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2007年11月24日

【文章ハック?】「すぐに使える! ビジネス文章の書き方」高橋昭男




【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、リアル書店で手にとって、「これは使える!」と即ゲットした一冊。

著者の高橋昭男さんは、テクニカルライターとして日立製作所やNTT各研究所で講座を持たれ、現在は成蹊大学非常勤講師という肩書きのお方。

自分が毎日ブログの記事を更新している過程で、知らずにかましていた過ちのいくつかが指摘されていて、ちょっとビビりました(汗)。

ブログはもちろん、仕事で文章を書く必要がある方は必見デス!


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【目次】

第1章 これだけは知っておきたいビジネス文章の基本
 こんな欠陥文だけは書いてはいけない!
 ビジネス文書には品位が不可欠 ほか

第2章 書く前に知っておきたいビジネス文章のルール
 文体をどうするか
 説得力のある文章を書こう ほか

第3章 いざ書くときに気をつけたいビジネス文章のルール
 ことばの意味をきちんと理解して使う
 難解なことば、あいまいなことばを使わない ほか

第4章 ビジネス文章を書くときなどに知っておきたい法律など
 PL法に関わる文章
 著作権法に関わる文章 ほか



【ポイント】

■外国人が日本語を難しいという理由
同音異義語同訓異字語が多すぎる

「保証」「保障」「補償」(同音異義語)

「泣く」「鳴く」「啼く」(同訓異字語)


●文の構造が論理的でない

⇒例:「テレビが見えません」

⇒「角度」で見えないのか、「邪魔」で見えないのか、「故障していて」見えないのか


■「ですます体」と「である体」
●使い分けの基準

⇒文化庁発行の資料より

官公庁では、特定の対象者に出す文書は「である体」、不特定多数の人たちを対象とする文書は「ですます体」で書くように指導している


●「ですます体」の2つの欠点

⇒同じ情報を提示する場合、「ですます体」の方が、「である体」に比べて、2〜3%長くなってしまう

⇒「ですます体」は表記がわずらわしい(例:「秋の京都は美しい」を「ですます体」にすると?)


■話すように書いてはダメ
⇒ビジネス文章では、「原因・理由+結果・要求」というパターンで書く必要がある

⇒会話では省略が可能な場合でも省略してはいけない

例:
お客「新大阪は何時ですか」
車掌「新大阪ですか。新大阪は20時34分です」

⇒読み手に

(1)何を行わせたいのか
(2)どんな効果を伝えたいのか

を明確にすることが大切


■数字で示すときのルール(抜粋)
●表記法に注意

⇒数字と名詞を並べて使うときは、名詞+数字の形にすること

○ サンマを500埒緲箸欧靴

× 500圓離汽鵐泙鮨緲箸欧靴


●漢数字と算用数字の使い分けのルール

順番の表記(「一番」「二番」)などについては、算用数字(「1番」「2番」)でも構わない

「数」「幾」「何」が数字の前に付くときは、数字を漢字で表記する(「数十人」等)

概数を表記する場合は、算用数字を使う(「4〜5種類」等)

歴史的用語として定着している場合は、漢字(「十七条憲法」等)

⇒ただし、数値の要素が大きく影響しているものについてはどちらでも良い(「第二次世界大戦」「第2次世界大戦」等)


■トップダウンで書く
報告・説明・ある考えを主張することを目的とする文章は、トップダウンで書くべし

●注意文を書くときのトップダウンでの書き方

・まず、守るべきこと、やってはいけないことを書く
・「注意」を守らないとどうなってしまうのかを書く
・(必要に応じて)最後に「注意」を守らなかったために、トラブルが発生したときの処置法について書く


■短く簡潔に書く
●短い文=読みやすく、やさしい文

⇒教科書も低学年ほど平均文字数が少ない

⇒志賀直哉・・・33字、川端康成・・・35字

⇒ビジネス文書は1文40文字で書こう


●なぜ短い文章なのか

⇒日本語は大切なことが文末にくるため、文の最後まで読まないと、書き手の伝えたいことがわからない

読み手に早く伝えたい情報を教えることが、ビジネス文章の目的である以上、文章は短い方が良い


●100文字のレシピ

100文字レシピ (新潮文庫)
新潮社
発売日:2003-10
おすすめ度:4.5

「これは本格的なレシピです。しかも実にわかりやすく、簡単にまとめてある。
一般に料理本は、説明が長く、わかりにくい。
しかし、このレシピは100文字で書かれていて簡単であり、ポイントを押さえている。
我々プロにとって役立つ情報も多い。
(著者の行きつけのイタリアレストランのシェフ・談)


■箇条書きのルール
●1文で一つの事柄を書く(一文一事)

●箇条書きの文には句点(。)をつけない

●文ごとに改行する

●文体が「ですます体」の場合でも、箇条書きの部分は「である体」で表記する



【感想】

◆いかがだったでしょうか?

ご自身で今まで書かれていた文章は大丈夫だったでしょうか?

私の場合、数字の使い分けが、「アウト」でした。

ブログが横書きなので、できるだけ算用数字を多用していたのですが、それではいけなかったのですね(汗)。

さすがに、「何1000人」とは書いてないですけど(多分(汗))。


◆間違いではなくとも、私の文章も、とても「短い」とは言いがたいです。

「短い文章の方が良い」と、常識的に知ってはいましたが、それが、日本語の構造からも正しい、というのは、今般初めて知った次第。

今後はできるだけ、短く表現するよう、努力したいと思います。


◆なお、「100文字レシピ」に対抗したのか、2ちゃん的には、こんなスレッドもある模様。

1行レシピ

これはこれで旨そうなんで、100文字だったら、実はかなり本格的なものなのかもしれません。


◆それともう一つ、「ですます体」について。

私は何も考えずに、このブログを「ですます体」で始めて、現在に至っていますが、「ですます体」でそのまま表現できない文章があるとは考えてもみませんでした。

そう、上記のポイントで言うなら、「秋の京都は美しい"です"」では、正しくないんですよ(詳しくは本書を(笑))。

かといって、デフォルトで自虐系なこのブログが、いきなり「である体」に変われるわけもなく(笑)。


意外とこの本、「目からウロコ」かも!



【関連記事】

【Webライティング】「だから御社のWebは二度と読む気がしない」戸田 覚(2007年07月31日)

『「書ける人」になるブログ文章教室』山川健一(2006年11月23日)

「Web文章上達ハンドブック」森屋義男(2006年07月24日)

「あたりまえだけどなかなか書けない文章のルール」堀内伸浩(2006年05月23日)

「10倍売る人の文章術」ジョセフ・シュガーマン(著)金森重樹(監訳)(2006年05月08日)


【編集後記】

◆最近気になる一品。

Omnibot 17ミュー i−SOBOT
タカラトミー
発売日:2007-10-25
おすすめ度:5.0

日経新聞で紹介されていた、「アイソボット」です。

YouTubeにもいくつか動画がアップされており、これはその中の一つ。

かなり色々な動きができることがわかります。

「ヨメにナイショで買ったらどうなるだろう」(ドキドキ(笑))




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Posted by smoothfoxxx at 09:35
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この記事へのコメント
「すぐに使える」という1文があるとないとで
タイトルの印象が違いますね。

「ですます」だと全て「ですます」で書かねば、という誤解は割とあるようです。
途中で体言どめがあると「ですます調なのに、である調になっている」と勘違いする方もあるようですね。
「12月からの販売になります」などネットショップでよく見られるへんな言い回しが最近気になります。


Posted by meg at 2007年11月24日 11:35
smoothさん、こんばんは。

先日会社でも自分の書いた文章に対して、(説明的な内容の文章)
尋ねられる場面がありました。
それを思うとアマゾンへ、と言いたいが
未読本新書が多い(^_^;
でもやはり我慢できずにアタックします。

では(^_^)ノ
Posted by ryosuke-star at 2007年11月24日 16:27
同じようなジャンルだと思い。
リンクをさせて頂きました。
よろしければ、私のサイトとリンクをお願い致します。


書き留めておいた素晴らしい言葉
http://wonderfulword0358.blog33.fc2.com/

自己啓発書の読書評
http://atractivebook.blog20.fc2.com/

こちらは、リンクさせて頂きました
問題があればご連絡管さい。
Posted by hidesaburou at 2007年11月25日 08:06
連続投稿です。

オシム超ガンガレって?

頑張れでは?それとも方言?
Posted by ryosuke-star at 2007年11月25日 08:21
>megさん

私の場合も、体言止めを多用しているので、多少は文字数が少ないのかも・・・ってそもそもが長文ですが(汗)。
そして私も「ファミレス言葉」は気になりますねー。

>ryosuke-starさん

アマゾンアタックありがとうございます(涙)。
ryosuke-starさんの復活は大変心強いです(笑)。
ちなみに「ガンガレ」についてはwikiにもこうあります。
http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%AC%E3%83%B3%E3%82%AC%E3%83%AB

>hidesaburouさん

リンクありがとうございます。
現在、トップページからの相互リンクは募集しておりませんので、カテゴリのリンク集の方から張らせていただきます。
何卒ご了承下さいませ。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2007年11月25日 10:25
smoothさんこんにちは。
仕事上メール等で文章を多様しています。
この本は必読の予感!

早速ゲットさせていただきます。
(※amazon prime入会済み 笑)
Posted by 週末起業サラリーマン・・・hikaru at 2007年11月25日 10:46
smoothサンこんばんはー。
気になる本デス。
でもでも私が20年も前購入した『日本語の常識事典』にも掲載されてた日本語で、正しいのに多くの人に感性的に受け入れられない日本語って意外と多いデス。キツイ印象を与えると思えたら、正しくないとわかってて自分なり(汗)にやたらと表現を変えたりしてますし10年前若い子達相手にかなり言葉で遊びマシタ。(←この文章も間違いだらけデスι)
例:「斜めになってる→ナナメってる」「ミニサイズ→小さいズ」「秋葉原→アキバハラ→アキバ」「気持ち悪い→キモワル」「どう致まして←「し」を抜いたダケ」「酷似→激似」「面倒くさい→メンドい」
要するにメンドくさがりやなんデスネ…^ ^;
Posted by 瑠璃 at 2007年11月25日 23:33
>hikaruさん

お買い上げありがとうございます(涙)。
ブログではお互い軽妙な(?)文体が持ち味ですが、仕事ではキチンとしたいですよねー。

>瑠璃さん

言葉もやはり時代によって、移り変わるというか、受け入れられるものとそうでないものとが分かれますよね。
私もネットでよく見るサイトの言葉遣いには影響受けたりします。
残念ながら「若い子」は回りにいませんが(笑)。
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2007年11月26日 08:19
smoothさん、おはようございます☆

いや〜間に合った!とamazonプライム注文しました(笑)。
文章がきちんと書けるというのはとても魅力的ですね〜。ブログに仕事に活用させていただきたいと思います。

お引越し作業大変だと思いますが、がんばってくださいね!

Posted by ニャロメ at 2007年11月26日 08:34
>ニャロメさん

お買い上げありがとうございます(涙)。

私の場合、こんな本紹介しておきながら、全然直らないんで、説得力が無いような(汗)。

おひっこし作業はいよいよ大詰めです!
明日の夜までに何とかしなくては!
Posted by smooth@マインドマップ的読書感想文 at 2007年11月26日 10:34