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2008年11月03日

【整理】「机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法」リズ・ダベンポート


机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法
草思社
川村 透(翻訳)
発売日:2008-10-27
おすすめ度:5.0


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、私の「永遠の課題」である「整理術」

本書の著者であるリズ・ダベンポートさんは、以前『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』という本を出されたお方。

「訳者あとがき」によると、本書は

学生や新入社員、あるいはかなりものぐさの人でも使えるようにと、前著のエッセンスを凝縮しつつ、メソッドをさらにシンプルに改良したもの

なのだそう。

こ、今度こそ私も(涙)!


人気blogランキングいつも応援ありがとうございます!




【目次】

PART1 机の上にあるモノの95%はゴミ
 ―デスクまわりの整理術

  STEP1 自分だけのコックピットをつくる

  STEP2 仕事を見渡す「管制塔」をつくる

  STEP3 ハンパ書類の集合場所をつくる

PART2 効率的なスケジュール管理のための簡単ルール
 ―時間管理術

  STEP4 スケジュール管理を最適化する3つのルール

  STEP5 システムをルーティン化する

  STEP6 定期点検


【ポイント】

・整理できる人とできない人とでは、別タイプの人間であり、脳や行動がまったく違うので、あなたが整理できない人なら、整理が得意な人に整理の仕方を聞いてもダメ

・「とりあえず」という気持ちでやると、実際にはそれがずっと続いてしまうので、最初からしっかりしたシステムをつくる

・そのつど席を立たなくてもいいように、必要なすべてのツールをそろえた「コックピット」をつくる

 なぜこのことが大切なのでしょうか。ある研究によると、人はいったん席を離れると、平均して約20分は戻ってこないといいます。
 つまり、もし1時間で終わる仕事でも、その途中に3回席を立つとすれば、実際には倍の2時間かかってしまうことになるのです(3回×20分の離席=1時間のロス)

・コックピットは自分が作業をしたいと思う場所にセッティングすることが重要

・平均的なビジネスマンは、年に150時間をモノを探すのに費やしているといわれている
(そのほとんどが「ついさっきまでそこにあったモノ」

・スタックトレーを用意して、プロジェクト1つにつき、1つのトレーを割り当て、見えるところに中身がわかるようラベルを貼る

・モノは「使う頻度」に合わせて置き場所を決める


 →毎日使うもの・・・目の前のすぐ手が届くところ

 →週に1回程度使うもの・・・コックピット内の引き出し等

 →1ヶ月に1回程度使うもの・・・オフィス内のコックピット外

 →1ヶ月に1度も使わないもの・・・オフィスの外

・すべてのスケジュールは「管制塔プランナー」で一元管理し、メモや卓上カレンダーなどには予定を書き込まない

・紙ベースの予定表を卒業した人も、6割の人はまた紙に戻ってくるので、まだ紙のスケジュール管理法をマスターしていない人は、電子ツールを使わないこと

 もしあなたが整理が苦手なら、それらを使うのに必要な時間がない、またはそれらを使う几帳面さに欠けるのでは?ということは、せっかくのフル機能のうち、半分くらいしか使いこなせないということになるはず。
 どんなに優れた機器を手に入れても、結局アドレス帳と予定表しか使わず、TODOリストは机の上のメモ用紙の積み重ねか、記憶に頼っていることがほとんどです。
 もしいま、何も使っていないなら、紙ベースでスタートしたほうが絶対にいい!

・入れる場所が決まらないハンパな書類は机に積み重ねたりせず、「ペンディングトレー」に入れて、必ず入れたものを「管制塔プランナー」に記載すること

・メールやウェブや携帯電話を遮断した「集中時間」を作り出す

・締め切りのある仕事は、締切日から逆算して「管制塔プランナー」に作業予定を書き込む

・1時間以上かかるタスクは、TODOリストに書くだけでなく、スケジュール表にも書き込んで前もって時間を確保する

・TODOリストには、最も重要なこと7つを選んで書き、それを終わらせることに集中する

・1日が終わったら、TODOリストの各タスクに3つのマークのいずれかをつける
(詳細は本書を)

・捨てるものを見極める3つの質問:

 「それを捨てたら困りますか?」

 「過去6ヶ月にそれを使いましたか? 又は この先6ヶ月に 使う予定はありますか?」

 「同じモノがほかで手に入りませんか?」



【感想】

◆読みやすい文章量にシンプルな教え。

「これでできなきゃ、もうダメでしょう?」と言われているようで、久々に身が引き締まる思いでございます(汗)。

いや、ホント苦手なんですよ、「整理整頓」って(汗)。

それ故、冒頭に挙げたように「かなりのものぐさ」に向けられたという本書には、結構期待しております。


◆まずはスタックトレーの導入を。

まだ会社の新人だった頃、伊東屋でイタリア物のトレーを自腹で買って嬉々として使っていたところ、会社の風紀委員(?)みたいなところから「支給されていない文房具を勝手に使っている社員がいた」と上に報告されたことがありました。

当時、社内では課長以上が会社支給のトレー(役所にあるような無骨なトレー)を使っており、新人がトレー(しかもデザイン重視(笑))を使っているのが目障りだった模様(汗)。

「いいじゃん、自腹だし仕事に使ってるんだから」と憤慨した覚えがあります。

久しぶりにこんなスタックトレーとか使ってみますかね・・・。









◆次に「管制塔プランナー」

記入の仕方等詳細は本書をご覧頂くとして、ちょっと私には難しいのが「システム手帳」を使うという点。

フツウの手帳でさえ「重い」「邪魔だ」と思っているのに、さらに「システム手帳」っすかー(汗)。

・・・前向きに検討してみます(逃げ腰)。


◆また、コックピットのサイズやレイアウト等については、本書の「キモ」かもしれないので、とりあえず割愛。

実は私は、本書で提案された方法と、一部似たような使い方をしており、それをさらにバージョンアップさせれば、かなり効率的に作業できそうです。

もっとも、会社にお勤めの方の場合は、実際問題として「スペース的に可能か」とか、それ以前に「自分だけこんな机の使い方していいの(汗)?」というハナシもありますので、この部分については、主に自宅での方法と考えた方が良さげ。


◆ちなみに、本書の「はじめに」にこんなフレーズがありました。

 モノは見つけられないし、チャンスも逃し、自分に失望し、他人も失望させてしまう。せっかく何かを計画しても、手にできる成果はごくわずか。
 そして知らず知らずのうちに、軽はずみにものを言い、それをごまかし、無関心をよそおうことに長けていくようになるのです。これらはすべて、整理ができない自分を守るための行動です。

・・・そ、それは困る。

とりあえずは、「モノの置き場所」あたりからスタートしてみます。


私レベルに整理整頓が苦手な人にはオススメ!

机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法
草思社
川村 透(翻訳)
発売日:2008-10-27
おすすめ度:5.0


【関連記事】

【仕組み】『「仕組み」整理術』泉 正人(2008年09月29日)

【作業効率化】「ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ! 」オダギリ展子(2008年07月14日)

「24時間ですっきり! ぐちゃぐちゃデスクのシンプル整理術」ズザンネ・ロート(2007年05月09日)

実践 書類&情報 整理術(2006年09月10日)


【編集後記】

◆昨日、とうとうアマゾン総合ランキング1位になったのがこの本。


さすがYahooニュースで取り上げられると違いますね(汗)。

ところで、アマゾンでこの本と「あわせて買いたい」として挙げられたおかげで、ランキング急上昇しているのがコチラ。

東大生が選んだ勉強法
PHP研究所
東大家庭教師友の会(編集)
発売日:2008-08-01
おすすめ度:4.0

(当ブログでの記事:【東大流】東大生が選んだ勉強法

なるほど、確かに一緒に買うにはいい本かも(笑)。


人気blogランキングご声援ありがとうございました!

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Posted by smoothfoxxx at 10:30
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この記事へのコメント
smoothさん、はじめまして^^
 
 ネイバーと申します。現在資格試験にチャレンジしている24歳です。

 私は最近ビジネス書を読むようになりました。ビジネス書を読むと頑張ろうという気持ちにさせてもらえます!smoothさんのブログを本選びの参考にさせてもらってます。毎日新しい記事があるので楽しみにしてます^^

 応援していますので頑張って下さい!では、1ポッチ押させてもらいますね。
Posted by ネイバー at 2008年11月03日 12:26
こんばんは、久々に書き込ませて頂きます。
 smoothさんも整理苦手派ですか。私もです。和田さんの「魔法の3分整理術」にも似たようなことが紹介されていました。3分とは、整理に3分しか時間をかけない。そして整理は3つにわけるだけという意味が込められています。「整理の本」は整理ができるひとのために書かれた物が多いとありました。確かに、整理できる人間とできない人間は違うのかも。

 デジタルツールが普及していく中でもやっぱりアナログの手帳がメインになるというのは私も同感です。わたしは重たいA5システム手帳でがんばってます。
Posted by 多ぁ忙 at 2008年11月03日 23:21
>ネイバーさん

初めまして、コメントありがとうございます。
資格試験挑戦中ですかぁ!
これはウチとしても、勉強本は今まで以上に漏れなくチェックしておかないと(汗)。

直接試験に出るような内容はココにはないかもしれませんが、お時間がある時に、息抜きでご覧になる程度なら問題ないと思いますので、今後ともよろしくお願いします!

>多ぁ忙さん

そうなんですよー。
私自身は全然整理整頓とかできなくて(涙)。
それで、ついこういう整理本とか買っちゃうんですけどね〜(笑)。
「3分で」というのはいいかもしれませんよね。
結局「どうせ全部やるのは無理なんだから」と何もやらないよりは、毎日でも3分ずつやればよくなりそうな気も。

そしてさらに私の場合、手帳も2ヶ月以上つかったことがないという(汗)。
こんなことで、いいのか、自分(汗)?
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年11月04日 02:07
こんばんは。関連情報があったのでコメントします。
「ダ・ヴィンチ転脳テクニック」という本を読んだら、右脳型、左脳型人間という特徴が紹介されていました。整理しないひとは右脳型人間のようです。一方左脳型人間は生理しないと気が済まないようです。相容れないこの2タイプ。けっこう勉強になりました。
Posted by 多ぁ忙 at 2008年11月18日 23:15
>多ぁ忙さん

本のご紹介ありがとうございます。
なんと児玉先生の本なんですね!
しかもアマゾンレビューを多ぁ忙さんが書いてた(笑)!
面白そうですね〜。
でもこの本読んだら、「私は整理するのが無駄」だと気がついてしまうんでしょうか(涙)?
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年11月19日 01:39