分に非があるか否かはあまり気にしていなかったので、これも注意したいところかと。


【所感などなど】

◆冒頭で触れたように、本書はメールの相手によって、同じ内容でも3段階にレベル分けされているのが特徴です。

なのに、上記部分では、一切その点に関して説明されていないので、ここで簡単に。

たとえば「おめでとう」と伝えたいとします。

これを『「親しい人宛て」⇒「社内の先輩・上司宛て」⇒「社外宛て」』と徐々にレベルを上げていくとこのような表現に。
●おめでとうございます。
    ↓
●心よりお祝いを申し上げます。
    ↓
●謹んでお慶び申し上げます。
なるほど納得。


◆ちなみに、これらフレーズだけポンと掲載されているのではなく、それぞれについての解説と例文も付されており、ありがたい限り。

加えて、これらフレーズと同じように使える類似フレーズもたっぷり紹介されているので、同じ相手に対しても、言い換えてメールすることも可能です。

メールする状況についても、下記目次をご覧頂ければお分かりのように、あらゆるシーンが想定済み。

それでも飽き足らず(?)、巻末には文例というか雛型まで用意されております。

アラフィフの私がいうのもアレですが、これ1冊あれば、新入社員であっても、ほぼ全てのパターンのビジネスメールがサクサク書けそうな。


◆もちろん、こうしたレベル別のフレーズだけでなく、上記で挙げたようなNGポイントも他にも色々紹介されています。

例えば、よく使う「〜させていただく」というのは、「相手からの要望・指示があり、それを受け入れて行動する場合」のみ使うのだそう。
○資料を送らせていただきます。

×明日は休業させていただきます。
2番目のバツのケースも結構よく見かけるような(含む自分w)。

……この夏、本書を熟読させて頂きます。


まさに「備えあれば憂いなし」な1冊!

「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典
「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典
1 ビジネスメール上達のためのルール
2 社内メール頻出フレーズ
3 書き出しのフレーズ
4 お祝い・お礼のフレーズ
5 お詫びのフレーズ
6 説明のフレーズ
7 受領・送付のフレーズ
8 お願いのフレーズ
9 催促のフレーズ
10 抗議のフレーズ
11 お断りのフレーズ
12 了解のフレーズ
13 案内のフレーズ
14 お見舞いのフレーズ
15 異動に関するフレーズ
16 転職・退職に関するフレーズ
17 結びのフレーズ
18 文例


【関連記事】

【これは便利!】『ビジネスメール ものの言い方辞典』(2011年06月07日)

【メール作法】「好かれるメール 嫌われるメール」杉山美奈子(2010年03月25日)

【メール作法】「メール好感度」を格段に上げる6つの技術(2009年11月19日)

【メール】押さえておきたい5つのルール@日経産業新聞(2009年07月29日)

【ビジネスメール】「5分で送信! ビジネスメール 速書き文例集」川島 冽(2008年08月14日)


【編集後記】

◆「お役立ち」という意味では、この本も良かったです。

ビジネスメール ものの言い方辞典 (PHP文庫)
ビジネスメール ものの言い方辞典 (PHP文庫)

レビューは上記関連記事にてご覧下さい。


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

この記事のカテゴリー:「メルマガ・ライティング関係」へ

この記事のカテゴリー:「ビジネススキル」へ

「マインドマップ的読書感想文」のトップへ
Posted by smoothfoxxx at 08:00
Comments(0)TrackBack(0)メルマガ、ライティング関係このエントリーを含むはてなブックマークYahoo!ブックマークに登録BuzzurlにブックマークBuzzurlにブックマーク

スポンサーリンク




この記事へのトラックバックURL


●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。
●トラックバックは承認後反映されます。
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/smoothfoxxx/52031583