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2010年07月23日

【整理術】「かんたん3分!かしこい整理術」から学んだ7つのポイント


かんたん3分!かしこい整理術 (ビジネス入門基本の「き」シリーズ)
和田 茂夫
日東書院本社
売り上げランキング: 368444


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、当ブログ定番の(?)「整理術」のご本。

装丁が、同じ整理術であるこの本に良く似ているのですが、それは置いといてw

内容的には、「机の上」「情報」「時間」の各項目の「整理」についてそれぞれ言及。

今回は付箋を貼った中から、特に注目したい7つのポイントについて取り上げてみたいと思います。


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【目次】

プロローグ まず最初に「考え」を整理しよう
 そもそも「何のための整理」か、考えてみる
 整理は「整頓」でも「清掃」でもない ほか

第1章 「かしこい整理」7つのポイント―どんな場合でも使える共通のコツ!

 どう収めるかではなく「どう使うか」を考える
 整理には多少の「あそび」をつくっておく ほか

第2章 デスク回りを整理する―「仕事ができる空間」のつくり方

 デスクをビジネスのベース(基地)に変えよう
 周囲1メートルは「分類しない」で整理する ほか

第3章 情報を整理する―情報をコントロールするのが、ビジネスのポイントだ!

 仕事も生活も「情報」によって回る
 情報は「メモ」「ノート」「データ」に分けられる ほか

第4章 時間と行動を整理する―時間が整理できれば、仕事がうまく行く

 時間と行動の整理は「段取り」次第
 スケジュールも仕事も「逆算の発想」をする ほか


【ポイント】

■1.整理は「整頓」でも「清掃」でもない

◆言われてみれば、実は当たり前なんですが。

 たとえば、雑然としていて気分が良くないなら、整頓することが解決策です。ホコリがうっすら積もっていて気になるなら、必要なのは清掃でしょう。
 しかし、仕事の効率がなかなか上がらないと感じたのなら、やるべきことは整頓や清掃ではなく整理です。

私は年末に大掃除をやって、「整理」した気でいましたが、明らかに間違うとる…。

もちろん「整頓」「清掃」も非常に大事なのですが、本書で取り扱っているのは、あくまで「整理」に関することになります。


■2.「完ペキな整理」をしてはいけない

◆本書では、その理由について3つ挙げています。

「完ペキな整理」は破綻しやすい
「完ペキな整理」は時間と手間がかかり過ぎる
そもそも「完ペキな整理」はあり得ない

特に真ん中の『「完ペキな整理」は時間と手間がかかり過ぎる』というのは確かにそうで、費用対効果を考えれば、「80点主義を目指そう」とのこと。

そもそも、「整理」自体も、仕事の「目的」ではない点に留意しなくては。


■3.どう収めるかではなく「どう使うか」を考える

◆特に文房具等の収納について言えるのが、『「使用頻度」で整理を変える』のが適切である、と。

よく使うもの……取り出しやすいように置く
ときどき使うもの……見つけやすいように置く
めったに使わないもの……収めやすいように。場合によっては整理不要

当然、引き出しのポジションも、よく使うものは手前側に、ときどき使うものは見つけやすいところ(中央部等)に置くわけですね。

私の場合、滅多に使わないものでも、机の引き出しにしっかり入っているのが敗因のような…。


■4.整理には多少の「あそび」をつくっておく

◆ここで言う「あそび」とはスペースのこと。

どんなに機能的に収納したとしても、最初からギチギチに詰め込んでしまっては、途中でオーバーフローしてしまうのは当然です。

そこで本書では、机の引き出しについて、このような「あそび」をつくっておくことを提案。

引き出し上段と中段は、ところどころ底が見える程度に
下段の深い引き出しには、ポッカリと空きスペースを
正面の浅い引き出しは、上半分の空間を空けておく

一番最後の浅い引き出しの空間は、基本的には「作業中のものの一時的な退避場所」であり、帰り際や何かの事情で机の上を何もない状態にしたい時、そのまま突っ込むために空けておきます。

私の場合、浅い引き出しにあまりスペースがない状態で、広げたままの資料を突っ込んで帰ってしまい、翌日グシャグシャになったことが何度か…。


■5.すべてのものに「定位置」をつくる

◆本書の小見出しには「定位置があれば整理は単純作業になる」とありました。

よく言われていることではありますが、改めてここに記しておこうかと。

 たとえば子どものおもちゃで、いろいろな形のブロックを同じ形のくぼみに収めるものがあります。小さな子どもたちは苦労してやっていますが、大人にとってはごく簡単な作業です。
 すべてのものに定位置が決まっていると、整理はあの遊びと同じ作業になります。帰宅する前のデスクの整理など、アッと言う間です。私の場合で言うと、デスクいっぱいに広げた資料や文房具を片づけるのに3分もかかりません。

これをよりシステマティックにやっていたのがこちらの本。

超! 自分マネジメント整理術 行動科学で3倍の成果を上げる方法
超! 自分マネジメント整理術 行動科学で3倍の成果を上げる方法

下記参考記事から引用しますが、

⇒決められたものを決められた場所に置くために、共用文房具の位置を示すイラストを作成

⇒デスクの上や引き出しが片付かない場合には、一度徹底的に片付けて、「整理の完成形」を写真に撮る

なんてことを実践されていて、目からウロコが落ちた記憶が。

参考記事:【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


■6.引き出しの整理は水平ではなく垂直に区分する

◆机の引き出しは、上段、中段、下段とそれぞれ深さが違うので、入れるものが異なってくるのは当然なのですが、ここで意識したいのが、「垂直に区分する」ということ。

ざっくり言うと、どの引き出しも手前側には「よく使うもの」、真ん中付近に「ときどき使うもの」、奥の方に「めったに使わないもの」を収納せよ、と。

すると、どういう利点があるか?

 たとえば「よく使うもの」に、浅い・中くらい・深いという3つのスペースが使えるので、はみ出して別の引き出しに入れたり、スペースがムダになったりすることがなくなるということです。

私はもう完全に「水平」でしか考えていなかったので、これはぜひ取り入れてみたいところです。


■7.ファイルは3つに分けて定位置を確保する

◆資料や書類の入ったファイルも使用頻度ごとに、定位置を決め、基本的には立てておきます。

●よく使うファイルは、机の上にブックエンド等で立てておく

●ときどき使うファイルは、下段の引き出しにブックエンドやファイルボックスで立てておく

●めったに使わないファイルは、特に立てなくてもよいので、机まわり以外で段ボール詰め等で対応する

なお、「よく使うファイル」の作業が終わって、机の上から「ときどき使うファイル」置き場に移動する際、中身を精査して、捨てられる資料を捨てると良いそう。


【所感等】

◆冒頭で触れたように、本書は特に「机周り」だけの整理術の本ではないのですが、結果的にそればかり拾ってしまいました。

一つには、「情報」「時間」といったものは、「ツール」によって、いかようにもできるかな、と。

例えば、徹底的にデジタルで対応したい人と、どうしてもアナログで対応したい人では、求めるものも違いますし、また、新しいツールが出てきたら、やり方がそれまでと一変する可能性もあります。

それに対して、「机周り」というのは、実は10年前、20年前とそれほど変わらないと思われ。

そういう意味では、今回取り上げたポイントも、10年後、20年後も通用するハックと言えるかもしれません。


◆本書はベーシックな内容が中心で、あまり奇をてらったところはない分、新人さんが読む分にはなかなか良い選択だと思います。

値段も1,050円と良心的ですし、中間管理職の方や小規模の会社が、まとめ買いをしそうな感じ。

あまり余計な内容を載せずに、シンプルにまとめているのも、一種の「整理」なのかな、とかw

私もさっそく本書を参考に、今日から机周りを何とかしたいと思います。


流行を追わない分、長く読まれそうな1冊!

かんたん3分!かしこい整理術 (ビジネス入門基本の「き」シリーズ)
かんたん3分!かしこい整理術 (ビジネス入門基本の「き」シリーズ)


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【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【編集後記】

◆昨日から、読み始めたばかりの本。

つながり 社会的ネットワークの驚くべき力
つながり 社会的ネットワークの驚くべき力

肥満も性感染症も笑いもすべて伝染す(うつ)る!?
ハーヴァード大学医学部・教養学部教授とカリフォルニア大学の政治学者が提示する、クラウド時代の社会的ネットワークの姿!
デジタルであれアナログであれ、人と人とのつながりのなかでしか人間は生きていかれないのだ……
本書のもとになる論文が発表されるや、全米で話題沸騰した評判の一冊、ついに邦訳!

過去何冊か「複雑系」「ネットワーク理論」の本を読んできましたが、この本は抜群に面白いです!


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

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Posted by smoothfoxxx at 07:30
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