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2010年03月25日

【メール作法】「好かれるメール 嫌われるメール」杉山美奈子




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、実践的な「メール術」の書き下ろし文庫本。

タイトルは「プライベートメール」っぽいですが、中身は結構ガチ「ビジネスメールの本」なので、ご安心をw

アマゾンの内容紹介から。

一通のメールが人間関係を好転させ、仕事の流れを変え、人生を充実させる。親近感がわく言葉づかいから上手なリアクション、返信のタイミング、スマートな切りあげ方、お願い・お誘い・ご案内など感じのいいメールの書き方、催促・お詫び・お断りなど書きにくいメールの書き方まで、メール上手の手の内を伝授!「うっ、どう書けばいいんだろう?」と思ったとき、使える文例満載。

今まで何気に使っていてNGだったモノがあったのは秘密ですw←笑えない


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【目次】

第1章 はじめてのメールで好感度を上げる

第2章 失敗しないメールのやりとりのコツ

第3章 メールのmustメールのNG

第4章 感じのいいメールの書き方

第5章 書きにくいメールの書き方

第6章 知的にアピールするメールの書き方

第7章 好かれる人のメールの秘密

第8章 もっと親しくなれるメールのツボ


【ポイント】

■「お世話さまです」はOKか?

相手に感謝の気持ちを伝えるあいさつでときどき見かける「お世話さまです」。自分が仕事を発注する立場ならよいが、そうでなければ失礼になる。「いつもお世話になっております」なら、誰に対しても失礼がない。


■「送信OK」な時間帯

ケータイの場合は、「22時〜翌9時」はプライベートな時間と考える。たとえば打ち合わせを兼ねた夜の食事会のあと、「今夜中にお礼のメールを」と思っても、「送信時間」に配慮する。22時を過ぎたら、よほど親しい関係以外は送らずに、翌朝PCにメールする。あるいは電話か手紙でお礼をする。


■PCメールの返信期限

できれば48時間以内を心がける。
内容的に48時間以内の返信がむずかしいときは、一報を入れておく。


■用件に応じた返信のコツ

デキる人は、返信のタイミングを知っている。

⇒お詫びのメール、変更、急な連絡には、読んだらできるだけ早く

⇒相手からの報告メールには、急いで返信しなくてOK

⇒誘いのメールで日程調整が必要な場合は受け取ったことと、返事の目安を返信

⇒問い合わせには、できるだけ早く答える。調整が必要なら、そのことを明記する


■「時間に遅れてしまうとき」〜相手をその場所に拘束しない

急いでいるあまり、つい書いてしまう。

×そこにいてください
×待っていてください


でも、駅の改札などに相手を拘束したままだと、相手にますます失礼になる。

◎場所の移動等があれば、メールでお知らせ下さい。

遅刻したうえに、相手にそれ以上の迷惑をかけない配慮をしよう。


■「相手の申し出を断る」〜「断り」には基本ステップがある

メールで断るときは、次の基本ステップで。お礼や感謝→「断る」という結論→理由→譲歩案・代案or相手に理解を求める→今後につなげる言葉で。特に大事なのは、断る理由を相手にきちんと示すこと。


■「ミスのお詫びをする」〜解決策を提示する

「申し訳ございません」と謝るだけのメールでは、相手を不安にさせる。大人に求められるのは、この2つ。
⇒ミスの原因究明
⇒解決策の提示

◎早速調べたところ、□□の手違いであると判明いたしました。本来なら□日にお送りするべきところ、こちらの不手際でご迷惑をおかけしましたが、無事、手配が完了し、□日(水)の正午までにはお届けできる予定です。


■「上司にトラブルを報告する」〜経緯は時系列で伝える

トラブルの内容をはじめに短く伝え、忙しい上司が、一目でトラブルの内容をつかまえられるよう、経緯は時系列で並べる。

◎□□の件が、ただいまこのようになっております。経緯は以下のとおりです。
1.
2.


■「気づかぬうちに『上から目線』?」〜「どうなりましたか?」「どうなさいますか?」」

目上の人への質問は、できるだけ避けたい。

×どうなりましたか?
◎その後について、あらためてお話しさせていただければと思っています。

×どうなさいますか?
◎ご要望をお聞かせ願えればと思います。


【感想】

◆冒頭で触れたように、私もいくつかNGをおかしておりました。

すぐ上の「どうなさいますか?」なんて使いまくり!

「どうしますか?」を丁寧にした、「どうなさいますか?」というフレーズを目上に使うことに、何ら疑問を持ってませんでした。

同じく「どうなりましたか?」「どうなりましたでしょうか?」にしてましたけど、そういう問題じゃないですねw

「ご要望をお聞かせ願えればと思います」と紙に書いて貼っておこう…。


◆そして、その上の「トラブルの経緯を時系列で」、というのも、上司や目上の人に箇条書きで書く、というアイデアは全くありませんでした。

改行を多用して見やすくするとは思いますが、箇条書き自体が、ちょっと失礼な気がしていたもので…。

そもそも私の場合、メールを使い始めたのがここ5年くらいですし、なおかつ、仕事でメールを使いだしたのは、ほんの2年くらい前からなので、実はビジネスメールのマナーについてはよく分かっておりません。

今でも、メールを出す相手の8割以上は「著者&出版社さん」ですしw


◆さらに、著者&出版社さん相手ですと、アチラは「ビジネス」ですし、こちらは気持ち的にはビジネスでなかったりするので、書き方もまた微妙。

一応、こちらもビジネスメールのつもりで対応しているのですが、もし今まで失礼なことがあったら申し訳ございません。

ただ、今まで出したメールの内容を考えても、「依頼を断る」「お誘いを辞退する」「進行状況を確認する」「反論する」「意見を言う」等々、本書に収録されたケースで、ほとんどが対応可能であり、今後はぜひ参考にしたいな、と。

といいつつ、既に48時間以上放置したメールがトレーにあるんですけどね。


◆また、私は基本的にケータイメールはプライベートでしか使ったことがないので、あまりピンとこなかったのですが、「ビジネスシーンでのケータイメールの使い方」についても触れられているのが、本書の特長の1つでもあります。

PCメールとはまた違った作法があるようなので、現在使用されている方も、これから使われる方も、気になるようでしたら、ご確認を。

確かに、外出しているしていないに関わらず、即効性というか、急ぎだったらケータイメールの方が正しいケースも多々ありそうですし。

今後は、これに加えて「TwitterのDM」なんて選択肢も出てくるのかもしれませんがw


私から本書の文例丸写ししたメールが届いても、生温かく見守って下さい!



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【メール】「コストゼロで人脈と売上を増やす仕事の仕組み」平野友朗(2008年10月09日)

【ビジネスメール】「5分で送信! ビジネスメール 速書き文例集」川島 冽(2008年08月14日)


【編集後記】

◆先日リアル書店で見かけたこの本。


思ったよりも下半身系(?)だったので、ステイ。

「そこまで行くのがひと苦労なんですよ」というw


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Posted by smoothfoxxx at 08:00
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