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2008年05月05日

【ハーバード流】『読み手志向の「書く技術」で成果をつかみ取る』デボラ・デュメーヌ


読み手志向の「書く技術」で成果をつかみ取る (ハーバード・ポケットブック・シリーズ 9)
ファーストプレス
デボラ・デュメーヌ(著)高橋 研(翻訳)上坂 伸一(翻訳)柴田 さとみ(翻訳)エム・アイ・コンサルティンググループ株式会社(翻訳)
発売日:2008-04-19


【本の概要】

◆今日お届けするのは、以前ネタだけ振ってご紹介してなかった(笑)、ハーバード・ポケットブック・シリーズの最新作。

本作は久しぶりに(?)私も好物のライティングとあって、パックンチョしてしまいました(笑)。

このシリーズの特徴として、「本は薄いけど、中身は濃い」というのがありまして、本書もその例に漏れず、コンテンツがかなり濃縮されています。

ぶっちゃけ、本自体がかなりまとまっているので、この記事読まなくても(ry


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【目次】

はじめに――読み手志向の「書く技術」で成果をつかみ取る
第1章 ビジネス・ライティング――基本編
1ライティングの基本原則
2文章の範囲を定める
3「書き始める」ための技術
4目的に沿って素材を組み立てる
5草稿を作る
6パラグラフの構成
7文章の内容を推敲する
8文体の推敲
9Eメールを書く
第2章 仕事のヒントとツール集
ビジネス・ライティングのためのツール
自己診断テスト
自己診断テストの正解と解説
監訳者あとがき
より詳しく学ぶために
参考資料


【ポイント】

■ライティングの計画で行う4つのステップ(抜粋)
●文書の目的を明確にする

⇒例:「ある行動の理由や正当性を主張する」「情報を伝える」「行動を呼びかける」

⇒草稿の冒頭に文書作成の目的をメモしておき、それを見ながら下書きをすると良い


●最も主張したいポイントを取り出し、表現を磨く

⇒読み手に最も注目して欲しい「キーメッセージ」を、1文もしくは2文程度にまとめる

⇒キーメッセージは通常、文書の冒頭もしくは冒頭に近い部分に配置し、1つの文書では、1つのトピック(キーメッセージ)のみを扱うようにすると良い


■草稿を作るときの「書く技術」(抜粋)
●従来型アウトライン法

論理的に文章を組み立てるのが得意な人向け

「情報の階層レベルごと」に記述していく


●ブレインストーム型アウトライン法

⇒頭に浮かんだアイデアを次々と書き留めていく、フリー記述形式のテクニック

グループでライティングを行う際には、メンバー全員のアイデアを初期の段階で出し合ってまとめられる


■文書構成法(抜粋)
●重要度順メソッド

「最も伝えたいメッセージを冒頭に」

⇒読み手が肯定的な場合に有効


時系列順メソッド

起こった順に出来事を挙げ、トピックを説明する構成法

「製品開発プロジェクトの沿革を説明する」といった内容に適している

⇒重要情報が埋もれがちになるので、視覚に訴えるデザインを工夫する


■ビジネスレターを書くときのアドバイス(抜粋)
⇒最初のセンテンスでキーメッセージを示し、読み手の注意を引きつける

⇒相手がざっと目を通しやすいように改行して余白を入れ、各パラグラフは5〜6行以内に収める

ポジティブな表現を心がける(「料金」「コスト」と言う代わりに、「出資」という言葉を使う等)


■読み手の「なぜ?」に答える
自分の要求だけを述べて終わり、という書き方は禁物

⇒自分のキーメッセージがなぜ重要なのか読み手にわかるかたちで明確に説明する

 大切なことは、あなたのキーメッセージが及ぼす影響を、読み手に関係するかたちで明確に示すことです。たとえば、「B案よりもA案のほうがよい」と書くのではなく、「A案は年間営業経費を30%削減できるので、B案よりも好ましい」と書くように心がけましょう。


■Eメールを書くためのアドバイス(抜粋)
●4つの「件名を工夫するポイント」(抜粋)

キーメッセージを盛り込む(例:「販売会議、金曜3時からに変更」

⇒相手に求める行動・対応を示す(例:「明日午後4時までにコメント希望」

⇒受け手が後で分類・検索しやすいように工夫する(例:「ジョン・国際企業レポート」


●1つのメールで扱うトピックは1つに絞る

⇒メッセージを1つに絞った方が、受け手がメール内容を理解しやすく、返信も容易

⇒受け手がだれかにメールを転送する際に、転送先に不必要な箇所を削る手間が省ける


【感想】

◆えー、「抜粋しまくり」でスイマセン(汗)。

何せ、本書自体がかなりコンパクトにまとめられている以上、いつも通り全項目ピックアップしていったらネタバレの嵐になりそうなんで(汗)。

逆に、本書はそれ自体が「重要ポイントのまとめ集」とも言えるので、冒頭に書いたように、本来この記事が果たすべき役割を担ってくれています(笑)。


◆ただ、本書が「単なる文章テクニックの本」と違うのが、「読み手の立場に立って文書をつくる」ことに留意している点。

監訳者の高橋さんも、かつて社内で読み手の立場を考えないメールを発信して、先輩からお叱りを受けたそう。

 私の場合は叱られたことで、自分のメールの文章の問題点に気づき、改めることができたが、読み手が書き手に対していつもフィードバックを返すとは限らない。したがってビジネス文書を書く際にはいつも、読み手が無意識にチェックするであろう項目を先取りしてチェックし、文章や構成に万全を期さなくてはならない。

というわけで、上記に挙げたポイントについて、読者の皆さんには留意して頂きたいところ。


◆そして本書の大きな特徴が、そのポイントをチェックするためのチェックツールの存在。

 それでは、何をどのようにチェックしたらよいのであろうか。本書はそのチェックツールをふんだんに提供し、問題点の解決方法を1つ1つ提示している。自分の書いた文章や、作成したビジネス文書を客観的に評価するうえで、またビジネス文書作成能力を向上させる上で、大変有効なツールになるはずだ。

ネタバレしないくらい小さな字なのでわかりにくいかもしれませんが、そのツールの画像を。


◆画像左ページは、文書のタイプ(「議事録」「企画書」等)ごとの「構成ガイド」で、右ページは今回ポイントでは挙げませんでしたが、「視覚効果デザインガイド」

d1ff3b0d.jpg







◆こちらは、「自己推敲チェックリスト」

完成した文書を発信する前に、これらのポイントをチェックしておくと良いでしょう。

a6adccdb.jpg







◆自分もブログでとんでもないことを書いちゃうこともあるので、他人さまのことは言えませんが、たまーに、「アレ(汗)?」というサイトやメールを目にすることがあります。

一度、処女作を出すとある著者さんのアマゾンキャンペーンのセールスページの原案を拝見した際に、「どうかこの本を買って、●●を男にして下さい」みたいな表記があって、その部分を手直ししてもらったことがありました。

実際にそのページがアップされた時は、直った後なので、皆さんはご覧になっていないハズですが。


◆確かにその方を知っている人にとっては「その方を男にするかどうか」は大事(多分(笑))なんですけど、ブログの読者さんにとっては、その著者さんのことは、知らない以上「男にするかどうかは関係ない」です、普通(笑)。

その方の場合、「自分のことを知らない人がそれを読んだらどう思うか」について考えてなかったのではないか、と。

商業出版をなさる位のレベルの方でもそうなのですから、私なんぞツッコミがないだけで、どれほど過ちを犯していたことか。

(((( ;゚Д゚)))ガクガクブルブル

やはり本書のこのツールはコピーして机の前に貼っておこう・・・。


ビジネスパーソン必携のコンパクトにまとまった一冊!




【関連記事】

【Amazonキャンペーン有】「最初の3秒で心をつかむビジネス文章術」堀内伸浩(2008年03月06日)

【文章ハック?】「すぐに使える! ビジネス文章の書き方」高橋昭男(2007年11月24日)

「Web文章上達ハンドブック」森屋義男(2006年07月24日)

「あたりまえだけどなかなか書けない文章のルール」堀内伸浩(2006年05月23日)

「10倍売る人の文章術」ジョセフ・シュガーマン(著)金森重樹(監訳)(2006年05月08日)


【編集後記】

◆リアル書店で見かけた一冊。

ロジカル・コミュニケーション
日本実業出版社
安田 正(著)
発売日:2007-01-18
おすすめ度:5.0

新刊ではないものの、なかなか面白げ。

一応アマゾンの評価等を確認したところ、なかなか良いので結局購入。

ただ新刊ではない以上、特に急ぐ必要もないので、内容が良くともそのまま埋もれさせちゃうことがあるのが私の悪いクセなんですがー(汗)。


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Posted by smoothfoxxx at 09:30
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この記事へのコメント
とても役に立つ一冊なようですね。

ライティングは苦手ですから私も必携かな〜
Posted by イヴォンヌ at 2008年05月05日 20:22
smoothさん、おはようございます!
こういうの欲しかったです。
私もパックンチョさせてもらおうと思います。(笑)アタックさせてもらいました!
Posted by hoshi-zora at 2008年05月06日 08:40
>イヴォンヌさん

イヴォンヌさんなら、原書でお読みになられた方が良かったりして(笑)。
私は仕事ではそんなに文章ダラダラ書かないんですが、この本はためになりました。

>hoshi-zoraさん

アタックありがとうございます(涙)。
ホント、コンパクトにまとまっているので、使いやすそうです!
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2008年05月06日 11:08