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2009年06月29日

【整理術】「整理HACKS!」小山龍介




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、一連の「ハック本」で名高い、小山龍介さんの新刊、「整理HACKS!」

「書類」を初めとして、「情報」「思考」はもちろんのこと、「人脈」までハックしてしまうという、まさに「小山さんらしさ」が十二分に発揮された1冊です。

いつも通り、選りすぐられたハックの数は「89」(+1)。

特に「デジタルギア」「Webサービス」等を仕事で活用したい方なら必読です!


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【目次】

Chapter1 書類ハック! データ集約とアクセス分散
 01 プリントアウトは容赦なく捨てる
 02 打ち合わせ資料はメールで共有、保管する
 03 ファイル名は「プロジェクト名+書類名+作成日」にする ほか

Chapter2 環境ハック!  環境の統一と洗練
 19 小物を透明ポーチに入れて整理する
 20 出張セットを用意して急な出張に備える
 21 充電はすべてUSBケーブル経由で行う ほか

Chapter3 情報ハック!  時間軸と空間軸
 34 本を捨てて情報吸収力を上げる
 35 書評ブログを書いてデータベースをつくる
 36 オリジナル注釈をつけて本を情報データベースに変える ほか

Chapter4 生活ハック!  ルーチンとサプライズ
 52 通販を活用して生活をシンプルにする
 53 悩まず同じものを購入する
 54 1回分を買いだめして心配の種をなくす ほか
 
Chapter5 思考ハック!  情報分割と統合
 63 「わからない」まま頭にインプットし、無意識のうちに整理する
 64 寝る前にインプットして寝ている間に仕事する
 65 アウトプットするときには1つのことに集中する ほか

Chapter6 人脈ハック!  リンクとショートカット
 77 1年たったら名刺を捨てる
 78 名刺にはすぐ、もらった日付を入れる
 79 名刺はすぐにスキャンして閲覧できるようにする ほか


【ポイント】

■打ち合わせ資料はメールで共有、保管する

◆これは各種資料は、「紙ベース」ではなく、「メール添付のデジタルベース」でやりとりして、データ共有しましょう、というお話。

税理士業界(というか、ウチだけ?)では、まだまだ難しい(というか、メールを使ってない顧問先も多い)のですが、先日から始まったTSUTAYAさんのフェアや、『宝島』の原稿等、メディア関係の仕事(仕事じゃないですがw)の資料は、私もすべて「メール」でやりとりしていますね。

おかげで、自宅と職場で同じ資料を確認する事も可能。


◆また、次のような指摘も。

 以前は、改ざん、転用される恐れもあって、こうしたデータの提供はいやがられていましたが、PDFにして送れば大丈夫。機密事項が漏れるのを心配するのであればパスワードをかけておけばよいでしょう。

私の場合、さすがにパスワードがかかっていたことはないのですが、キチンとした機密保持が必要なお仕事であれば、こういうことも可能である、と。

少なくとも、ファクスで送るよりは第三者の目に触れることもないですしね。


◆本書では、次のような「メールアプリによる書類管理の利点」も挙げられています。

 ・時系列での厳密な管理ができる
 ・送信者による検索ができる
 ・メール本文を参照すると文脈がわかる


仕事の相手側にもこれらの点に納得してもらえれば、導入も進むと思われ。


■書類はすべてスキャナーでデジタル化し、PCに取り込む

◆私が「やろうやろう」と思いつつも踏ん切りがつかないのがコレ。

とにかく何でもかんでもスキャンして紙を捨ててしまうというのがミソ。

すべてをスキャンするという例外のないルールを設定することにより、判断のための時間が不要になります。そして何より、判断のために頭を使う必要がなくなるのです。

確かに書類を「とっておくか・おかないか」というのは、高度な判断が必要となるところ。

「悩む時間がもったいない」というのは一理あります。


◆さらに、もう1つの利点が。

また、判断がいらないということは、誰にでもできるということにもなります。そろそろ自分の下に部下がついてくる立場の人も多くなってくると思いますが、そうしたときに部下に気軽に任せられるのです。

アシスタント的な人がいる方なら、これは大きいかと。

ウチの場合、基本が何でも一人なので、結局自分でやるしかないのですが。

本書の中で紹介されている、小山さんの愛用機はこちら。

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500
富士通
発売日:2009-02-07
おすすめ度:4.5

私もスキャナー導入したくて、こんな雑誌まで買ったんですけどね・・・。



■書籍をスキャンしてデジタル書棚をつくる

◆小山さんの場合、書類だけでは飽き足らず(?)、とうとう禁断「裁断しての書籍のスキャン」まで!

先ほどのスキャナーに加えて裁断機を購入、本の背の部分を裁断して1枚ずつバラバラにすれば、あとは書類のスキャンと同じ。自動フィードで一気にスキャンすることができます。

私も読み返す本は極めて少ないので、基本的に1度読んだ本はダンボールに詰め込んで、そのまま場所ばかり占領することになっています。

それを考えたら、確かに裁断してスキャンしてしまった方が、使い勝手は良さそう。


◆おまけに、スキャンしたデータは検索も可能なよう。

また、さらにすごいのが、検索機能。書籍の文章を読み取ってテキストデータとして保存するので、書籍の全文検索までできてしまうのです。

「全文検索が可能」というのは、かなり魅力的です。

私だってこんな記事書いてますしね。

ギークなら知らないと恥ずかしい「ネット書籍サービス」の基礎知識

ただ、やはり「本の裁断」という行為に対しては、「本好き」としての「メンタルブロック」が大きそう。

アマゾンでは、上記のスキャナーと一緒に、こういう製品も買われているようですが・・・。



■SugarSyncで「どこでもオフィス」を実現する

◆ネットを通じて、複数のPC間でのデータの同期をとるサービスとしては、Dropboxが有名でした。

ところがたまたま(?)本書で紹介されているSugarSyncが、それを上回っているのではないか、という記事が先日はてなブックマーク界隈では話題に。

Dropboxを超えた?オンラインストレージ「SugarSync」:frnk*blog

上記記事を読んで頂けると、概要がお分かりになるかと。


◆小山さんの場合、かなりの「iPhoneユーザー」「iPhone HACKS!」なんて本も出されてますから、当たり前w)なので、上記記事にもあるiPhone専用アプリを使って、「iPhoneで家のPCの書類フォルダからプレゼンファイルを開いて見せる」といったデモンストレーションを行ったりするそう。

こうなったら、確かに「どこでもオフィス」ですよね。

なお、この「SugarSync」自体は、野口悠紀雄先生の『超「超」整理法』で紹介されていたのだとか。

・・・自分も記事にしていながら忘れていましたが。

参考記事:【超】『超「超」整理法』野口悠紀雄(2008年09月25日)


■ToDoリストとメールを統合して管理する

◆本書では、メールソフトはGmailを前提としており、それを用いたハックの1つが「ToDoリストの管理」

一応、昨年末からリリースされていたようなのですが、私は今まで導入しておりませんでした(ブラウザがIEですと、IE7以降に対応しています)。

GmailにようやくTO-DOリストが付いた:TechCrunch Japan

今般、本書に丁寧な図解入りで設定方法が記載されていたので、やっと導入。


◆小山さんはToDoを自分宛にメールしており、それらが終わらないと受信箱にメールが残ったまま(アーカイブに移動できない)になり、ストレスに感じていたのだとか。

それが、ToDoへの登録が可能となり、ToDo登録後はメールをアーカイブに移すようにしたところあっという間に受信箱がすっきりしたそう。

そこで私も、受信箱に溜まっているのが、「あとで読む」を利用してメールとして送った「気になる本のアマゾンのページ」ばかりだったのを、すべてToDoリストに登録して、メール自体はアーカイブへ収納。

すると確かにスッキリ爽快w

さらにそれらを、昨日一気に記事にして、ToDoリストもスッキリさせたのでした。


■ペンを替えて思考のギアチェンジをする

◆今までデジタル系ばかりだったので、ここらで1つアナログなハックを。

小山さんは、字を丁寧に書くとき0.5のペンを、 大胆な図解には1.0のペンを使っているそう。

細いペンばかり使っていると大胆な思考ができなくなりますし、太いペンばかり使っていると細かなところの注意が散漫になってしまう。両方を使い分けることで、大胆にやるときには大胆に、細かくやるときには細かい思考を行うことができるのです。

ペンの太さを替えるだけで、思考法が変わってくる、というのは意識していませんでした。

手帳に書き込むために細いペンを使っている方も多いと思いますが、「発想力」の観点から、太めのペンという選択肢も大いにアリではないでしょうか?


【感想】

◆今回は私の好みというか、長年の懸案事項である書類整理を中心にまとめてみました。

もちろん、本書は上記の目次でもわかるように、「環境ハック」「生活ハック」といった、アナログ的なものもあります。

「二次会に参加しなくてすむテクニック」「服を時系列に整理して朝の迷いをなくす」なんて、「ITでどこでもオフィス」みたいなテーマからは、かけ離れたお話もちらほらw

ただ、本書の「はじめに」にはこうあります。

「退屈な整理という作業をどれだけクリエイティブに、楽しく変えていけるか」ということが、仕事や人生のクリエイティビティや楽しさに繋がっていくのだという強い信念があるのです。

なるほど、ごもっとも。


◆また、むしろデジタルネタは賞味期限があったりします。

今あるサービスがなくなるかもしれないし、もっと良いサービスが出てくる可能性も、当然あるわけですし。

かといって、新しいサービスに期待して、何も変えないのも考えもの。

そういう意味では、本書も「できるだけ早く読んで」、今行っているやり方より少しでも良くなり、かつ、その費用対効果が納得できるのであれば、「早めに実践すべき」、だと思います。


◆私の場合、とりあえずGmailに「ToDoリスト」を加えましたが、「スキャナーの全面導入」には、まだ及び腰。

ここらで一つ、「チャレンジャー」として、書類スキャンDropboxを既に活用されている吉澤さんに、SugarSyncを導入して頂きましょうかね?

もちろん、本書には他にもハックネタが揃っていますので、お望みであればいくらでもw


好きな方なら、いつも通りツボな1冊!



【関連記事】

【整理術】「もうイライラしない 人生を変える情報整理術」刑部恒男(2009年03月30日)

【モバイル】「仕事ができる人はなぜレッツノートを使っているのか?」山田祥平(2009年02月17日)

【情報処理】「情報力」橋本大也(2009年01月19日)

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【超】『超「超」整理法』野口悠紀雄(2008年09月25日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【編集後記】

◆テーマ的には、このブログではつらいのですが。

4904507312
お金と生き方の学校 (新しい社会のための教科書)

弾さんが載ってるということで、せめて立ち読みだけでも(←ヲイ!)


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

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Posted by smoothfoxxx at 08:30
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この記事へのコメント
ちょっとご無沙汰してます。
いつも、というかほぼ日課のように読んでおり、ついでにアマゾンアタックもかけてしまって・・・・(^-^;
月の本代が心配になってきた今日この頃ですが(笑)、SugarSyncを使い出して数ヶ月になります。

めっちゃくちゃ便利です!!

特に、自動でバックアップしてくれるのと、私のように職場のデスクトップに自宅のPC,持ち運びのノートなど複数のパソコンを利用していると、それらすべてがネットから検索、ダウンロードできます。
メモリーでファイルを持ち運ばなくてよいことや、変更した場合に自動で変更されることもいいです。

有料ではありますが、是非お試しください!!
Posted by ☆サト at 2009年06月29日 13:00
SugarSyncには
2GBの無料版があるので
試験的にに導入するのもアリです。
(実際私も無料版+touchで運用中)

この書籍も既に入手済みです。
(精読はまだですが^^;)

Posted by goya at 2009年06月29日 17:11
>☆サトさん

ご無沙汰でした〜。
でも、その間もアマゾンアタックありがとうございます(涙)。

SugarSync、そんなにいいですか!
それは導入を考えないと。
ちなみに、家と職場の両方のPCで作業するのって、私の場合このブログだけなんですよね(笑)。
今は、下書きをGmailに添付してそれをDLしていて、それで特に不便でもないような?
ただ、何か別の必要性が出てきたら、ぜひSugarSyncを使ってみたいと思います。
ありがとうございました。

>goyaさん

お!さらにSugarSyncユーザーが(笑)。
無料版なら気軽に試せそうですね。
うーん、これはやはり吉澤さんにやってもらって、色々教えてもらおう(人頼みw)。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2009年06月30日 07:05