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2008年07月14日

【作業効率化】「ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ! 」オダギリ展子




【本の概要】

◆今日お送りするのは、「パソコン」で言うと、「ショートカットキー」(?)のようなご本。

著者のオダギリ展子さんは「事務効率化コンサルタント」という肩書きのお方です。

そして本書内でも「ファイリング」「書類整理」のハックがわんさか。


◆本書の帯にはこうあります。

100時間の残業をゼロにした68のお仕事ワザを大公開!新入社員、派遣社員のお助け本。

えーっと、新入社員でもないのに知らないものが多かった私はどうなんですか、と小一時間(汗)。

一つ一つは「ちょっとしたこと」なんですが、知ってるのと知らないのとでは大違いかもしれませぬ(汗)。


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【目次】

序章 仕事の環境づくり―デスク周り、机の上の環境づくりから仕事の基本まで
 「デスク周り」を自分の「アシスタント・パートナー」にする!
 仕事に取りかかりやすくなる!デスク周りの3原則
 さらに仕事がしやすい環境に!「デスク周り活用術」

第1章 ミス・トラブルを防ぐワザ37選
 特許事務所で叩き込まれた「ミス・トラブルを防ぐ」ための徹底したやり方
 月ごとのルーティン・ワークや重要業務は卓上カレンダーでしっかり管理
 書類の紛失・混同を避けるため、机の上に広げる案件は1件のみとする ほか

第2章 効率アップのワザ31選
 貿易事務で追究したのは、自分の業務をさらに「効率アップ」すること
 付箋はココ!台紙を剥がしてデスク周りにペタッと固定
 A4用紙キッチリ三つ折りのワザ ほか


【ポイント】

「ネタが命」な本でもありますので、今回は軽めに(汗)。


■仕事に取りかかりやすくなる!デスク周りの3原則

●「決裁箱」や「トレー」を設置する

⇒自分宛の書類の入り口を1つにまとめれば、今までそれらが机上を占領していた面積は大幅に減少する


●文具や道具は、使用頻度に合わせて置き場所を決める

「机上(すぐ手が届く・ちょっと手を伸ばしてとどく)」「引き出しの中」「机の下の奥」


●必要な情報はデスクマットの下に

⇒必要な情報を机上に揃えておけば、毎回調べたりする手間がなくなるので、仕事の生産性が高まる


■ファックスの送り方あれこれ

⇒ファックスは上下に余白ができるので、宛名を書くときは注意する

⇒複数のセットの書類を送信するときは、<1/2,2/2>(1/2,2/2)のように、セットが識別できるように書く

⇒ファックス送信後は、「日付入りファックス済みスタンプ」を押して、記録として残す


■ファイルが完結したとき

⇒完結していても、問い合わせに対応するために手元においておくファイルは、開かなくとも完結していることがわかるように、シールでマークをつける

⇒完結したファイルにこれ以上書類を閉じないよう、完結したファイルの内側に、完結している旨のメモを綴じて、すでに現行のファイルがあることがわかるようにしておく


■ワードやエクセルのファイルに「上書き作業」だけで書類を作る場合

⇒修正する部分を、ワードなら濃い赤や青で設定しておいても、モノクロでプリントアウトするならわからない

⇒同様に、エクセルならセルをごく薄い色でペイントしていても、プリントには出ない


■メールのトラブル防止策

「1メール1案件」

⇒ただし、1案件の中に複数の用件があるときは、先に項目を全て箇条書き

⇒ファイルの添付漏れを防ぐには、本文を書く前に先に添付作業をする


■デスクマットに種類のインクが移るのを防ぐ方法

⇒コピーした書類や印刷物を長時間デスクマットに挟んでおくと、マットに色写りしてしまうので、一度●●●●●●●に●●む(ネタバレ自重(汗))


■付箋はデスク周りに固定する

⇒付箋は台紙を剥がしてデスク周りに固定しておくと便利


■業務マニュアルとリングファイルを使った最強の引き継ぎ

⇒特に派遣社員の場合、最初に業務引き継ぎを受ける時点で、自分用のマニュアルを作っていく

⇒自分が辞める際には、後任者に空のリングファイルを渡して、引き継ぎが済んだページごとに、渡していく

⇒退職日までに全頁を引き継げなかった場合には、口頭で説明しておく


■種類の四隅をカットして進捗状況を明らかに

⇒例:「売上計上が済んだら、書類の左下隅を三角にカット」「入金の確認ができたら右下隅をカット」


■メールのブランクフォームを署名欄に作成・保存しておく

⇒使用頻度の高いメールの雛形は、ブランクフォームとしてメールの署名欄に保存しておく


【感想】

◆ざっと見てまいりましたが、どうだったでしょうか?

「そんなの常識!」と思われる方がいる反面、「目からウロコ」と思われた方も、結構いらっしゃったのではないか、と推測。

こういった事務効率化のTIPSは、進んだ職場とそうでない職場が結構差があるもので、知らないと、とんでもなく時間をロスすることもありますし、バカにできません(汗)。


◆私はサラリーマン時代に、比較的フツウのメーカーにいたので、ボックスファイル個別ホルダークリアホルダーを順に組み合わせてファイリングしていました。

ボックスファイル 5冊パック CS-1080E-5Pコクヨ 個別フォルダーエコノミータイプ10冊入A4(青) A4-SIF-Bクリアホルダー A4 CH1036C
Amazy

ところが、いざ税理士になって隣の事務所を覗いてみたら、誰もこんなやり方でやっていなくて(汗)。

私に影響されたのか、今ではその隣の事務所も、大量のボックスファイルが溢れていますが、私自身、このやり方がベストかどうかはわかっておりませんし、本当はもっといいファイリングの方法があるような気もしています。

(注:なお、以前はボックスファイルと個別フォルダーの間の階層で「持ち出しホルダー」を使っていましたが、中身が薄いとマチの部分が邪魔だったので使わなくなりました。)

・・・究極的には「ペーパーレス」なんでしょうかね(汗)。


◆本書によると、著者のオダギリさんは、台紙を剥がして、ポストイットをあちこちに貼り付けて使われているとのこと。

ポストイットと言えば、私は昔こんな工夫をしていましたっけ(笑)。

8590de06.jpg













(参考記事:Post-itの私なりの使い方

これは「ポストイット・ノート」という製品に、しっかりした台紙がセットされていたので使えた方法。

通常のポストイットで行うなら、確かに本書にあるように、台紙剥がした方が簡単ですよね(笑)。


◆また、伏字でネタバレ自重した、デスクマットの裏技は、知ったら「なーんだ」と思われる可能性(笑)。

ただ、隣の事務所でも色写りしたデスクマットを使っている人がいるところを見ると、気が付いてないケースが多いような。

もっとも私の場合は、たとえその裏技知っていたとしても、机の上自体が散らかっているので、デスクマットだと、すばやく見ることはできなさそうなんですがー(汗)。


◆いずれにせよ、本書に収録されたTIPSは、誰でもすぐ実践できるものが多く、日ごろ「本を読んだだけで終了」ばかりしている方(・・・って私?)には結構オススメ。

ただし、全般的に「仕事」と言うよりかは、「作業」に関連する内容であることは否めません。

故に、本書によってどんなに効率化ができても、「仕事の本質が変わる」程のインパクトは、おそらくないと思われ(汗)。


◆なお、ワタクシ的に「一番使える!」と思って、実際に実践しているTIPSはあえてご紹介しておりません(笑)。

実は、オダギリさんの前著でも触れられているこのTIPS。

ちょっと大げさかもしれませんが、私にとっては「これだけでも本を買った甲斐があった」ものでした。

ただ、「連絡事項はメールがほとんど」という方には、あまり意味がないものなんですけどね(もったいぶってるようでスイマセン(汗))。


特に「アナログな職場」の方(含む私(笑))にオススメの1冊!




【関連記事】

【日垣流仕事術】「ラクをしないと成果は出ない」日垣 隆(2008年05月24日)

【3秒?】「たった3秒のパソコン術」中山真敬(2008年05月03日)

【仕事術】できる人のスピード仕事術(2007年06月07日)

「24時間ですっきり! ぐちゃぐちゃデスクのシンプル整理術」ズザンネ・ロート(2007年05月09日)

実践 書類&情報 整理術(2006年09月10日)


【編集後記】

◆当ブログではなかなか紹介できないジャンルの本のクセに、性懲りも無くアタックした1冊。

Webプロフェッショナルのための黄金則 Webマーケティング/広告戦略のセオリー (Web Designing BOOKS)
毎日コミュニケーションズ
住 太陽(監修)住 太陽(翻訳)森本 眞吾(翻訳)
発売日:2008-06-14

あの、住 太陽さんが、「この本に出会ったおかげて、自分の本を書く気力も失われたくらいの良書」とおっしゃるので・・・(笑)。


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Posted by smoothfoxxx at 08:45
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【2008】「新社会人向けオススメ本」【マインドマップ的読書感想文】at 2009年03月19日 08:35
この記事へのコメント
こういうことが職場には一番大切なんですよねぇ。
整理・整頓されてる職場で業績が悪くなるわけない!
でもなかなか継続できない。
ここを私も最近はクライアントさんに協調したいところです。
Posted by ビルダーナース at 2008年07月14日 13:31
smoothさん、こんにちは。

この手のTIPS、やるやらないで全然違い
ますからね。こういうのをいかに誰でも
できるように仕組み化するかが問われますね。
Posted by LuckyUS@フォトリーダー at 2008年07月14日 14:12
出産と同時に専業主婦になって4年も経過してしまいましたが、この記事をよんでOL時代を思い出しました。
(と申しますか、来年再来年には社会復帰もくろみ中)

規模が大きい企業になればなるほど
ファイリング技術がすばらしかったように記憶しています。そして、仕事ができる人は何もかもが整然としていました。(机の上も、中も、パソコンの中も、メールも)

本を読んで、じゃあこれどうやって自分の仕事に取り入れようとアイデアをくわえる必要なく(最近の勉強本を実行しようとしたら鍛錬とアイデアと我慢強さが必要)ダイレクトで取り入れるところがいいですね。

よんでみたい本です。
Posted by sa-chi21 at 2008年07月14日 17:42
>ビルダーナースさん

私自身が整理整頓が苦手なので、まったくもって耳痛いです(涙)。
明日から頑張ります!!

>LuckyUSさん

ウチは基本的に一人で仕事やってるので、ちらかってるのも、全てワタクシの責任でございます(涙)。
明後日から頑張ります!←1日ズレた

>sa-chi21さん

はじめまして。
コメントありがとうございます。
こういった基礎的な部分がしっかりしている会社はやはり強いですよね。
ただ、本書に書いてある内容は、少なくとも、新人さんでもできるレベルのことなので、私にもできるかと思っております。
今後ともよろしくお願いします!

Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年07月15日 01:01
いま、ウェブマスター初心者なもんで『Webプロフェッショナルのための黄金則』は、さっそくヨドカメアタック(←仕事場が近いので昼休みに買える(^^))して入手してきたのですが……、、

ここんとこ残業が多くて、ほとんど読めていません(大泣)←チラ見でも「こりゃバイブル」というのだけは分かりました\(^o^)/

先に『ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ!』を読んだ方がよかったのかも(苦笑)。
Posted by きく at 2008年07月15日 23:43
>きくさん

残業お疲れ様です!
そういってる私も何でこんな時間にレス書いてるのやら(涙)。
「Webプロフェッショナルのための黄金則」、私も読み始めていて、結構面白いのですが、ウチのブログとしてはどうなのかな、と(汗)。
やはりジャンル的に、ウケはあまり良くないかもしれませんね。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年07月16日 04:38