スポンサーリンク

2010年04月07日

【Gmail】「Gmail仕事術」で知った6つのメールテク




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、お馴染みGmail使い方指南本

読む前は、正直なところ「今さら感」がなきにしもあらずだったのですが、いざ読んでみると、意外と知らないTIPSが多いのに、少々ビックリしました。

そこで今回は、その「私が知らなかったこと」を中心にエントリーを書いてみようかと。

私自身はプロバイダメールを使わずに、Gmailほぼ一本に絞っておりますので、ちょっとした改善でも生産性が大きく変わるヨカン!


人気blogランキングいつも応援ありがとうございます!




【目次】

第1章 「削除」せず快適にする
第2章 新習慣で時間を最大限短縮する
第3章 「ラベル」と「フィルタ」で徹底的に整理・分類する
第4章 最速、ピンポイントで検索する
第5章 自在に情報を蓄積する
第6章 仕事を効率的に管理する
第7章 密なコミュニケーションでつながる
巻末付録


【ポイント】

■1.Gmailにも検索のオートコンプリート機能がある

◆通常のGoogleでサイト検索する際、最初の1,2文字を入力しただけで検索候補が表示される「オートコンプリート」

この機能がGmailの検索でもあるとは知りませんでした。

デフォルトではオフになっているので、オンに設定変更しておきます。

詳しくは本書をご覧下さい(ネタバレ自重)。


■2.ラベルには色が付けられる

◆Gmailの大きな特徴でもある「ラベル」

いわゆる「タグ」のようなものですね。

私も現在65個ラベルを作っているのですが、色が付けられるのは知りませんでした。

これも本来「ネタバレ自重」とすべきなのでしょうが、丁度はてブ界隈で人気記事があったので、そちらをご覧下さい。

Gmailのラベル管理は記号+色分けで(米読者の技をご紹介) : ライフハッカー[日本版] Gmailのラベル管理は記号+色分けで(米読者の技をご紹介) : ライフハッカー[日本版]

なお、ここで紹介されているラベルの並び替えのやり方は、私もやっていました。


■3.スターの色も変えられる

◆同じく、メールに付けられる星(スター)もデフォルトでは黄色1色ですが、これも「スーパースター」という機能で変更が可能。

「スーパースター」を設定すると、黄色以外の5種類の色と、「!」「?」「i」など6種類のアイコン、つまり最大で12種類のスターが使えるようになります。

この設定は「Gmail Labs」のページからどうぞ。

ちなみに本書によれば、このスーパースターのアイコンは、2,3種類が妥当、とのこと。

確かに切り替えをクリックで行うため、あまり多いと大変そうです。


■4.顧客対応は「問い合わせメールフォーム」を使う

◆本書では、「重要なメールが迷惑メールフォルダに入らないようにするための対策」が7つ掲載されており、その6つ目まではGmailでのアクションなのですが、7つ目がなんとこれ。

というのも、問い合わせメールに関しては、新規のメールアドレスから来るため、Gmail内の設定ではどうしても対応しきれないのだとか。

新規顧客や購入者からの問い合わせなど、不特定多数からの問い合わせを受ける場合は、必ず「問い合わせフォーム」を使ってください。メールでは新規の問い合わせは受けない。これは実は、インターネットでのビジネスの基本です。

本書でも「メール術じゃない、と言われるかもしれませんが」と自己ツッコミされてますが、少しでもビジネスを確実に遂行するためには、こういうやり方が大切なのだな、と。


■5.GmailにはiGoogleのガジェットが追加できる

◆私はiGoogleは使っていないのですが、iGoogleを使っていて、Gmailと行き来している方なら是非やって頂きたいTIPSがこれ。

[設定]-[Labs]を開きます。「URLでガジェットを追加」の右端の[有効にする]にチェックを入れて、[変更を保存]をクリックしてください。

これに関連して、私はGoogleカレンダーを、Gmailの左ツールバーに追加してみました。

縦一列の表示のため、一覧性の点からは難しいですが、当日の予定くらいならバッチリですね。


■6.Googleカレンダーで会議の案内メールが簡単に送ることができる

◆なんと、Googleカレンダーの予定編集の画面で、右端のゲスト欄にメールアドレスを入れると、会議等のイベントの招待状を送ることができるのだとか。

さっそく自作自演で自分宛の別のメアドに出してみると、確かに招待状がキタ━(゚∀゚)━!!!!!

 通常のメール連絡ですと、会議参加者全員がメールを見ているのかどうかもハッキリとしませんし、返信メールを読んで出欠の確認をとりまとめる作業だけで、かなりの労力を使ってしまいます。それが、Googleカレンダーを使って会議を管理すると、わずか1〜2分程度の作業で招待状の送信から、出欠確認まで全てが完了できるのですから、驚きです。

確かに自分でやってみて、あまりに便利なのでビックリしますた。

問題は、私に人と会う予定が滅多にないことなんですがw


【感想】

◆今回は「私が知らなかったこと」という括りで選んでみました。

ですからこのブログの読者さんの中には「こんなの全部知ってる」「ほとんど知ってる」という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

というか、私があまりITに明るくないので、その可能性もかなり大きそうな。

逆に、会社の規定等の諸事情によりGmailをビジネスで使うことができない方だと、私が割愛してしまった内容も結構重要かもしれません。


◆特に本書で提唱されているやり方は、重要なメールに対して「片っ端からフィルターを設定」して、「ラベルを漏れなく付ける」というものなので、フィルター設定はかなり「キモ」

この部分に関しては、上記ポイントでは丸ごと割愛しましたが、私もメルマガを除く私用メールの8割くらいが「出版社・著者関係」なので、これらのメールは新規のアドレスは受信するたびにフィルターを設定して、ラベルを貼っております。

まだおやりになってない方で、興味のある方は、本書にてご確認を。

他にも、上記でも出てきた「Gmail Labs」の機能のいくつかは、私は既に登録済みですが、Labsの機能は必ずしもすべてがビジネスに特化しているわけではないので、考え方として、本書に登場するものから選ぶ、というのもアリだと思います。


◆なお、丸ごとカットしてしまった「巻末付録」も、実は結構濃い

特に初っ端の「Gmailアカウント開設と初期設定ノウハウ」の部分は、今からGmailを始める人でなくとも、必読です。

「開封率を高める"差出人"に設定する」なんてノウハウは、あまり他では見ないような?

さすが著者の樺沢さんは、「メルマガ6誌、累計15万部を6年前から配信」してらっしゃるだけのことはあるな、と。


まだまだGmailは奥が深いことを思い知らされました!



【関連記事】

意外と知られていない「グーグル時代の情報整理術」のテクニック10選(2009年12月26日)

【超仕事術?】「仕事するのにオフィスはいらない」佐々木俊尚(2009年07月20日)

【整理術】「整理HACKS!」小山龍介(2009年06月29日)

【情報処理】「情報力」橋本大也(2009年01月19日)

【超】『超「超」整理法』野口悠紀雄(2008年09月25日)


【編集後記】

◆昨日外出した帰りに書店に寄ったものの取り扱っておらず。


ライブドア時代よりも、出版に関してはむしろ精力的な感じですね。


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

この記事のカテゴリー:「ITスキル」へ

この記事のカテゴリー:「ビジネススキル」へ

「マインドマップ的読書感想文」のトップへ
Posted by smoothfoxxx at 08:00
Comments(0)TrackBack(0)ITスキルこのエントリーを含むはてなブックマークYahoo!ブックマークに登録

スポンサーリンク




この記事へのトラックバックURL


●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。
●トラックバックは承認後反映されます。