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2009年09月25日

はてなユーザーが選ぶ超イカした「最強のデスクワーク術」10選


最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書 109)
オダギリ 展子
PHP研究所
売り上げランキング: 5663


【本の概要】

◆今日お送りするのは、「仕事」に先立つ「作業」効率化にうってつけのご本。

著者は「スーパー事務員」の肩書きを持つ、オダギリ展子さんです。

当ブログでは、オダギリさんのご本を、今まで何冊かご紹介してきましたが、本書がある意味集大成と言えるのではないか、と。

なお、いかにもなタイトルは、久しぶりに「ホッテントリメーカー」作でございます(数が合わなくてスイマセン!)。


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【目次】

第1部 事務ワーク編

 デスクまわりの整理術
 コピー術
 ファックス術
 ファイリング術
 文具活用術
 パソコン活用術
 書類管理術

第2部 書類ワーク編

 書類を使った業務管理術
 カスタマイズ書類術
 お助け書類術


【ポイント】

■机の上だけではなく横や下も活用する

◆オダギリさんの事務ワザとして知られるものの1つが付箋の設置法。

それまで付箋があちこちに行ってしまうのが悩みだったのがこの方法で解決。

 付箋の台紙を剥がしてデスクまわりに貼り付けてしまうのです!これなら付箋の位置が固定され、「ココ」と決まるので使うときに探す手間や時間が発生しません。

他にも

「スタンプ台」の底にマグネット板を貼ったものを引き出しの手前の面にくっつけて使う」

ゴミ箱にマグネットをつけて、引き出しの手前に付ける」

といったテクもアリ。

私の場合は、「付箋はいくらあっても困らない」ということで、最も多く使う7.5×7.5のサイズのポストイットを、引き出しや机の上やミーティングテーブルの上等に置きまくってますがw




■コピーする際には「色」をこうして活用する

◆オダギリさんの過去の著作で、一番「ツボ」だったのが、「黄色の蛍光ペン」の活用法でした。

つまり、「黄色の蛍光ペンはコピーしても写らない」ので、書類の原本にその旨書いておくわけですね。

また、原本証明以外でも、書類に更新があった場合に、「記録」としてその旨書いておいて、更新後と区別する、といった使い方も良いかと。

私は「いつ誰にファックスしたか」といった情報も記入したりしています。


◆さらに本書でサラっと書かれていて「ムムム」と思ったのが、書類のサインを「青色のインクのペン」で行うというもの。

原本ならなのに、通常のコピーだと黒く出るので、オリジナルでないことが一発でわかるという仕組み。

これも他に何か応用できそうな気が・・・?


■コピーの裏写りを防ぐ方法

◆これは知ってる人は知ってるラシイ一発ネタ(私は知りませんでいた)。

コピーする際に、表まで透けて見える裏側の印字を防ぐには、「裏に黒い紙を当ててコピーをとる」ことでOK。

私もやってみたところ、確かに効果がありました(完璧かどうかは、原稿にもよります)。

なお、黒い紙が手元にない場合は、コピー機の蓋を開けたままボタンを押せば、真っ黒なコピーが出来ますよねw


■ファイルが完結したかわかるようにしておく

◆ファイルも連続してちゃんと並んでいれば、続きがあるかないかわかりますが、いったんキャビネから出てしまったらなかなかわかりにくいもの。

それを一発でわかるように、オダギリさんは「タイトル部分にシールをつける」ことを推奨。

もちろんシールでなくても、ペンで印をつけるのでも可。


◆また、このやり方が部内・課内で周知徹底していれば、完結したファイルに新規書類をファイリングされることはないですが、知らない人が使った場合はまた別。

それを防ぐために、ファイルのタイトル部分だけでなく「内側部分」にも、完結した旨のメモを付けておく、と。

うーん、細かいことですがぬかりないっす!


■付箋に日付を書いて「見える期限管理」

付箋の活用術もいくつか紹介されていたのですが、私が真似たいと思ったのが、「期限管理」

これは、期限がある書類をいくつか抱えている場合に、「わざと付箋をはみ出して」貼って、そのはみ出した部分に「期限日を記入」しておく、というもの。

まぁ、「ToDoリスト」等で管理するのが一般的ですが、目立つ色の付箋日付が書いてあり、その対象となる書類が一緒にあった方が、リストよりもイメージが沸きそうな(私だけ?)。


■書類はできるだけフラットにする

◆これはまず、当ブログでも何度かご紹介している「フラットクリンチタイプ」のステープラー(ホチキス)が推奨されています。

ちなみに私が持っているのはコチラ。


さらに私は、もうちょっと分厚い書類「フラット」にすべく、最近この製品を買いました。

マックス ¥ 1,575

また、ゼムクリップWクリップで書類を留めて重ねる場合には、「留める箇所を重ならないよう少しずつずらす」こともご提案(私も実践済み)。

とにかく、書類やファイルは薄ければ薄いほど良いので、ぜひ取り入れて頂きたいところです。


■お役立ち電話伝言メモ色々

◆伝言メモは「裏紙で十分」というご意見もあるかもしれませんけど、効率化を考えたらこういう工夫もアリだな、と。

本書では全て具体的な「図」が付されていてわかりやすいので、ちょっと申し訳ないのですが。


●座席表付き電話伝言メモ

電話伝言メモを作成する際に電話の名指し人である宛名をその都度記入するのではなく、座席表にあらかじめ書かれている名前を○で囲むだけですむようにしたということです。

これは時間短縮だけでなく、アルバイトや新人さんでも間違えずにメモが残せる点が秀逸ですね。


●長期不在者用伝言メモ

これは、同じ人あてに、「最大5件」のメモが残せる「A41枚サイズ」のメモ。

長期不在者にとっては、小さなメモが机に散乱していても後で困りますし、また、時系列で見直せる点が良いです。


●名指し人別電話伝言メモ

今度は、「かけてきた相手」があらかじめメモに印刷されていて、該当者を○で囲むというパターン。

もちろん、それ以外の人からの電話でも対応できるように「空欄付き」です。


【感想】

◆冒頭でも申し上げたように、基本的にオダギリさんのご本に書かれているのは、事務作業に関する「ハック」です。

ですから、ある程度上の立場だったり、下にアシスタントがいらっしゃるような方にとっては、「自分でやるべきこと」ではないのだと思われ。

逆に、ご自身がこういった作業を実際にやる立場の方であれば、得るところは多いかと。

もちろん、私のような自営業者の場合も誰もやってくれないので、今さらのように実践中だったりしますが。


◆今回ピックアップしたのは、主に第1部の「事務ワーク編」から。

第2部の「書類ワーク編」の方は、テンプレだらけで、内容的にはいいんですが、記事にするには図がないとちょっとキツい感じです。

それでも「電話伝言メモ」だけは是非とも取り入れたくて、上記でご紹介してみた次第。

ホントだったら、こういったカスタマイズのポストイットでやりたいくらいですし。



え?贅沢ですか、そうですか。


◆一応ご留意頂きたいのが、過去のオダギリさんのご本との重複ネタ。

単行本と新書という違いもありますし、それなりにかぶっておりますので、過去のご本をお持ちの方は、その旨ご了承下さい。

とはいえ、どうしても新しい本の方が、「過去の人気ネタ」「新ネタ」を加えることが多いので、私の場合新しい本が出るとついつい買っちゃうんですよね・・・。

「それがビジネス書オタクの生きる道」でございます。←違うw

いずれにせよ、冒頭で「集大成」と申し上げたように、オダギリさんの本をまだ1冊もお持ちでない方なら、現状だとこの本がベストでしょう。


即効性のある小ネタが満載です!

最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書 109)
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【編集後記】

◆ちょっと気になる本。


持ち運びもしないのに、「歴代のPCが全部ノートブックな私、敗北のお知らせ」なヨカン。


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Posted by smoothfoxxx at 08:30
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実は、著者のオダギリ展子さんとはIJKつながり。人の縁って、どこでつながるかわか...
献本御礼:最強のデスクワーク術【ウェブ参謀のおしごと】at 2009年10月02日 06:25
僕の仕事は、ほぼ100%内勤で、ミーティングもそれなりにあるけれど、基本は机でPCと書類に向き合う日々。 少しでも効率化させようと整理術やらハックやら読んできており、丸々実践できているかと言われれば「?」が付くけれど、読む前よりも確実に少しずつ自分の環境が改善...
【書評】最強のデスクワーク術【ビジネス書で「知」のトレーニングを! ?? 知磨き倶楽部】at 2009年10月05日 14:03