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2010年02月13日

【整理術】「ダンドリ・整理術 モノグサ私の方法」から学んだ7つのポイント




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、私にとっての鬼門である「整理術」のご本。

著者の大迫さんは、個人で編集事務所を営んでらっしゃる方で、教科書関係の編集を年間で100冊以上担当したこともあるのだとか。

また、世代的に私と近いこともあるせいか(?)、デジタルに固執することなく、アナログとの使い分けを上手くおやりになっている感じ。

巻末には「オススメの整理グッズ」も収録されていますし、見逃せない1冊デス!


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【目次】

序章 ダンドリ&整理上手になる第一歩
第一章 時間を生かす整理術
第二章 自分を生かすアナログ整理術
第三章 モノと空間を生かす整理術
第四章 書類・ファイルを生かす整理術
第五章 PC&WEBを生かす整理術
付録


【ポイント】

■1.リストは常にチェックするのが大事

◆ToDoリストは作られている方も多いと思いますが、ここでアナログデジタルかは、どうでも良くて、大事なのは「常にチェックする」こと。

 そのためには、リストを常にそばに置いておくこと。それが可能なら、書き留めておくモノやツールは、メモ用紙でも手帳でも、携帯電話でも、何だってかまいません。1日中PCに向かっているなら、メモソフトが便利でしょうし、要件を書いたポスト・イットをモニター枠に貼っておくだけでも十分でしょう。

「リストを作っただけで、満足しちゃわないように」、ということですね。


■2.面倒な作業は1つの時間に集中させてしまう

◆本書の冒頭にもあったのですが、大迫さんのPCが立ち上がるには、3分かかるそう。

一見長すぎるような気もしますが、実はその間に机の上の整理整頓を済ませているのだとか。

パソコンの起動に3分もかかるのは、ブラウザ、電子辞書、メーラーなど、必要なアプリケーションが起動時に開くように設定しているからです。
 ストレスを感じる起動時間に、同じくストレスのかかる整理整頓タイムを重ねます。

そして逆に、「起動時間以外は整理整頓をしなくていい」という開放感につながるのだそう。

私は逆に、職場のPCは帰る時もスタンバイ状態にしておいて、すぐに立ち上げられるようにしていたので、このお話は「目からウロコ」でした。


■3.ノートは「カタチに見えたモノ」と「カタチに見えないモノ」をわけて書く

◆ここで言う(1)「カタチに見えたモノ」とは「情報や事実」であり、(2)「カタチに見えないモノ」とは、「意見や感想」のこと。

大事なのは、「両者を分けて書くこと」であり、具体的な成果に結びつけていくためには、(1)に対して(2)を自分のストレートな言葉で書きつけることが大切です。

 (1)にどんな価値や意味を見出して、自分の意思決定や行動につなげてくのか。書きとめた情報について、どう思うのか。何かつけ加えることはないか、簡単なメモ書き、単語1つだけでもいいので、書き添えておきましょう。

自分のノートを思い起こしても、(1)の「情報や事実」だけ書き連ねてしまっていた気が。

今後は意識して「意見や感想」も記載したいと思います。


■4.モノをグループ分けする

◆大迫さんは、様々なモノを「セット化」して、使う場所のすぐそばに置いているのだそう。

例えば『「送る」セット』なら「レタースケール」「住所印」「カッター」「マジックペン」等。

『「受け取る」セット』なら、「認め印」「レターオープナー」「段ボール用カッター」などなど。

そしてこれらは、「良く使う場所」に置くのがミソ。

「話す」セットの主役である電話機は、数年前に机の上から外しました。イスを回転させて手を伸ばさなければならない後ろの戸棚の上に置いています。
 メール連絡が主になり、固定電話を使う機会が激減したからです。

実は私も、電話は作業机の上ではなく、ちょっと離れたところに置いております。

普通の企業にお勤めですと、電話は難しいとは思いますが、その他の「セット」については、試してみる価値はあると思われ。


■5.書類は「時間」か「空間」で区切る

◆大迫さんは書類の整理に関しては、基本的に「とりあえず貯める派」なのですが、毎年年末の大掃除のタイミングで必要なものだけレスキューし、残りは捨ててしまうのだとか。

また、レスキュー作業のもう1つの考え方として推奨されているのが、時間ではなく、空間で区切る考え方です。

 また、レスキュー作業にあたっては、時間ではなく、段ボール一箱や引き出し一杯にたまった時点で選別する、つまり空間で区切るというのも一案でしょう。

私は中途半端に、年末の大掃除の日に「その日チェックできたものだけ」捨てるやり方でやっていますが、むしろ「空間で区切る」方が良さそうな感じです。


■6.ファイリングは1つの方法に固執しない

◆書類のファイリングと言えば、「野口式」(押し出しファイリング方式)が有名ですが、それ以前からある「テーマ別」「五十音順」「日付順」も捨てがたいところ。

ここで注意しなければならないのは、用途によって最適解が異なるということ。

たとえば「野口式」は「個人所有のフロー書類の整理」に限られますし、企画であれば「クライアント別」が便利です。

 要するに、対象によってファイリングのスタイルを換えているのです。
 1つの方法に固執しない。絶対的な分類法はないという前提に立つ。
 肝心なのは、どの書類にどのファイリング方法が適切なのかを見きわめることです。

このあたりはかなり柔軟な意見だな、とw


■7.デュアルモニター&ツインマウス

◆ここまで比較的アナログネタが多かったのですが、本書の5章はモロに「デジタル」

なかでもたまげたのが「ツインマウス」というスタイル。

デュアルモニターは良く聞きますが、マウスを2つ使うというのはあまり聞かないような。

 キーボードの左右に1つずつマウスを置く。通常の作業は右マウスを使い、メモを取ったり、テンキーを打ったりする時には左マウスを使います。
 できれば、コードレスの光学式(またはレーザー式)マウスを使いたい。
 慣れるとすこぶる快適です。

さすがにそのために新たにマウスを買う勇気はないものの、マウスが余っている方は、試されてみてはどうでしょうか?


【感想】

◆タイトルに「モノグサ」とありましたが、確かに本書は、類書に比べると、「絶対こうすべし」のような「厳格さ」は見受けられません。

むしろ、一人ひとりの置かれた状況や職場環境にあわせた柔軟なやり方を推奨している感じ。

特に「ファイリング」は、用途によってバラバラでも良い、というのは、結構新鮮でした。

ちなみに大迫さんの場合、名刺は「時系列」でこんなホルダーに挿していってるそう(これは台紙なのでご注意を!)。



◆また、上記でも触れたように、「あえてPCの起動に3分もかけて、その間に整理整頓する」というのも、完全な「仕組み化」

小ネタなので、上記では取り上げませんでしたが、他にも似たように「複数の作業を1つに重ねる」例がいくつかありました。

例えば「メールはトイレに立つ前にチェックをする」

 この時、イエス・ノーですむメールは、即座に返信します。
 くわしい回答が必要なメールの場合、その返信文は手洗いの中で考えます。こう決めておくと、作業や思考のじゃまをされることなく、しかもそこそこの頻度でチェックでき、相手を待たせずにすみます。

こういう細かいTIPSも積み重なるととても大きな差が出るのだとか。


◆巻末の「オススメ整理グッズ」は上記では丸ごとカットしてしまったので、いくつかここで。


「倍も」とじることから、その名がついたというVaimo11のパワーには圧倒されます。



カッターは折ってこそカッター。なのに折るのがメンドーで、その処理にも悩まされていました。
その気に、刃を折る気にさせてくれるのが、OLFAの安全刃折処理器ポキです。



音量をノブの回転で調整できるUSB接続コントローラー(中略)。
ノブを押すとミュートもできるので、急な電話や来客にもさっと対応できます。



ほとんどのタイマーは60分が上限ですが、これは最大99時間99分99秒までセットできます。


◆類書のように「派手」だったり、「最新ツール使いまくり」ではありませんが、本書の内容は、私にはかなりしっくり来ました。

さしあたって、「メールチェック」「トイレタイム」に合わせてみることにします。

名刺も、今までは「ローロデックス」にアイウエオ順に入れてましたが、時系列に変えてみようかと。

ダメだったら元に戻せばいいだけですし、そういった柔軟性も、本書を読んで得たことかもw


結構拾いもの(失礼!)な1冊でした!



【関連記事】

次世代型「書類・手帳・ノート」の整理術の条件を考えてみるよ(2010年01月28日)

【整理術】「整理HACKS!」小山龍介(2009年06月29日)

【整理術】「もうイライラしない 人生を変える情報整理術」刑部恒男(2009年03月30日)

【整理】「『仕事が速くなる プロの整理術』を読んで(A4とかクリアフォルダとか)(2008年12月10日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【編集後記】

◆アマゾンで「整理術」で検索していて見つけた本。


マンガらしいので記事にするのは難しいと思いますが、やたら評価が高いので気になってます。


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Posted by smoothfoxxx at 09:30
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