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2010年07月17日

覚えておくと便利な『「前倒し」仕事術!』のウラワザ100選!


「前倒し」仕事術! ムリなく始められる、3つの習慣
「前倒し」仕事術! ムリなく始められる、3つの習慣

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、効率的に仕事をこなして、時間を確保したい方にはピッタリの1冊。

著者の中井紀之さんは、昼は「書籍編集者」、夜と休日は「フリーライター」として、共著を含めれば、「この20年間で70冊」の本を出されているという、スーパーマンのようなお方です。

その仕事ぶりを見習うべく、本書を読んで付箋を貼った中から、今回はポイントとなるものを7つ選んでみました。

なおタイトルは、久しぶりにホッテントリメーカー作でございますw


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【目次】

第1章 今すぐ始めると、速くなる!
「時間の借金」をやめて、「時間の利息」を楽しもう

第2章 期日を守ると、速くなる!
タイムリミットを楽しんで、仕事の時間を短縮しよう

第3章 仕事を消すと、速くなる!
24時間を整理して、1日30時間にしよう

第4章 捨てれば捨てるほど、速くなる!
「迷ったら捨てる」を鉄則にして、机の上と頭の中を片づけよう

第5章 仕掛けを作ると、速くなる!
スキマ時間でできることを、持ち歩こう


【ポイント】

■1.電話をかける仕事は迷わずに

◆仕事で電話をかける用事がある場合、「今かけて迷惑じゃないだろうか?」と、つい悩み勝ちなワタクシ。

しかし、「仕事の速い人」は電話をかけることに迷いがありません。

 電話をかける仕事は、基本的に「電話をかけて、用件が済んだら終わり」です。こんな仕事は、朝、会社に出社したらすぐに始めて、さっさと終わらせましょう。一般的に午前中は、部内ミーティングなどが多くて相手がつかまりやすいはずです。

逆に、下手に迷い出すと、「午前中は出かけているかもしれないから、午後に電話しよう」と、勝手な言い訳を作って先延ばしにしがちです。

そうならないためにも、「迷わずすぐかける」ことが肝要かと。


■2.アポ取りは可能な限り最短期日で

◆著者の中井さん曰く、

 アポイントを入れるときに、私は必ず「最短で会える日時」を指定します。

とのこと。

これは私も同じで、「何が起こるかわからないから」という理由で、複数の選択肢があった場合は、必ず最短期日にしています。

 自分が楽しみにしている用事なら、最短のスケジュールですぐに始めないともったいない。気が進まない用事なら、さっさと始めて短時間で終わらせるほうが気分がいい。

確かにその通りw


■3.「5分」早く着いて、打ち合わせを始める

◆中井さんは、約束の時間の5分前には必ず着いて、時間前から打ち合わせをスタートするのだとか。

 5分早く始めた打ち合わせは、当初は1時間ぐらいかかることを予定していても、30〜40分ぐらいで終わったりします。遅刻して「押せ押せ」になった打ち合わせに比べて余裕があり、ムダな時間を使わないですむからでしょう。私はこれを打ち合わせ時間の「前倒し効果」と呼んでいます。

さらに相手が、5分前どころか約束の時間になってもスタートできないと、プレッシャーを感じてこちらのペースで進められる、という利点もありそうです。


■4.「トリガー(引き金)型の約束」はしない・されない

「トリガー型の約束」とは、「何時にどこ」というのではなく、「駅に着いたら電話します」というタイプの約束のこと。

例えば「駅に10時ごろ着くから、着いたら電話します」と言われた場合、どうなるか?

 待たされる側は、10時からずっと待っています。「10時ごろ」というあいまいな表現だったため、10時より前に到着するかもしれないと思って、早めに準備していたかもしれません。実際に11時近くに到着したら、正味1時間のロスです。「トリガー型の約束」は時間のムダにつながるどころか、信頼関係を壊す原因になります。

私は携帯に接したのが、比較的大人になってからだったので、あまりこういう約束をしたことがないのですが、心当たりのある方(特に仕事で!)はご注意を。


■5.「仕事の期日」を守るどころか、期日の1日前に届ける

◆まずは最低限「仕事の期日を守る」

 仕事を依頼する側にとっても、「期日を守る人」はありがたい存在です。発注した仕事の納期が遅れたら、ほかの予定も引きずられて遅れます。期日を守れない人は、すぐに取引先リストから消されてしまいます。

どこかの業界とかは、遅れるのを見越してバッファ入りで予定立ててるとかいないとか?

ところが中井さんの場合、可能な限り「期日の1日前」に完成品を届けるようにしているそう。

 1日早く届けることで、仕事の依頼者は「この人はまだ余裕がある」と考えます。すると、別の仕事も依頼されるようになります。ときには、「この仕事、本当は○○さんにお願いしていたんですけど、遅れに遅れてアップアップしているみたいですから、代わりにお願いします」と、ほかの人の分まで仕事が回ってきます。期日を守ると好循環が生まれ、いい仕事が集まってくるのです。

私も各種原稿を頼まれたり、一時は紙媒体で連載を持ったことがありましたが、期日の1〜数日前には仕上げて提出していました。

…なのにこのブログだけは、毎日綱渡りなのは、何故なんでしょうw←泣き笑い


■6.最初に「終わる時間」を決めてから仕事にとりかかる

◆普通、仕事を目の前にすると「何時間くらいかかりそう」、と「必要な時間」を予測するものですが、もう一歩進めて「終わる時間」を決めてしまいます。

「終わる時間」が決まっていると、仕事はスピードアップします。5時30分に会社が終わる人は、5時から5時30分までの集中度はきわめて高いはずです。5時30分以降に会社の外で約束がある場合や、次の日が休日だったりするとなおさらです。これは「タイムリミット効果」です。「終わる時間」をいくつも決めている人は、タイムリミット目前の集中力を1日に何度も発揮できます。

その際、「終わる時間」が決まったら、その仕事の資料の右上に終了予定の日付や日時を大きな文字で記入しておくと、なお良いとのこと。


■7.無理やり詰め込めば、「1日に使える時間」は増量できる

◆どうせ仕事をするなら、ダラダラと時間をかけるよりは、スピードアップして早く終わらせたいもの。

1日は24時間しかありませんが、考えようによっては、24時間以上に増量することもできます。

 時間は、とてもやわらかい存在です。普通は1日という箱に24時間しか入りませんが、ぎゅっと詰め込めば30時間分や40時間分は平気で入ります。時間は、ムリやり押し込むことが大切です。

確かにそれまでユルユルの予定しか組んでいなければ、30〜40時間分にすることはできそうです。

…私がブログにこんなに時間がかかっているのも、ユルユルだからか??


【所感などなど】

◆いつもセミナーや待ち合わせには「時間ギリギリ」で駆けつける私には、「耳の痛い」お話の連続でした。

ここまで時間に対して誠実であれば、それはフリーライターとして、優先的に仕事を回してもらえていたとしても当然かと。

これはもう小手先のテクニックというよりは、「心構え」の次元のような。

読んでいて、思わず「正座」したくなりましたよ(マジで)。


◆例えば今回ポイントでは挙げなかったのですが、仕事の期限が「○月×日」だった場合、皆さんはその日の「何時頃」に提出されるでしょうか?

特にマスコミのように24時間体制だと、「その日の夜24時まで」と考えてらっしゃる方も多そうですが、中井さんの場合は、その日の「朝9時」

 出来上がった仕事をその日の朝一番で届けるか、営業時間ギリギリいっぱいで届けるか、あるいはその日の夜24時までに届けるかは、どれも一般的には「期日に間に合った」の範囲内です。それでも「朝9時」にこだわるのは、朝一番までに届けると、受け取る側も当日の朝から仕事が始められるからです。

なるほど、これならば仕事が殺到してもおかしくないですね。


◆なお、今回は「時間」に関するポイントばかり挙げましたが、本書にはその他にも役立つお話が多々。

第4章はこれまた私の弱点である「整理整頓」ネタです。

また、第5章の「スキマ時間」のお話の中で、取り入れたいと思ったのが、「お礼のつぶやき2行メール」

お世話になった直後や、取引先からの帰り道に2行程度の簡単なメールを送る、というだけなら特に目新しくないのですが、1行目には「過去」のこと、2行目には「将来」のことを書くのがミソ。

過去のことに感謝して、将来のことを約束するのです。

これは良さげ!


仕事をテキパキ片付けたいならオススメ!

「前倒し」仕事術! ムリなく始められる、3つの習慣
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【関連記事】

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【仕事術】「人生と仕事の段取り術」小室淑恵(2010年01月30日)

知っておきたい『「やり残しゼロ!」の仕事術60』活用法 改訂版(2009年11月05日)


【編集後記】

◆今日ご紹介した本と一緒に買われている商品の中から。

いつも先送りするあなたがすぐやる人になる50の方法
いつも先送りするあなたがすぐやる人になる50の方法

併せて読むと効果がありそうです。


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Posted by smoothfoxxx at 09:30
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