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2011年03月02日

【生産性UP!】『オフィスの「業務改善」99のしかけ』松井順一,佐久間陽子


オフィスの「業務改善」99のしかけ
オフィスの「業務改善」99のしかけ


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、リアル書店で見かけて、思わず買ってしまった1冊。

仕事における生産性向上には、個人のスキルを上げる以上に、「不要な仕事をなくす」方が手っ取り早いとお考えの方なら、きっとツボなハズ。

アマゾンの内容紹介から。
日々の業務にひそむ「ムダ」を見つけ、片っ端から改善するノウハウを一気に99通り紹介する、すべてのビジネスパーソンに役立つ実務書です。
あらゆる企業で「NO残業デー」が設置されるなど、ますますオフィス業務の効率化が求められる中、必要のない作業を排除し、仕事の質を高め、毎日を楽にすると共に自らの価値と競争力を高めていく考え方と方法を、完全図解で紹介します。
なお、上記に「図解」とあるのは、ページ稼ぎの単なるポンチ図ではなく、チャートや表などの「ツール」がほとんど、という充実振りでした。

例えば、こんな感じ。

オフィスの「業務改善」99のしかけ











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【目次】

第1章 まずは正しく「ムダとり」を理解する

第2章 仕事そのもののムダを改善しよう

第3章 仕事の段取り・手順のムダを改善しよう

第4章 仕事の時間のムダを改善しよう

第5章 コミュニケーションのムダを改善しよう

第6章 仕事の管理・報告のムダを改善しよう

第7章 仕事品質のムダを改善しよう

第8章 仕事に対する気持ちのムダを改善しよう

第9章 仕事の常識のムダを改善しよう


【ポイント】

■1.ムダ取り改善とは、組織が必要と思っている仕事の中で、顧客に価値を提供していない仕事をやめること
ムダとは価値のないモノを指します。では、価値は誰にとっての価値でしょうか? ビジネスの世界では、それは当然、顧客となります。願客にとって価値のないモノをムダと言います。(中略)
ところが組織内でのムダは、自分たちにとって必要のあるなしで判断されています。顧客に価値を提供するために必要なことはムダではないと思っています。しかし、それは組織側の勝手な言い分です。例えば、顧客が見積書を求めたとき、会社に帰って部長の承認がないと見積書は出せないと言うことがあります。顧客は見積書がその場で欲しいのに、会社のルールで部長の承認がいるからと待たされるのです。顧客からしてみれば、部長の承認に価値はありません。会社の勝手な都合です。


■2.目的がない仕事はやめることを検討する
 日々の仕事を作業単位でカード化し、そこに作業の目的を書き出します。口頭ではなく、端的にワンフレーズで表現することでより明確になり、人によるブレ、バラツキを抑え、同じ目的を共有できるようになります。目的が書けない作業は、目的がない、あるいは、目的が明確でない作業であり、その作業自体の必要性が疑わしいことになります。ですから、それ自体をやめることを検討してみてください。単純にやめられるものは今すぐやめてみてください。


■3.作業プロセスはアップストリーム型で考える
プロセス順を整理するときは、上流から下流へと考えるダウンストリーム型と下流から遡るアップストリーム型があります。多くの人は仕事の順序ははじまりから終わりまでをイメージするダウンストリーム型で考えますが、最終アウトプットから遡って、この作業には必要なものは何? というようにアップストリーム型で考えるとより正確なプロセス順を明確にでき、やり直しのムダの発生を防止することができます。


■4.チェック項目に潜むムダを改善する
 チェックで使っているチェックリストの確認項目ごとの問題発見の状況を調査してみましょう。20回以上にわたって一度も問題が発見されてないチェツク項目は安心を得るための確認のムダが潜んでいます。問題発見が2回以上あるにも関わらず原因分析も再発防止改善もしていないチェック項目は修正する作業を繰り返させるムダが潜んでいます。


■5.資料や報告書を会議で読み上げる時間のムダを改善する
 会議で報告している人に報告によってどのような結論や方向性明示を期待しているか、明らかにしてもらってみてください。報告書や資料の中でその期待に直接関係する部分にマーカーで線を引いてもらってみてください。
 マーカー部分以外の箇所を読み上げているのであればそれが読み上げのムダとなります。
 報告をするときに、最初に今からの報告によって会議の場で得たい結論や方向性明示、意見などを宣言してもらいます。報告資料の最初のべージに入れてもらうのもいいと思います。


■6.キーワードを使って受信メールを振り分ける
仕分け時問を減らすためには自動振り分け機能を活用し、自分でも瞬時に判別がつくようにタイトルにキーワードを入れます。受信メールの半数前後は、こちらから出したメールの返信です。まず、自分から出すメールのタイトルに【 】でくくり、例えば【予算管理】というようにキーワードを入れて送れば、そのタイトルのまま返信が戻り、自動振り分け機能も活用でき、自分でも瞬時に判別できるようになります。


■7.報告書のフォーマットを変えて結論を最初にする
 報告の場で結論を先に言う報告がされているかみんなで振り返ってみましよう。最後まて結論を言わないような報告もありませんか? このような報告には、不要な説明を聞かされるムダが潜んでいます。
 報告書のフォーマットを変えてみましょう。最初のページに結論を述べるぺージをつけて、その後、その結論に至る要因を説明するぺージとなる構成にします。このフォーマットを使って報告させるようにして、不要な説明のムダをなくすようにします。
 結論を最初に報告させ、要因をあとから述べる習慣をつけると、結果に対する要因を追究するようになり、よりよい結果を出す行動が身につきます。


【感想】

◆当初、タイトルや装丁を見た時点では、「机を整理しましょう」とか「電話は机の左側におきましょう」的な内容を想像していたのですが、全然違いましたw

とにかく、ポイントの最初に挙げた「組織が必要と思ってても、顧客にとって価値のない仕事はムダ」という一節からして目からウロコ。

思い返してみれば、手段の目的化というか、「何のためにやるのか」という視点が欠落して、「やらなきゃいけないからやる」というようなワケの分からない理由でやってる作業も会社員時代にはありました。

とはいえ、「その作業を廃止したい」と言ったとしても、過去の慣習に囚われて、なかなか止められなかったとは思いますが(元が半官半民の会社だったので、コンサバティブな社風でしたし)。


◆ただそれが通用したのも、景気が良かったから。

私の脱サラ後は、どんどん人減らしが進み、残業代もカットされるようになったのだそう。

もっとも、こういった目に見える経費の削減は実施するクセに、相変わらずムダな会議は多いし、押すハンコの数も減らないと聞きます。

いや、ホント、私の元の会社の部長クラスの皆さんには、こういう本を読んで頂きたいと思うワタクシ。


◆ポイントに挙げなかった中で、興味深かったのが、同時に抱える仕事の量を減らして、1個流し(1つ1つ片をつける)での処理を推奨していたクダリ。

まずは、手持ちの仕事を全部リストアップし、納期順に並べ、それぞれの工数を見積もります。

そして、納期までの時間と工数の兼ね合いで、どうやっても間に合わないものは、残業や応援で対応。

それ以外のものについては、同時に処理せずに、「納期順に1件ずつ処理せよ」、とのこと。

確かにこのやり方だと、必要以上に仕事に追われることもないですし、それぞれの仕事の処理の見通し精度も高まる、という利点はあります。

……個人的には、全部の仕事にちょっとずつでも手をつけないと、何となく心配なんですがw


◆ところで、仕事の「マニュアル化」ですとか「テンプレ化」という話をたまに聞きますが、今やっている作業をそのまま落とし込むのだとしたら、ちょっともったいないような。

例えばマニュアルを作る際に、それぞれの業務内容の見直しを同時に行えば、一石二鳥になるかもしれません。

今現在行っているやり方で、特に大きな問題がないと、「ムダ」があっても気がつきにくいもの。

そこで、本書に従って「どこかにムダがある」前提で、今一度チェックしてみることをオススメします。

もちろん、普通に生産性を向上させたい方にも、本書は一読の価値アリ!


99もしかけがあれば、何かしらは絶対実践できるハズ!

オフィスの「業務改善」99のしかけ
オフィスの「業務改善」99のしかけ


【関連記事】

ダメ人間のための『魔法のシートで行う驚異のタイムマネジメント』の5つのコツ(2011年02月06日)

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【時間管理術】「マニャーナの法則」マーク・フォースター(2009年05月23日)

【仕組み化時間術】「ルーチン力」佐々木正悟(2009年01月14日)

【作業効率化】「ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ! 」オダギリ展子(2008年07月14日)


【編集後記】

◆まだ書影はないのですが、面白そうなムックが。

「超」スピード仕事術 その1分で効率20倍UP! (学研ムック)
「超」スピード仕事術 その1分で効率20倍UP! (学研ムック)

アソシエのムックがお好きな方なら良さそうです。


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Posted by smoothfoxxx at 08:30
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この記事へのコメント
初めてコメントいたします。
私も事務屋なので、業務の効率化には非常に関心がありますね。
前に紹介されていた『「事務ミス」をナメるな!』も興味深かったですが、この本も見かけたら買ってしまいそうです(笑)

Posted by こちゅ at 2011年03月03日 00:44
>こちゅさん

初めまして、コメントありがとうございます!
この本、結構お堅い内容なので、読んだ上でキチンと実践するのは大変かも。
ただし、その分効果は出てきそうです。
今後とも、宜しくお願いします!
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2011年03月03日 03:28