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2009年03月30日

【整理術】「もうイライラしない 人生を変える情報整理術」刑部恒男




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、皆さん大好き<「整理術本」

お恥ずかしながら私は存じ上げなかったのですが、著者である刑部先生の前作、「魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術」は、アマゾンでは大人気だった模様。

本書でも展開されている、刑部先生の<「WI(ダブルインデックス)式整理法」は、<野口式と<山根式の<いいところ取りと言えるカモ?

<整理整頓に悩む方なら、見逃せませぬ!


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【目次】

第1章 W整理法の基本

 ダブルインデックス(WI)式整理
 封筒(フォルダ)の中身は整理しない
 情報の流れは、川の流れである ほか

第2章 快適なパソコン内環境をつくるデジタル整理

 デスクトップには必要最小限のモノだけを置く
 マイドキュメント内は2階層整理で迷わない
 素早く大量の電子メールを処理するには? ほか

第3章 デスクまわり、書斎の整理―アナログ資料を整理し尽くすWI式ファイルによる7つのステップ

 WI式ファイルの作成
 インデックスをつける
 封筒に放り込むだけ ほか


【ポイント】

■ダブルインデックス(WI)式整理法とは

 W整理法の基本であるWI式整理法の一番のポイントは、ダブルインデックスという名のとおり、整理用封筒にメインとサブのダブル、つまり2つのインデックスをつけ、2段階で整理することだ。メインインデックスにはグループ名、サブにはタイトルをつける。あとはその封筒の中に該当する資料を放り込んでいくだけだ。とてもシンプルな方法だが、この方法が50音順整列とグループ分類の両立を可能にし、必要な書類をすぐに見つけることができる。


■使用中のファイルは、デスクトップに作成したフォルダに放り込んでおく

パソコンでは「使用中データ」フォルダをデスクトップに作成しておいて、現在進行中のデータをそのまま投げ込んでおく。
 ツールバーの「表示」を「詳細」にして「更新日時」を「▼降順」に並べれば、上のほうに現在使っているデータが集まる。進行中の仕事をすぐに一覧できるすることができるからとても快適だ。


■フォルダの整理は、デスクトップにショートカットを作成したエクスプローラーで行う


■マイドキュメント内のフォルダの簡単整理

1 メインフォルダとサブフォルダの2階層で整理する

2 メインフォルダとサブフォルダ内は分類せず、タイトル名を50音順や時間順によって並べる


■検索方法に合わせたフォルダ・データの並べ方(抜粋):

 ●フォルダやデータの表示は「詳細」が原則

 ●タイトル名を「50音順」で検索するには「名前」を「▲昇順」に並べ、最新のデータを先頭に出すには「更新日時」を「▼降順」に並べる



■初期設定のままの「マイドキュメント」はアプリケーション・プログラムがインストールされている「C:ドライブ」という「危険区域」にある

「リンク先」を「D:\ユーザー名\My Documents」に書き換えて「OK」をクリックすると、「マイドキュメント」は安全なD:ドライブへ移動される


■WI式封筒ファイルの作成の手順

手順1 角型2号郵便封筒を用意したら、上端から2センチのところをカッターで切り落とす

手順2 簡易記入法とスタンプ方式

(詳細は本書を)


■フリガナ・キーワードをつける際のポイント

 ●フリガナ・キーワードは4文字

 人名の読み方や日本語の単語の読みは、4文字以内で収まることが多いから、マス目を4つ設けておくと、ほとんどの読みがうまく収まる。

 ●インデックスはヨコ書きで右端記入が原則

 インデックスは「ヨコ書き」で「右端記入」が原則だ。封筒の開口部を上にして、右端のラインに沿って上から下にヨコ書きをする。


■WI式ファイルの並べ方

 ●使用頻度の高い机の上のファイルは、使ったファイルを常に左端に戻すのがルール

 ●使用頻度の高くないキャビネット、本棚等のファイルは、アイウエオ順



【感想】

◆手短ですが、テクニカル本であるが故の「ネタバレ自重」のため、今回はこの辺で。

他にも、メール管理のやり方ですとか、画像ファイルの整理のやり方といったネタがありましたが、この辺は類書とそれほど違いが無いので割愛。

まぁ、デジタル系の整理法については、どの本もある程度似かよった感じになるのは、致し方ないところカモ。

同じく割愛した、IEのファイルメニューの「ウェブサイトの保存」も、戸田覚さんの本で知ったばかりで、ほんの1週間ほど前までは全く知らなかったネタ。

この辺は逆に、ご存じない方にとっては、ものすごくツボかもしれません。


◆一方、個人的には使えるというか、使いたいネタがさっそくありました。

まずは、「ファイルのエクスプローラーでの表示」

ブログを書く際に、いつも使っているテキストファイルやその他使用頻度の高いファイルも、「更新日時」を「▼降順」に並べれば、上の方に表示されたいくつかのファイル以外、見る必要がありませんでした。

・・・上のとは逆に、知ってる人は当然知ってるテクかもしれませんが。


◆また、「WI式封筒ファイル」は、本書は手書きかスタンプを使ってマス目を記入するのですが、本書内にあるURL先に、その原図があるので、ダウンロードした上で、封筒にコピーすることが可能。

さっそく作ってみました!

WI式封筒ファイル






予定よりちょっと下の方にコピーされてしまいましたが、キニシナーイ。


◆さて、本書のキモであるWI式ファイルの並べ方は、机の上のファイルについては、「押し出し式ファイルの応用」

そして本棚やキャビネットの中のファイルは「50音順」です。

ここまでだと、冒頭にも書いたように、「野口式」「山根式」のミックスに過ぎませんが、さらにそこに「グループ」という概念を導入することにより、「グループごとのかたまりで50音順に並べる」ことが可能になっています(詳細は本書を!)。

自分でも実践したわけではないので何とも言えないものの、これはなかなか理にかなったやり方ではないか、と。


◆ちなみに、この刑部先生は1950年生まれ。

また、野口先生は1940年生まれで山根先生は1947年生まれです。

うーん、アナログの整理法については、まだ上の方の世代一日の長があるんでしょうかね。

しかも、お三方ともデジタルも積極的に取り入れているのがスゴイです。


「刑部式」も、試してみる価値は十分にあると思われ!



【関連記事】

【PC整理術】「仕事がサクサク!パソコン整理の裏ワザ」戸田 覚(2009年03月20日)

知らないと損する「デスクをきれいに保つ効果的な方法」活用法(2009年03月11日)

【整理】「『仕事が速くなる プロの整理術』を読んで(A4とかクリアフォルダとか)(2008年12月10日)

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


【編集後記】

◆昨日アマゾンのランキングを見ていて発見したのがこちらの本。

リア充宣言
遊タイム出版
発売日:2009-04-01

画像も内容紹介もないので、ググってみたら、あの有名なアキバblogさんでさっそくレビューがあがってました。

オタク向け リア充になるための出会いハウツー本 「リア充宣言」:アキバblog

当ブログ的には、モテ本は扱っているものの、読者さんが特にヲタとも思えず。

・・・それでも、皆さんのためにヒトバシラーになった方がよかとですか?


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Posted by smoothfoxxx at 08:15
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この記事へのコメント
smoothさん、こんばんは、
著者の刑部恒男です。

出版してまだ間もないのに、すでに読破し、
内容を詳細に把握して紹介して下さり、
ありがとうございます。

しかも、
WI式封筒ファイル原図をダウンロードも試され、
きれいなファイルを作成したとのこと!
嬉しいですね。
ぜひ、このファイルで机周りをスッキリして下さい。

実は、この著書を編集して下さった毎日新聞社の編集者が、
私の原稿を読みながらこのWI式封筒ファイルを試しました。
すると、乱雑だった机周りがスッキリし、
私の本の編集中に3冊の本を同時編集する快挙を体験し、
編集者自身がWI式封筒ファイルの効果を絶賛してくれました!

smoothさんも、このW整理法を活用してその効果を体験して下さい。

今回の著書では、
前著のWI式ファイル法をパソコン内の整理に応用しています。
さまざまなノウハウも詰め込まれているので活用して下さい。

では、また。

Posted by 刑部恒男 at 2009年04月05日 23:32
>刑部先生

著者様直々のコメントありがとうございます。
WI式ファイル、さっそく編集者さんが実践されて効果がありましたか!
これは私も取り入れた方が良さそうな・・・。
本業の方は、顧問先ごとに「ボックスファイル」⇒「持ちだしファイル」⇒「はさみファイル」⇒「クリアファイル」といった形で整理しているんです。
頻繁に使うものでも、第三者に出先から指示するときのことも考えて、まず「顧問先」で押さえちゃっているんですよ。

何とかWI式でいけないか考えてみます。

逆に、ファイル内をエクスプローラーで管理するのは、さっそく取り入れてやっています。
これはかなり便利かもしれませんね。

ご指導ありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2009年04月06日 02:56