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2008年08月14日

【ビジネスメール】「5分で送信! ビジネスメール 速書き文例集」川島 冽


5分で送信! ビジネスメール速書き文例集
5分で送信! ビジネスメール速書き文例集


【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、自分にとってはとってもお役立ちだった1冊。

何せワタクシ、毎日2時間超ブログに費やしているというのに、それとは別に、仕事以外のメール書きでさらに1〜2時間かかってしまっているという有り様(汗)。

「『仕事術』以前に『メール術』でしょう!」

・・・ごもっともです(汗)。


◆アマゾンの内容紹介から。

毎日のメール処理が、一気にスピードアップするビジネスメールの文例集。「基本構成」「適切な表現」「書き換え例」が一目で分かり、さらにそのまま使える使用頻度の高い文例を厳選しています。
お詫びやお断りといった深刻なものから、あらたまったお礼やお祝い、日常業務の頻繁なやりとりまで、ビジネスの常識を踏まえた感じのいいメールが、あっという間に完成。もう、メールに時間をとられない!

達人並みにメールを書くのが速い方からみたら、常識なことが多いかもしれませんが、少なくともわたしは違った模様(汗)。


人気blogランキングいつも応援ありがとうございます!




【目次】

第1章 基本をきっちり押さえて、「速く」書く!
 利便性No.1の通信手段ビジネスメール
 まず、ビジネスメールの基本構造を押さえよう
 ビジネスメール特有のルールって何? ほか

第2章 迅速・確実な対応が命!「業務メール」の書き方
 「業務メール」の速書きポイントとは?
 「通知メール」はこうやって書く
 「問い合わせメール」はこうやって書く ほか

第3章 とにかく早く気持ちを届ける「社交メール」の書き方
 「社交メール」の速書きポイントとは?
 「挨拶メール」はこうやって書く
 「お礼メール」はこうやって書く ほか

第4章 〈一目読み〉が原則「社内メール」の書き方
 「社内メール」の速書きポイントとは?
 「お知らせメール」はこうやって書く
 「通達・指示メール」はこうやって書く ほか

第5章 事務的にすまない「微妙な状況」のシーン別対処法
 事務的にすまない「実務レベル」のやりとり
 「返信の督促メール」はこうやって書く
 「誘いを断るメール」はこうやって書く ほか


【ポイント】

■メールに時間がかかる原因
●書く内容が自分の頭の中でまとまっていない

「メールの書き方」を学んでも解決できない


●書く内容は決まっているけれど、表現の仕方がわからない

⇒本書ではこのテーマを扱っていく


■ビジネスメールで大事な3つのこと
「相手との立場の違い」「状況に応じた表現」「言っていいこと悪いこと」

⇒先方がカチンとくるときには、だいたいこの3つの要素のどれかに問題がある


■ビジネスメールの「用件」4つのポイント(抜粋)
⇒先方の混乱を防ぐため、1通のメールに用件は1つだけ

「要旨」「結論」から先に書く


■簡潔でわかりやすい文章の書き方(抜粋)
●文章をつなぐのは1度まで

「〜ので」「〜ため」といった言葉で文をつなげるのは、意識しないとどこまでも長くなってしまうので、1つの文でつなげるのは1度だけにする


●文をつないだ場合、後のほうを丁寧に

⇒「決定いたしました」「お知らせいたします」という2つの文をつなぐと、「決定いたしましたので、お知らせいたします」というくどい文ができてしまう

⇒このようなときは、後の丁寧表現だけを残すのが原則

決定しましたので、お知らせいたします。


■汎用句いろいろ
●「何かの手違いと存じますが」

非難せず先方の落ち度を指摘したいときに使う表現

⇒後になってこちらの非だったことが判明しても、わだかまりが残りにくい


●ぶしつけではございますが

⇒こちらの一方的なお願いや、先方の都合や考えに配慮している余裕がないときに「無礼で申し訳ない」という意味を込めて使う


●貴社のご事情のほどを拝察し

⇒通常ならとても聞き入れられない頼みに、先方の困窮に配慮して応じる場合に使う(言外にこちらも痛みを伴うことを伝える)


●貴社のご事情は十分お察し申し上げますが

⇒先方の窮状はわかっているけれど、こちらにも相応の事情があって、期待に添えない場合に使う


●驚いております

⇒思ってもみない苦情や理不尽な抗議、是非の判断がつかないクレーム等、対処に困ったときに便利な言葉


■「お詫びメール」の書き方(抜粋)
⇒冒頭で、まず謝る(言い訳は入れない)

事実関係はごまかさず率直

善後策具体的

⇒最後に「今後について」で、ミスを繰り返さない決意と、再度の謝罪をする

⇒深刻な場合は、メールで済ませずに、すぐに電話なり直接訪問して丁寧に謝罪する


■「断りメール」の書き方(抜粋)
⇒件名は先方からの連絡の標題を流用し、カッコ書きで「ご回答」とする

⇒断る理由は必ずしも真実でなくてもいいので、失礼のないように

⇒こちらがお願いされた立場であっても、「お願い」の形で締める

なにとぞ当社の事情をご賢察のうえ、ご容赦いただけますようお願い申しあげます。

⇒なお、断りメールは、ぐずぐずしていると、その間先方が動けなくなってしまうので、とくに早く出す


■「お礼メール」の書き方(抜粋)
⇒ポイントは「すぐに出す」「結果にかかわらず出す」「謙虚さを見せる」の3つ

 お礼というのは、早いほど印象が良く、逆に遅いと常識を疑われます。また、結果の良し悪しは先方には無関係。力を借りたらお礼をするのは当然です。そして丁重な文面で先方を敬うことにより、一層信頼が厚くなるのです。


【感想】

◆今年に入ってから、何度かメディア等でご紹介いただいたこともあり、おかげさまで当ブログの知名度も、以前に比べるとずい分上がって参りました。

そしてそれにつれて増えてきたのが、献本のご提案に関するメール。

以前から献本はお断りしていたものの、しっかりとアナウンスできていなかったので、自分なりにポリシーをまとめてみたのがこの記事です。

【編集者様&著者様へのお願い】当ブログにおける「献本」並びに「記事作成」について


◆ただその後、一部のこの記事を読んでいない方からの「献本したいので住所を教えて」メールが減ったのはいいのですが、こちらで「歓迎します」と言ってしまった「こういう本を出すのでよろしくお願いします」というメールが激増。

個別にできるだけ丁寧にお返事を書いていたら、仕事に弊害がでてきました

もちろん、私の返事書きがトロいこともあるとは言え、とりあえず、ほぼ毎日午前中の何時間かは出版関係のお返事に費やされているという(汗)。

・・・顧問先にブログがナイショで良かった(ヲイ(怒)!)。


◆そんな私の前に現れた・・・というかリアル書店で見つけて買ってしまったのがこの本(笑)。

「1通5分」で処理できたら、どんなにラクなことか(遠い目)。

とりあえず、「お詫び」「お断り」「お礼」の3つは、ワタクシ的には超重要

今まで「書籍紹介」のメールを頂いて、そのご本が、当ブログ的には「紹介が難しい」ものであった場合、当ブログにおける類似書のコンバージョンアクセス数等を引き合いに出して、できるだけ納得して頂けるような形でお断りしていたのですが、お断りの場合は

「必ずしも真実でなくてもいい」


なんて。←ヲイ(爆)!


◆本書は文例集ということもあり、実際にビジネスシーンでありがちなパターンのメールの文例が豊富に収録されています。

例えば、「依頼メール」ひとつをとってみても「納期延期」「見積書送付」「商品に関するアンケート」「工場見学」「講演」「原稿執筆」等々。

それぞれの文例ごとに「ポイント」「書き換え例」が挙げられていて、結構使えそうなヨカン。

もちろん、日頃からバリバリにメールでお仕事されている方なら、こうした文例パターンごと頭に入っているのかもしれませんが、当事務所のように、まだ「電話・ファックス&手紙」がメインのアナログな職場の方なら、1度は読んでおいた方が良いジャンルの本だと思われ。


メールをサクサク書きたいアナタ(と私(笑))に!

5分で送信! ビジネスメール速書き文例集
5分で送信! ビジネスメール速書き文例集


【関連記事】

【ハーバード流】『読み手志向の「書く技術」で成果をつかみ取る』デボラ・デュメーヌ(2008年05月05日)

【文章ハック?】「すぐに使える! ビジネス文章の書き方」高橋昭男(2007年11月24日)

「あたりまえだけどなかなか書けない文章のルール」堀内 伸浩 (著)(2006年05月23日)


【編集後記】

◆えー、私も全然知らなかったのですが、本日、こんなキャンペーンがあるそうです。

新田義治の「成功本はムチャを言う!?」アマゾンキャンペーン

キャンペーン期間は本日8月14日なのですが、特に11時〜13時、もしくは20時〜22時が推奨時間(?)なのだそうです(汗)。

特典等、詳しい内容についても上記サイトをご覧下さいマセ。

・・・私はもう買っちゃったので、蚊帳の外なんですがー(涙)。

(当ブログでの記事:【成功本?】「成功本はムチャを言う!? 」新田義治



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Posted by smoothfoxxx at 08:45
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昔々のインターネットが商用利用される前のパソコン通信の時代、「BUG NEWS」という雑誌で小田島隆さんがコラムを連載していました。そのときの...
人生は定型文書ですか?直子の代筆【Control Your Destiny Or Someone Else Will.】at 2008年08月14日 11:17
この記事へのコメント
smoothさんこんにちは!
これまた興味深い本で即ポチりました。私のいる業界は未だ連絡がTEL&FAX&郵便の根強い世界ですが、一歩ずつメール化してきているのは事実です。正に仕組化したいと思っていたところ!ご紹介ありがとうございました♪
Posted by 二代目 at 2008年08月14日 10:55
メールを使うのが普通になると、返ってマナー的なことを学ぶことを忘れてしまっています。
相手をカチンとさせてしまわないよう、気をつけないといけないですね。
また勉強せねば!
Posted by ビルダーナース at 2008年08月14日 16:16
smoothさんこんばんは、いつも役立つ本の情報ありがとうございます(^-^)/

ああ、これ、すごく欲しい…。私も(?)ものすごく書くのに時間かかるほうなので(こうやってコメント一つ書くにも、推敲しまくって時間がどんどん過ぎてしまう)。言い回しは手紙とあまり変わらないようでいて、メールは速いのでやっぱりちょっと作法が違いますよね。手紙の文例集も私には必須ですが、メールバージョンも要るかも、と思った次第です。
Posted by 赤っぴ at 2008年08月14日 22:38
・・・果て、たまたまコメント頂いたのが皆女性というのは、本の内容と関係があるのでしょうか?

>二代目さん

アタックありがとうございます(涙)。
うーん、正直私くらいメール下手な人はいないと思ってたので、はてブを含め、反応にちょっと戸惑っております(「こんなの知らないの藻前だけだ!」というツッコミを覚悟してました)。
ご本がお役に立つとうれしいです。

>ビルダーナースさん

いえ、その「普通」にすら達してないんですよ、ウチの事務所(汗)。
もっとも名刺に印刷してある仕事用のメアドが使いにくいAOL(転送も一切効かない)なので、あまり使いたくない、というのはあるんですが(笑)。

>赤っぴさん

ご無沙汰です。
てか、アナタblog放置しすぎです(笑)。
私は手紙バージョンもメールバージョンも得意じゃないので、とりあえず買ってみました。
実際、手紙とメールでは意外と違うところもあって勉強になりましたよ〜。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年08月15日 01:17
お久しぶりです。
す、すみません。
内容もさることながら、
>【編集者様&著者様へのお願い】当ブログにおける
>「献本」並びに「記事作成」について
というところに反応してしまいました。
最近、いろんな書籍広告で、smooth様のコメントを見かけますから、ファンとしてうれしい反面、「いやあ、大変だろうな、実際」とは思っておりましたが…大変そうですね。
でも注目されるのはよいことでしょうから、くれぐれもご無理のないようお過ごしくださいね。


Posted by meg at 2008年08月18日 15:26
>megさん

こちらこそご無沙汰です〜。
スイマセン、グチっぽくなってしまって(汗)。
ただ、依頼であっても、自動的(?)にあちこちに同じ文面で依頼しているんだな、と分かる場合もあって、そういうのは、こちらも自動的に(笑)返事返してます。
むしろ逆に、一生懸命依頼されるのはわかるのですが、「私にそれを言われても〜」というのが一番やっかいだったり(汗)。
あくまで「毎日記事を書く」というのが私にとっての最重要課題なので、それに差しさわりがないようにしたいと思ってます。
・・・アレ?仕事は(汗)?
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年08月19日 01:57