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2010年01月28日

次世代型「書類・手帳・ノート」の整理術の条件を考えてみるよ


図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術

サンクチュアリパプリッシング
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【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、ビジネスパーソンの大好物(?)である「整理術」の本。

対象は、タイトルにもあるように、「書類」「手帳」「ノート」の3点です。

アマゾンの内容紹介から。

仕事のミスの約85%は、整理術で解決できる。
電通、JTB、バンダイ、パソナグループなど、一流有名企業の“できる”社員を徹底取材。
日本一わかりやすい整理術の教科書。

図解本は基本的に買わない私ですが、コンパクトにまとまっていたので、つい買ってしまいますたw

なお、タイトルはいつもの「ホッテントリメーカー」作でございます。


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【目次】

ファイリング術で書類を整理する
 ファイリングに欠かせない道具
 ファイリングが必要な理由
 使う見込みのない書類は廃棄する ほか

手帳術で情報を整理する
 自分に合った手帳を見つける
 ビジネスシーンで手帳が必要な理由
 手帳活用の基本 ほか

ノート術で思考を整理する
 自分に合ったノートを見つける
 ビジネスシーンでノートを使う理由
 ノート活用の基本 ほか


【ポイント】

■1.ファイリングの道具は必要最小限のもののみそろえる

◆私のような文房具好きは要注意。

ファイリングをはじめる前に、道具をすべて買いそろえてしまうことはやめましょう。(中略)

最初は必要最小限の道具のみをそろえ、ファイリングを行う中で必要になったものがあれば随時買いそろえるようにしましょう。

ありがちなのが、「道具を買っただけで満足してしまう」というパターン。

「それ、何て俺!」状態ですが。


■2.ハイテクグッズに頼り過ぎない

◆本書はアナログテクメインなんですが、さっそく牽制球がw

スキャナで書類すべてをデータ化している人がいますが、場合によっては余計に時間がかかってしまいます。それはファイリングのシステムを理解せず、必要のない書類までスキャンしてしまっているためです。

うーん、私の場合、日経産業新聞やアソシエ等で切り抜きたい場合だけスキャンしてますね。

今までは切り抜いて袋に入れてたので、工数的には変わらないかも。


■3.「廃棄」と「保管」の判断方法

◆本書ではチャートになっているのですが、抜粋して。

●廃棄

⇒「1年以上未使用の書類」
⇒「保存期間の過ぎた書類」
⇒「データのある書類」etc...

●保管

⇒「価格表や商品情報に関する書類など」
⇒「打ち合わせ先でもらった契約書など」

●要判断

⇒「終了したプロジェクトの書類」

「保存」は簡単ですが、「廃棄」の判断は非常に難しいです。

ただ、大事なのは確認のタイミング等の、「基準を決める」ことかと。


■4.クリアホルダーによる書類整理

◆本書では図解されていますが、これまた抜粋して。

●クリアホルダーを「処理前」「保留」「保管」に分類

●クリアホルダーの配置場所と移動方法

⇒机の上に「処理前」「保留」を配置(ブックエンドか縦型ボックスファイル使用)

コクヨ ファイルボックスS-A4縦 収容幅94mm グレー フ-E450M

⇒「保管」は引き出しの最下段に横型ボックスファイルを用いて

ボックスファイル 5冊パック CS-1080E-5P

やはり図解の方が分かりやすいようなw

書類・手帳・ノートの整理術










■5.手帳へのスケジュールの記入方法(スペース活用方法)

◆手帳のタイプにもよりますが、特にマンスリー型の場合など小さなマスに記入することになります。

その際の記入方法の工夫を抜粋して。

●最初に時間を書く

人の脳は、時間の感覚に敏感だといわれています。予定を記入するときは、まず時間から書くようにすると頭に入りやすくなります。また、電話やメールで予定を確認するときも「時間+用件」という順番を徹底すると頭の中で予定を整理しやすくなるのです。

●記号・略語を使う

●未確定の予定は付箋を使用


特に、記号・略語は後で自分で見て分かるようにしておかないとまずいですね。

本書では記号のパターン例があるので、「それに従う」というのも、後からわからなくなった時には助かりそうですw


■6.手帳を見直す癖をつける

◆書くだけ書いても見直さないと意味が無いよう。

仕事の区切りがついたときや移動時間など、少しの時間を利用して手帳を見直す癖をつけましょう。そうすれば1週間分ほどのスケジュールが頭に入り、締め切り直前に慌てることもありません。また、時には過去の手帳が仕事に役立つこともあります。時間がかかった案件やトラブルのあった取り引き先など、蓄積された過去の情報から自分の苦手な仕事のパターンがわかったり、同じような仕事に取り組むときの参考にできます。

私も手帳ではなく日勤表の過去の履歴で、毎年のルーティン作業を事前に確認したりしております。

それと、アナログの場合、「修正の跡」等が残っていると、それだけ手間がかかったことが後からわかったりするので、便利かも。


■7.ノート活用の基本

◆原則レベルですが、これを最低限踏まえておかないとまずそう。

●ノートは時系列で書いていく

ビジネスノートは、カテゴリーをわけずに時系列で書き進めていきましょう。カテゴリーわけをすると、この内容はどこのカテゴリーへ入れるべきかと迷ってしまうことが多いからです。

●検索できるように書く

⇒索引を作る

索引を作るために、1つの内容に対して必ず、日付/分類/内容の3項目を書き記しましょう。そして、その3項目をパソコンでテキストファイル化し、索引を作ります。

⇒表紙に使用期間を書く


パソコンでの索引の作り方については、別途ページを設けて解説されております。


■8.ノートはゆったりと書く

◆スペースを広く使って、「見やすいノート」を心がけよ、と。

そのための工夫がいくつか。

●あらかじめ余白を作っておく

ノートの右端から7cmくらいに縦線を引いて、あらかじめ余白を取っておくと便利。例えば、わからない単語が出てきたら、余白に書いておいて、後で調べるとよい。

●テーマが変わったら改ページ


もちろん、テーマが変わらなくとも、意図的に改ページをして、スペースを作って後で書き足すのもアリかと。


【感想】

◆正直、記事を書き始めてから、「画像だけでいいじゃん」と思ってしまいました。←遅すぎ

いやむしろ、「画像だけの方が良い」ような(上記画像参照)。

そもそも本書のテーマは「整理術」です。

そのため図やイラストが多用されており、それらに惹かれてリアル書店で買ったのに、いざ文章にしてみると、その良さが伝わってないというアリサマ。

「テキスト抜き出した時間が〜」


◆内容的にも、ぶっちゃけ「基本的なテーマが中心」であり、「目からウロコのテク」というのは、今まで様々な整理術本をお読みになっている方にはあまりないと思います。

基本的な項目を図で分かりやすく解説し、合間合間に小ネタが挿入されているというスタイル。

上記ポイントでは、その基本的な項目と、小ネタがごっちゃになっているのですが、基本的な項目だけだと、今さら過ぎて
「( ´_ゝ`) フーン」となってしまいますし、ハック本のような「小ネタの集合体」でもないので、小ネタだけで押し切るのも無理があったような。

イメージ的には「アソシエの整理術特集」写真をイラストに差し替えテキスト量を3倍増にした感じですね。

サイズが通常の単行本サイズなので、ムックよりは保管がラクですしw


◆なお、書類整理の項目に「ファイリングの基本(パソコン編)」というのがあり、そこで触れている以外は、基本的にデジタルネタはなし(上記「パソコンによる索引作り」等を除く)。

当然、「クラウド」ネタもございません。

ただ逆に、デジタルネタは劣化が激しいので、そういう意味では、5年後でも使える1冊と言えるかも。

私だったら、デジタル漬けになっているであろう「新社会人」にプレゼントしたいところです。


「今年こそちゃんと整理したい」というアナタへ!

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【関連記事】

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【整理術】「もうイライラしない 人生を変える情報整理術」刑部恒男(2009年03月30日)

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【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【編集後記】

◆前に出た「オシムの言葉」とごっちゃになって、昨年末に出たこの本、見逃してましたよ!


時間を作ってゆっくり読みたい1冊ですね。


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Posted by smoothfoxxx at 07:30
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