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2010年02月18日

【メモ】スムーズな引き継ぎのポイント@日経産業新聞


【本の概要】

◆昨日2月17日の日経産業新聞18面に、「業務引き継ぎのポイント」についてのまとめがあったので、メモ。

お話は、日本能率協会マネジメントセンターの千野道人総務部長です。

そろそろ人事異動の季節ですし、ご参考まで。


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【スムーズな引き継ぎのポイント】

■1.「丸投げ」厳禁

◆引継ぎとは、「抱えている仕事をそのまま後任に渡すこと」ではありません。

まずは「継承する案件の精査」をして、「引き継ぐ必要のあるものとないもの」に分けます。

抱えている案件を短期と中長期で分けて整理した方が、後任者に業務の理解を促すうえで効果的だ。

できれば、上司や同僚等「第三者の意見」も取り入れるとなお良し。


■2.内容を文書で明文化

◆これはいわゆる「仕組み化」でもありますよね。

箇条書きなどで要点を簡潔にまとめておくと親切だ。文書をファイルにまとめる際に、見出しを付けた付せんを貼るといった工夫があってもよい。

今まで漠然とやっていた仕事でも、こうして文書化することによって、改めて整理されることもあるかと。


■3.「見える化」も有効

◆文字に加えて「視覚情報」も入れるとさらに後任にとってはわかりやすいものに。

 顧客情報を地図に示す方式も一案だ。営業エリア内の取引先を新規と既存に分け、色違いのシールを貼る方法などが考えられる。

アマゾンでは見つからなかったのですが、こんなのが良さげ。




■4.後任者との面接は数回

◆まず大事なのは「大枠から説明する」こと。

全体像を理解してもらってから、順を追って説明するようにします。

そして面接の回数は「複数が望ましい」とのこと。

1回だけでは、後任者が全体の業務内容を理解できたかどうか分かりにくいからだ。複数回にした方が後任者はその都度、引き継ぎの内容の疑問点もつぶしやすい。

また、1回当たりの面会時間は「1時間前後」にし、場所は後任者が実際に仕事をする職場内で行うようにします。

…私が引き継いだ時は、一緒に日常業務をやる時間がなかったので、文書だけでしたが。


■5.引き継ぎは異動後も

◆当然、後任者が業務になれるまではフォローが必要。

後任者はしばらくは不慣れな仕事や職場に戸惑うことが少なくない。前任者は余力がある限り、仕事の様子を聞くなどフォローすることが肝要だ。

私の場合は、毎週末に休日出勤をして、かなり分厚いマニュアルを作ったのですが、それでも最初は頻繁に電話がかかってきました。

まぁ、マニュアルがわかりにくかった、という話もありますがw


【所感】

◆上記で触れたように、私も1度だけ会社内で異動を経験し、その時にはかなり手間ひまかけてマニュアルを作りました。

というのも、当時の自分の仕事が多岐に渡っており、「何でも屋」というと聞こえはいいですが、「表向きの仕事」以外の仕事がかなりあったのがその原因。

実際、「社内的にはイレギュラーな業務」等の「マニュアル化したくてもできない」ものが多々ありました。


◆もちろん、本来はそのような業務は自分の課で受けるべきではなかったのだと後になってから思いましたが、頼まれるとイヤといえない(でも命令されると拒絶するw)性格が裏目に出たと言いますか。

完全に「スタンドプレー」ですね(スイマセン)。

そして異動するに当たって、マニュアルを作って上司に見せたところ、「そんなことまでやっていたのか」と注意を受けたという。

「全く見える化されてません」罠


◆そんなわけで、異動するにあたって、後任の方はその後かなり苦労されたと風の便りで聞きました。

逆に、「特定の個人」の能力なりスタンドプレーに頼って仕事をするのは、会社としては問題です。

異動の引き継ぎをすることで、こうした洗い出しも行うことができるのではないか、と。

今般この記事を読んで、20年弱経ってから反省をした次第です。

「立つ鳥後を濁さず」で!


【関連記事】

【号外】『「仕組み」仕事術』アマゾンキャンペーンのお知らせ(2008年03月03日)

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【参考書籍】

◆千野さんは特にご本は出されてないようなので、アマゾンで検索して出てきた、マニュアル関係のご本を何冊か。






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Posted by smoothfoxxx at 22:15
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