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2009年03月11日

知らないと損する「デスクをきれいに保つ効果的な方法」活用法


【はじめに】

◆昨日(3月10日)の日経産業新聞のビジネススキル面に「デスクをきれいに保つ効果的な方法を専門家に聞く」という記事があったので、備忘録として記事に。

お話は、住空間デザイナーのすはらひろこさん。

今までも自分に言い聞かせていても、なかなかできなかったことなので、こうなったら回数で勝負です。←違うw

(なおタイトルは、お約束のホッテントリメーカー作でございます。)




【内容&所感】

■ルール1「必要ないものはすべて捨てる」

・机の上の役目を終えた書類や資料を捨てるだけで、かなりすっきりするはず

・迷うものは、別の場所に保管して、1週間後に判断する

・自分専用のゴミ箱を足元に置いて、こまめに捨てる



◆基本的に整理整頓が得意な方は、「捨てる」ことが上手だな、と思っています。

私の場合、仕事が仕事なだけに、7年とか10年も、書類の保存を必要とされることもあったりするので、捨てるときは、ある程度覚悟を決めてやっているわけで。

その点、同業者として吉澤さんのように、スキャンしてペーパーレス化する、というのは憧れちゃいますね。

私は本業でそれをやるのはまだ怖いので、こういう新聞の切り抜きや雑誌からスキャンしてPDFを保存し、現物は捨てるようにし始めましたが。


◆一方で、和田秀樹さんのように、「捨てるかどうか迷う時間がもったいないから何でも取って置く」というお考えの方もいらっしゃいます。

コツコツ勉強するコツ86
幻冬舎
発売日:2008-09
おすすめ度:4.0

参考記事:【勉強体質】「コツコツ勉強するコツ86」和田秀樹(2008年11月14日)

その場合、検索システムが確立されていないと、後で書類を捜すのが大変そうですけど。


■ルール2「書類はファイルに収納する」

・書類は「進行中」「保留」と大まかに分けて、役目を終えた資料から捨てる

・普段はクリアファイルを使い、収納が必要な資料だけをしっかりしたファイルで保存する



◆私はクリアファイルを買う際には、いつも100枚セットをドカーンと買って、贅沢に使っております。

ただ、なまじあるので、どんどん新しいファイルを使ってしまって、結局そのままハダカで置いてあるのと、そんなに変わらないと言う。

しかも、色分けも中途半端にやっているので、結局意味がありません。

・・・そんな私のようなヤカラは、この本で、吉越さんのクリアファイルを用いた整理術を正座して学ばねば。

仕事が速くなる プロの整理術
日経BP出版センター
発売日:2008-11-20
おすすめ度:4.5

参考記事:【整理】「『仕事が速くなる プロの整理術』を読んで(A4とかクリアフォルダとか)(2008年12月10日)


■ルール3「置き場所をあらかじめ決めておく」

・文房具は必要最低限にとどめ、「使ったら元の場所に戻す」を徹底する

・机に書類が来てから捨てるまでの流れを作っておく



◆結局、整理整頓されていないと、物を探す時間がロスするわけですよね。

この本では、石田さんが実践されている、目からウロコの整理術が満載。

特に、「決められたものを決められた場所に置くために、共用文房具の位置を示すイラストを作成」というのは、たまげました。

超! 自分マネジメント整理術 行動科学で3倍の成果を上げる方法
インデックス・コミュニケーションズ
発売日:2008-08-25
おすすめ度:4.5

参考記事:【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)


◆ちなみに、同じ記事内で、日立マクセルの社員さんが実践されている文房具の整理方法が写真付きで公開されていているんですが、これが何と「ダンボールをくり抜いて作った引き出し用の文房具入れ」

まさに「定位置に置く」ことがいかに大事か、ということですね。

日立マクセルでは、文房具を収納する際のルールを定めており、その結果、社員のデスクから余った文房具や事務用品をフロアで管理して補充するようにしたところ、経費節減に繋がったそう。

・・・私もそろそろ考えねば。


★なお、記事で紹介されていた、すはらさんのご本はこちらです。

ご参考まで。



【関連記事】

【整理】「『仕事が速くなる プロの整理術』を読んで(A4とかクリアフォルダとか)(2008年12月10日)

【整理】「机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法」リズ・ダベンポート(2008年11月03日)

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)

「24時間ですっきり! ぐちゃぐちゃデスクのシンプル整理術」ズザンネ・ロート(2007年05月09日)


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Posted by smoothfoxxx at 20:45
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