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2008年12月10日

【整理】「『仕事が速くなる プロの整理術』を読んで(A4とかクリアフォルダとか)


仕事が速くなる プロの整理術
日経BP出版センター
発売日:2008-11-20
おすすめ度:4.5


【はじめに】

◆最近読んだ、吉越浩一郎さんの『仕事が速くなる プロの整理術』という本に「A4の紙で一元管理する」「クリアフォルダを多用する」お話があったので、思うところなんぞを。

たまたま、最近知ったサイトでも「A4」「クリアフォルダ」を前提にしていたので、一種の「セレンディピティ」なのかな、とか(笑)。←大げさw




【吉越さんがA4を使うワケ】

■1.メールをそのままプリントアウトする時にA4だから

◆吉越さんは、著作をお読みの方ならご存知のように、トリンプ時代に「早朝会議」なるものを毎日のように開いてらっしゃいました。

その際、各個別案件はメールにて事前に届いており、それをプリントアウトして、自分の考え等を付記した上で、会議に臨まれていたそう。

これは別にサイズ変えてもいいような気もしますが、ネットで調べ物をしてサイトをプリントアウトする場合でも、たいていがA4サイズ。

結果的に、通常業務で使用するほぼ全ての用紙サイズがA4ということになります。

 仕事に使うツールは、シンプルで使いやすく、簡単に手に入る汎用的なものがいいのです。汎用性が高いツールを使いこなせるようになれば、どんな仕事にも、どんな状況でも、応用しやすいのです。


■2.サイズを統一するため

◆上記1.とも関連するのですが、書類のサイズがバラバラだと、整理しにくいですし、コピーをとるのも大変です。

サイズを統一しておけば、効率的ですし、ムダがありません

その場合、オフィスにおいて最も多く使われるのがA4サイズですから、当然A4がファーストチョイスになります。


◆ちなみに、つい数年前まで、所得税の申告書の用紙は、よくわからない縦長のサイズでした(笑)。

それがA4サイズに統一されて、コピーも整理も大変ラクになったというのが、珍しく本業絡みの思い出(笑)。

なお、私が税理士試験に合格する前の法人税の申告書はB5サイズ(現在はA4)で、たまに古い申告書を見ると、奇異に感じます。


■3.クリアファイル(クリアホルダー)を多用するから

◆これも、厳密にはサイズが色々あるので、必ずしもA4である必然性はないのですが、A4サイズなら、大抵どこでも手に入りますし、値段的にも大量に買うと安いです。

10枚程度で比較すると、B5の方が安いのですが、A4ですと100枚セットとかざら。

それで比較すると、A4の方が安かったりします。

また、吉越さんがおやりになっている色で区別するやり方は、A4でないと普通できませんね(詳しくは本書を)。


【クリアフォルダの活用】

■クリアフォルダでA4手帳を自作する

◆最近目にしてウケたのが、この記事。

Web派もお試しあれ! クリアフォルダでA4手帳を自作する:IT Media Biz.ID

要は、クリアフォルダの下の部分を切り取ってしまう、という荒業(笑)。

しかも、そのままホチキスで留めてしまって「手帳」にしてらっしゃいます。


◆なおここで紹介されていた、リフィルがダウンロードできるサイトも、実践される方にはありがたいかと。

DIYNOTEとは?:DIYNOTE

どうせA4サイズがはいる鞄を持ち歩くのであれば、確かに手帳はA4サイズでもOKですよね(外で立ったままだとなかなか記入できませんが(笑))。


■アソシエの整理術特集でも


◆福島哲史さんが「クリアホルダー200%活用術」というページを担当されてらっしゃいます。

ここにあったのが、「クリアホルダーをフル活用するための3カ条」

1 A4サイズに統一して収納効率を高める

2 書類だけでなく立体物の整理にも使う

3 階層化して書類を整理する

◆個人的にはデジカメとか入れちゃうのはどうかと思いますが(笑)、クリアホルダーを階層化するというのは、なかなか面白いと思います。


■私の応用例

◆通常は、階層化させるなら、クリアフォルダは個別フォルダにはさんで使うのかな、と。

そこで、私はとある顧問先用の個別フォルダの内側に、クリアフォルダをセロテープで留めて使っていました。

06c3c134.jpg






超アナログですけど、結構使い勝手良かったです(笑)。


◆色々書いてきましたが、要は「A4マンセー」「クリアフォルダマンセー」ということで(笑)。

この本も、はや増刷が決まったそう。

仕事が速くなる プロの整理術
日経BP出版センター
発売日:2008-11-20
おすすめ度:4.5

「残業ゼロ」の秘密は「書類の整理」にあった!
A4の紙とクリアファイルで情報を一元管理!

トリンプ・インターナショナル・ジャパン前社長で、「残業ゼロ」「19期連続増収増益」を成し遂げた吉越浩一郎氏。仕事のムダをなくし、劇的なスピードアップを実現することによって、会社の業績を飛躍的に伸ばした吉越流仕事術の中核には、シンプルで実用的な「書類の整理術」がある。その整理術の特徴は「ひと目でわかるようにする」ことにある。メールをプリントし、「やるべきこと」「気づいたこと」を書き込み、クリアファイルに入れて、「締め切り日」の順に収納する。必要な道具は、A4サイズの紙など、すぐに手に入る文房具だけである。ビジネスパーソンにとって、整理とは、「必要なときに、必要な情報が、すぐに取り出せるようにする」ことである。吉越氏はその理想的な仕組みを作り上げ、経営革新に必要なすべての情報を整理していた。紙を使う目的と方法を明確にすれば、仕事はぐんぐん速くなる――。『仕事が速くなるプロの整理術』には、その方法が詳細に明かされている。


【関連記事】

【整理】「机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法」リズ・ダベンポート(2008年11月03日)

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【整理術】「超! 自分マネジメント整理術」石田 淳(2008年08月23日)

【作業効率化】「ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ! 」オダギリ展子(2008年07月14日)

「24時間ですっきり! ぐちゃぐちゃデスクのシンプル整理術」ズザンネ・ロート(2007年05月09日)


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Posted by smoothfoxxx at 20:00
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この記事へのコメント
先日自分のブログに取り上げたのと同じ日経ビジネスアソシエからのネタが!と思い、嬉しくて思わずコメントですw
http://kosstyle.blog16.fc2.com/blog-entry-855.html

確かにデジカメをクリヤフォルダに入れるのは衝撃的でしたw

そして私も上記エントリに書いたとおりクリヤホルダーの階層化に興味を持ち、さっそく実践してみています。

「仕事が速くなる プロの整理術」は以前から興味があったので近々読んでみたいと思います!
Posted by Ko's Style at 2008年12月21日 21:31
>Koさん

そうそう、Koさんの記事も拝見してたんでした。
雑多になりすぎちゃいそうだったので、特にトラバとか打ちませんでしたがー(汗)。

確かに「クリアフォルダにデジカメを入れる」、というのは、目的と手段が混同(ry

吉越さんのご本は、従来の吉越本とはひと味違う内容でした。
ただ、世代的にちょっと上の方のやり方なので、若い方はどう思われるのかな、と。


Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年12月23日 02:19