【メール】押さえておきたい5つのルール＠日経産業新聞:マインドマップ的読書感想文

2009年07月29日

【メール】押さえておきたい5つのルール＠日経産業新聞

【はじめに】

◆昨日の日経産業新聞ビジネススキル面にあったのが、「メール作法」の特集。

題して『メール上手で心つかむ―押さえておきたい5つのルール』。

アドバイスは、お馴染み平野友朗さんと、「メール道」などの著者で知られる久米信行さんのお二人。

どちらかというとオーソドックスな内容ですが、ご参考まで。

いつも応援ありがとうございます！

【5つのルール】

■1.件名は具体的かつ簡潔

◆これは件名（タイトル）を見ただけで、内容を類推できるようにせよ、ということ。

　多忙なビジネスパーソンにとってメールのチェックはできるだけ手早く済ませたい。回りくどい件名にすると、迷惑メールと勘違いされて、読まれないまま削除されてしまう危険性もある。

ただ、ビジネスユースはもちろん、1日に数十通レベル以上ででやりとりされている方ですと、既に件名はかなり具体的にされていると思います。

ちなみに、Gmailですと、迷惑メールはキチンと迷惑メールフォルダに収納されているので、基本的には大丈夫かと。

■2.初対面なら自己紹介を

◆メールなのに「初対面」とありますが、要は「まだ関係が深まってない」状態のときは、相手のフルネームだけでなく、所属する組織や企業の正式名称と部署名、肩書きを書け、と。

そしてその次に、「相手に自分が何者なのかを理解してもらうための紹介文」を書くのだそう。

例えばこのようなもの。

「先日、御社に伺わせていただいた○×です」や「△□さんの紹介でこのメールを書いております」

肩書きはビジネスメールでは当然キチンとやっておりますが、私の場合、紹介文は微妙カモ。

◆逆に、相手と親しくなってからは、自己紹介を省いたり、冒頭部での相手への呼びかけも「□○さん」のように、書きなさいとのこと。

これは堅苦しい文章を書いていると、親しくなれないから。

私は、出版社の方とメールのやり取りをしている時が結構微妙で、アチラはお仕事なんでしょうが、こちらは「全然仕事じゃない」ので、どこまでくだけて良いのやら。

■3.書き出し様式は多彩に

◆今度は冒頭の書き出しのお話。

いつも「大変お世話になっております」では、読み手にマンネリズムを感じさせてしまい、その後が良くとも相手に伝わらない、というご指摘が。

それに代わる例として

「お久しぶりです」や「お変わりありませんか」

といったフレーズが紹介されています。

書き出しを工夫することで「いつもとは違うな」と思わせ、メールへの注目度も高められる。

私は本業の方ではこうした挑戦はちょっと難しいので、無難に「お世話になっております」で済ませておりました。

ただ、相手の心を掴むような「一歩秀でたメール」にするためには、こうした工夫が必要なのかもしれませんね。

■4.返信は24時間以内で

◆基本的にメールは「返信が早ければ早いほど、相手に与える印象はよくなる」とのこと。

ただ、だからといって、何でもかんでも即レスすればいいというのではなく、今回の記事では「あらかじめ返信する時間を決めておくと良い」、というスタンスです。

　朝、昼、夜とメールをチェックする時間を定期的に設けておけば効率よく返信できる。その日に来たメールにはすべて返信したうえで仕事を終えるのが望ましい。先送りすると後で苦労する。

当日来たメールは「すべて翌日返信」という指導をされていた本もありましたが、この辺は、やはり「トレードオフ」だと思いますので、ご自身のお仕事と相談して頂きたいところ。

■5.単語登録で時間を節約

◆これは既に実践されている方も多いかと。

パソコンに「よく使うフレーズを単語登録しておく」、という方法です。

本記事で紹介されている例が、「今後ともよろしくお願いします」を「こんご」で単語登録しておく、というもの。

こちらについては私もやっておりますが、ブログを書く上での「タグ」を登録しているだけで、挨拶文等はいちいち手打ちで入力中です。

何かの本だかブログで「辞書登録だと、言葉に心がこもってない」とか何とか書かれていたからかも・・・？

【所感】

◆結構オーソドックスな内容だったと思います。

最後の単語登録の件については、私はやってませんが、むしろ、大量にメールを書かれている方なら、半ば常識かと。

ただ、ある程度同じ挨拶文でよければ、「署名の登録」に、挨拶文まで含めて登録してしまう、という手もあります。

また、最近この本で知ったのですが、Gmailには「返信定型文」という機能もありますし。

◆なお、今回の記事には、「ビジネスメールの改善例」として、「採用面接のお礼を伝える場合」のメールの「Before & After」が掲載されています。

これが、かなり極端に改善されていて、参考になりました。

というか、改善前が「アレ」過ぎるんですが。

◆ただ、今後携帯やスマートフォンでビジネスメールのやり取りをするのが常識になったら、また違った「メール作法」が出てくるのではないか、と。

ブログのコメントでも、PC派と携帯派では結構違いますしね。

未だ1日に書くメールが10通以下の私は、どんどん置いていかれそうです。

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